امروزه، با پیشرفت فروشگاه ها، صنایع مختلف و گاها توسعه شعبات آنها، کنترل حساب به چالشی نوین تبدیل شده است. متخصصان تراز پویش، برای این مسئله عظیم، راه حل هایی را ارائه کرده اند که موثرترین آنها، نرم افزارهای پیشرفته حسابداری می باشد. در ادامه در ارتباط با این نرم افزار منحصر به فرد آشنا خواهیم شد.
اهمیت نرم افزار حسابداری برای فروشگاه زنجیره‌ای
استفاده از یک نرم افزار دقیق، تاثیر به سزایی در پیشرفت روند شرکت ها دارد.
غالبا شرکت ها و فروشگاه ها، به علت نبود یک سیستم جامع و دسته بندی شده، از نارضایتی مشتریان و ضررهای عظیم مالی، شکایت می کنند. از جمله مهم ترین نتایج عدم استفاده از این یک نرم افزار حسابداری، ناهماهنگی بین شعبات، عدم هماهنگی بین اجناس موجود و خسارات اقتصادی عظیم می باشد. در ذیل، به بررسی مهم ترین دلایل استفاده از نرم افزار تراز پویش می پردازیم.
- کمبود اطلاعات در ارتباط با روند توزیع کالا
- بالا رفتن حجم فروش از طریق نظم دهی به فرایند خدماتدهی
- ایجاد نظم بین شعبات فروشگاه ها و انبارها
- تنظیم یک سیاست متمرکز جهت نظم در فروش
- کنترل لحظه ای کالاهای موجود در فروشگاه
- افزایش کمی و کیفی کالاهای موجود در فروشگاه جهت جلب رضایت مشتری
- گسترش پلهای ارتباطی فروش برای مصرف کنندگان متفرقه، خاص، کارکنان سازمان …
- افزایش روش های تسویه حساب به صورت قسطی، اعتباری، نقدی…
- روابط مستحکم با تولید کنندگان
- نیاز مبرم برای پاسخگویی سریع به مصرف کنندگان
- نیاز به برنامه زمان بندی شده برای انبارگردانی به موقع فروشگاه های زنجیره ای
مزایای نرم افزار حسابداری ترازپویش
- نرم افزار حسابداری ترازپویش، با استفاده از تکنولوژی SQL Server ، امکانات گسترده ای را برای همگام سازی اطلاعات پایه در نظر گرفته است. لازم به ذکر است که این اطلاعات شامل کالاها، مشتریان و امتیازات آنها، حساب های بانکی، تخفیفات ریالی و حجمی و …می شود.
- همچنین این نرم افزار، به صورت برخط (آنلاین) و آفلاین، اطلاعات فاکتور ها و انبارها را جمع آوری می کند
- برای جلوگیری از اختلالات ناشی از قطع شبکه و اینترنت و خسارات ناشی از آن، کارکرد سیستم ها تحت سه بانک اطلاعاتی صندوق فروش، سرور فروشگاه و سرور دفتر مرکزی انجام می پذیرد.
- نرم افزار حسابداری تراز پویش، با امکانات فوق العاده و قیمت مناسب خود، از سایر رقبایش در بازار پیشی گرفته است.
- از جمله ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار، به اصطلاح user friendly بودن یا کاربر پسند بودن آن است. این ویژگی متناسب افرادی است که آشنایی پیشرفته ای با بسترهای الکترونیکی نداشته و به دنبال نرم افزاری مناسب و راحت برای استفاده هستند.
- تکنولوژی روز و اطلاعات آپدیت شده بر اساس نیاز بازار، در این نرم افزار اعمال شده که طراحی آن بستر مناسبی یرای توسعه فروشگاه ایجاد می کند.
- انتقال برخط (آنلاین) اطلاعات بین تمامی سرورهای مجموعه و مجموعه مدیریت همراه با کنترل متمرکز فروشگاه ها از دفتر مدیریت
اساسی ترین نیازهای فروشگاه زنجیره‌ای
تهیه زمانبندی شده موجودی فروشگاه‌ها
یکی از مصداق های اصلی اداره منظم فروشگاه‌های زنجیره‌ای، کنترل لحظه ای موجودی ها در سطح هر فروشگاه و کل سازمان است. طبق اصول زیر، نیاز مبرمی برای استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاه ها دیده می شود:
- خریدهای با حجم بالا از فروشندگان
- لزوم شارژ به موقع موجودی کالاها در فروشگاه‌ها و در سطح هر غرفه و قفسه
- دشوار بودن کنترل گردش اجناس
طبیعتا هر فروشگاه زنجیره ای، به علت گستردگی و تنوع بالای کالاهای موجود، با چالش های عظیمی رو به روست.
از جمله این چالش ها که وظیفه مدیریت را دشوار می کند، می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- جلوگیری از راکد ماندن کالاهای کم فروش در فروشگاه‌ها
- کاهش هزینه کالاهای انباشت شده و گردش سریع کالاها در فروشگاه‌ها
- رضایت و پایبندی مصرف کنندگان
ترافیک شدید کاری، حجم بالای فروش در فروشگاه‌ها و عدم خدمات دهی مناسب به مشتریان، به تبع خود موجب معطلی مشتریان در پای صندوق‌های فروش می‌شود. به تبع آن، پاسخگویی سریع به مشتریان و کاهش زمان انتظار آنها موجب رضایت و پایبندی آنها خواهد شد که هدف هر مدیر دور اندیشی است. در واقع یک مدیریت هدفمند، می بایستی با سیاست‌گذاری‌های صحیح فروش، در راستای حفظ مشتریان کنونی و افزایش مشتریان جدید، تلاش به سزایی داشته باشد.
ضعف مدیریت های درون سازمانی
با توجه به گستردگی فروشگاه‌های زنجیره‌ای و دشواری فرآیند تامین و فروش مالی در فروشگاه‌های زنجیره ای، مدیریت های درون سازمانی شامل صندوقداران، غرفه‌داران و فروشگاه از ارزش والایی برای شرکت برخوردار است. این مدیریت در هر سطح سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
گرد آوری و آنالیز حجم بالای اطلاعات فروشگاه‌ها
حجم بالای داده های فروشگاه‌ها به دلیل تراکنش سریع و با حجم بالا، کنترل فروشگاه ها را در تحلیل فرایند های فروش برای اتخاذ سیاست در سطح کلان مثل روندهای تهیه و فروش کالاها و در سطح کوچکتر همچون نحوه چینش کالاها با توجه به قدرت خرید مشتری دچار چالش می‌کند. این امر باعث کند شدن روند تصمیم‌گیری مدیریت شرکت و فروشگاه و در نتیجه عدم کشش در قبال تغییرات محیطی مانند خواسته و نیازهای مشتریان می‌شود.
مدیریت مالی متمرکز در دفتر مدیریت مرکزی
یکی از نیازهای اساسی فروشگاه‌های زنجیره‌ای، پاسخگویی به مراجع قانونی در مناسب ترین زمان ممکن و در اختیار داشتن اطلاعات کافی برای نجات سازمان، امری مهم و حیاتی است.
لازم به ذکر است که یکپارچگی در هریک از زمینه های زیر، نقش موثری در رشد سازمان دارد:
- فرآیندهای مالی در بین واحدهای مالی
- بازرگانی
- انبار در سطح فروشگاهی و سازمان است.
تعجیل در عملیات فروشگاه
یکی از مهم ترین چالش‌های اصلی هر فروشگاه زنجیره‌ای، در افزایش درآمد، بهبود سرعت عملیات در روند فروش و انبارداری محصولات خلاصه می‌شود. خدمات دهی به تراکم زیادی از مشتریان همراه با حجم بالای تراکنش‌های فروش از دغدغه ها و نگرانی‌های رایج این صنعت محسوب می‌شود.
نیاز به تنوع مدلهای تسویه حساب با مشتریان
یکی از سیاست‌های جدید و رایج مراکز خرده فروشی و فروشگاه‌های زنجیره‌ای در جهت افزایش تعداد مشتریان در جهت دریافت درآمد ناشی از فروش محصولات خود، ارائه مدلهای گوناگون تسویه است
مدیران صنایع گوناگون، در ارتباط با این تصمیم خود، سیاست های گوناگون ذیل را اتخاذ کرده اند:
- مدیریت و کنترل اطلاعات
- تسویه فاکتور‌ها با استفاده از ارائه اعتبار به مشتریان
- فروش اقساطی
- دریافت بن‌ها
- کارت‌های تخفیف سازمانی و…
در واقع در این زمینه، شرکت هایی موفق عمل می کنند که با حداکثر زیرکی، تنوع کالا، حداقل هزینه و بهترین سیاست، بیشترین مصرف کننده را جذب کنند و بتوانند در آن ها به نحو مثبتی ایجاد پایبندی کنند.
بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاه
در بازار کار، بهترین نرم افزار حسابداری در مجموعه ای از برنامه ها تفسیر می شود که بتواند به صورت خودکار، مدیریت اقتصادی را در محیط سازمان و فروشگاه انجام بدهد و به مدیران کمک کند تا بتوانند به نحو احسن، به مدیریت فعالیت های حسابداری بپردازند. استفاده از نرم افزارهای حسابداری نه تنها می تواند به کاهش میزان هزینه ها کمک کنند، بلکه می توانند از فعالیت های اقتصادی گزارش های معتبری را اماده کنند که در تصمیم گیری های حسابداری، بهبود ایجاد می کند.
از بهترین نرم افزارهای حسابداری در سطح بین المللی، می توان به نمونه های زیر اشاره کرد:
- FreshBooks
- Sage 50 cloud
- Sage Business Cloud Accounting
- QuickBooksOnline
- Tipalti
- ZohoBooks
- Zoho invoice
- Online invoices
- Zoho Expense
- Invoice Meister
- Online Accounting 1&1
- Accounting By Wave
- و…
نتیجه گیری
در نهایت بررسی این نکته بسیار مهم لازم است که نرم افزارهای حسابداری تراز پویش، در حداقل زمان، حداکثر نتیجه را عاید مدیران می کند. نکته دیگر آنکه مدیران در محل کار خود و بدون اتلاف وقت، این هدف را اعمال می کنند. راهکارهای یاد شده، با ارائه استراتژی های ارزشمند اقتصادی، نقش مهمی در بهینه سازی فرایند اداره فروشگاه های زنجیره ای دارند.
لازم به ذکر است که اطلاعات مالی، در نرم افزار تراز پویش، به صورت خودکار ثبت می‌شود. این ویژگی منحصر به فرد، از این لحاظ اهمیت دارد که برای ثبت اطلاعات مالی، به دانش برنامه نویسی احتیاجی نبوده و صرفا آشنایی اولیه با سیستم کامپیوتر کفایت می کند.
در نهایت شما با در اختیار داشتن زمان بیشتر، تمرکز بیشتری برای انجام سایر فعالیت های خود خواهید داشت. این امر، باعث افزایش بازدهی امور روزمره شما خواهد شد. به طور کل، این نرم افزار، یکی از نیازهای حیاتی و باارزش فروشگاه های زنجیره ای است که وظایف ذیل را به طور احسن انجام می دهد:
- ایجاد هماهنگی میان فرایندهای مالی در بین واحدهای مالی
- ایجاد ارتباط مستقیم میان فرایندهای اقتصادی بین واحد های بازرگانی
- ایجاد همبستگی میان فرایندهای مالی در بین انبار در سطح فروشگاه
علاوه بر موارد فوق، مرتفع سازی احتیاجات فروشگاه زنجیره ای، حل مشکلات مرتبط با مراجع قانونی، در اختیار داشتن اطلاعات کافی برای تصمیم گیری های حیاتی و … کمبود یک راهکار هدفمند مالی احساس می شود که از طریق یک نرم افزار حسابداری مرتفع می شود.
همچنین یکی از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار معتبر حسابداری فروشگاهی این است که ابزارهای پیشرفته برای انجام عملیاتهای مالی و حسابداری (همچون گزارش های مالی، قابلیت متصل شدن به دستگاه POS و…) به صورت ساده داشته باشند.
