ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب
امروزه نرمافزار حسابداری در بسیاری از سازمان‌ها و ادارات مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پیش از پیشرفت تکنولوژی حسابداران در مدت زمان‌های طولانی و با فشار کاری شدید گزارشات مالی سازمان را تهیه می‌کردند.
طی این فرآیند به دلیل حجم بالای مسائل مالی خطای انسانی سازمان را با مشکل روبرو می‌کرد.
با استفاده از نرمافزار حسابداری، مدیریت امور مالی و رسیدگی به حساب‌ها بدون خطای انسانی و به سرعت انجام می‌شود.
یک نرمافزار حسابداری خوب به حسابداران کمک می‌کند به درستی و با دقت دفاتر حساب شرکت و سازمان خود را ثبت کنند. شناخت ویژگی‌های ضروری و کارآمد نرمافزار حسابداری به انتخاب نرمافزار درست کمک می‌کند. در این مقاله این موارد شرح داده می‌شوند.
مزایای نرمافزار حسابداری
سیستم حسابداری که به صورت معمولی و حرفه‌ای در سازمان‌ها اجرا می‌شود، مزایای مختلفی را در اختیار پرسنل قرار می‌دهد.
یک سیستم حسابداری خوب داده‌های فعالیت‌های سازمان را جمع‌اوری و ذخیره می‌کند، آن‌ها را به منظور تصمیم‌گیری‌های آگاهانه پردازش می‌کند و امکان کنترل و مدیریت سرمایه را به سازمان می‌دهد.
برای بهره‌گیری از مزایای سیستم حسابداری باید از یک نرمافزار خوب و مناسب استفاده کرد. ویژگی‌های این نرمافزار در ادامه مورد بررسی قرار می‌گیرند.
گزارش‌دهی و تحلیل کاربردی امور مالی در نرمافزار حسابداری
تهیه اطلاعات دقیق و کاربردی در کسب و کارها در تصمیم‌گیری آگاهانه و ایجاد دستورالعمل‌های مختلف در روند سازمانی اهمیت بالایی دارند.
عدم وجود تحلیل‌های کاربردی در بسیاری از موارد موجب ورشکستگی و ممانعت از پیشرفت کاری می‌شود. در سازمان‌ها و ادارات ارائه گزارشات مختلف مالی به صورت دوره‌ای و مشخص قانونی به تصمیم‌گیری صحیح کمک می‌کند. از جمله گزارشات مالی مهم می‌توان به گزارش مالیات بر ارزش افزوده، خرید و فروش فصلی و اظهارنامه مالیاتی اشاره داشت که به محاسبه سود و زیان شرکت کمک می‌کنند.
حسابداران زمان زیادی را برای تحلیل داده‌های حجیم و تهیه گزارشات مالی شرکت صرف می‌کنند. به دلیل فشار بالای این کار گزارشات زمان‌بر بوده و در بسیاری از موارد حاوی خطای انسانی هستند. جهت جلوگیری از این امر با استفاده از یک نرمافزار حسابداری خوب می‌توان گزارشاتی دقیق و کاربردی در حداقل زمان تهیه نمود و به رشد سازمان کمک کرد.
آنالیز مناسب داده‌های مالی به داشتن تصویری واضح از فعالیت سازمان و جریانات مالی کمک می‌کند.
نرمافزار حسابداری تراز پویش به منظور کمک به سازمان گزارشاتی مطابق با نیاز آن عرضه می‌کند.
از جمله آن‌ها می‌توان به گزارش صورت سود و زیان، گزارش سند به صورت ریز و با فیلترهای متنوع، گزارش حساب‌های بانکی، شرکت‌ها و اشخاص و … اشاره داشت.
مدیریت جریان نقدینگی در نرمافزار حسابداری
با ثبت تمامی دریافتی‌ها و پرداختی‌ها در سامانه حسابداری می‌توان جریان نقدینگی را در آینده مورد بررسی قرار داد و برای آن برنامه‌ریزی کرد.
برای این کار باید تمامی قبوض و صورت‌حساب‌های مشتریان خود را ثبت کنید و نقدینگی هم‌اکنون را با زمان پرداخت قبوض مورد بررسی قرار دهید.
با استفاده از این امکان می‌توان هزینه‌های اضافی را حذف کرد و مانع دیرکرد پرداخت‌ها شد.
منحنی یادگیری نرمافزار حسابداری
یکی از مزایای سیستم حسابداری خوب، وجود راهنمای مناسب است.
یادگیری استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری اغلب پیچیده است و نیاز به زمان و صرف انرژی دارد.
با استفاده از یک راهنمای نرمافزار اشتباهات کاربری حین استفاده کاهش و بهرهوری آن افزایش می‌یابند.
صورت‌حساب‌های کامپیوتری
با استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال می‌توانید به راحتی در هر زمان و هر مکانی امور مالی سازمان چون بدهی مشتریان خود را کنترل و بررسی کنید.
با استفاده از این سیستم از مدت زمان و میزان بدهی مشتریان آگاه خواهید بود و می‌توانید سرمایه خود را مدیریت کنید. دیجیتالی بودن سیستم مالی منجر به دسترسی و اداره سریع و دقیق اطلاعات و کاهش زیان‌های وارده به سازمان می‌شود.
ثبت دقیق اطلاعات
فعالیت‌هایی که با نیروهای انسانی انجام می‌شوند اغلب با خطا و ثبت اشتباه اطلاعات همراهند.
با استفاده از سیستم نرم‌افزاری اطلاعات با دقت ثبت می‌شوند و گزارشی صحیح از سرمایه در دست سازمان خواهد بود.
به جهت ثبت دقیق اطلاعات تراز پویش محاسبه و ثبت مالیات بر ارزش افزوده در فاکتورها، محاسبه ریز حساب هر شخص به صورت تفکیکی، محاسبه سود و زیان در دور‌ه‌های زمانی خاص و دلخواه و … را انجام می‌دهد.
امنیت در نرمافزار حسابداری
اسرار تجاری و مالی سازمان‌ها باید به بهترین شکل حفظ و نگهداری شوند.
از بین رفتن یا ایجاد تغییر داده‌های مالی سازمان گزارشات و آنالیز آن‌ها را دستخوش تغییر می‌کند
و در نهایت موجب آسیب‌های جدی به سازمان می‌شود.
قابل اعتماد بودن و حفظ امنیت اطلاعات مالی شرکت برای جلوگیری از افشا و تغییر حجم خرید و فروش، میزان سود و زیان و … یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری است.
مدیر سیستم حسابداری سازمان باید به دسترسی کاربران به نرمافزار اشراف کامل داشته باشد، اطلاعات، رویدادها، عملیات و تغییراتی را که کاربران در نرمافزار اجرا می‌کنند کنترل و مشاهده کند. یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرمافزار حسابداری مناسب تهیه بک آپ (نسخه پیشتیبان) از داده‌ها به صورت اتوماتیک است.
در این صورت با حمله بدافزارها و یا بروز مشکل سخت‌افزاری در سیستم نگرانی بابت از بین رفتن اطلاعات وجود نخواهد داشت.
سادگی و جذابیت گرافیکی
حسابداری و بررسی مسائل حسابداری در نرمافزار فعالیتی جدی و خشک است.
در هر نرمافزار حجم بالایی از اطلاعات آنالیز و ارائه می‌شوند.
با توجه به اهمیت تمرکز در حسابداری، نرمافزار ضمن داشتن سادگی و زیبایی باید اطلاعات و گزارشات را در نمودارها، جداول و چارت‌هایی زیبا و با جذابیت بصری ارائه کند.
تصویرسازی اطلاعات به صورت نمودار و چارت‌ها به وضوح فعالیتها و جلوگیری از خستگی حسابداران کمک می‌کند؛ در نتیجه با شفافیت و دقت در جریان روند فرآیندهای مالی سازمان قرار خواهند گرفت.
انسجام نرمافزار حسابداری
در یک سازمان اطلاعات مالی مختلفی از جمله اطلاعات مالی خزانه‌داری، انبار،
حساب‌های بانکی، کنترل عملیات چک، خرید و فروش، اموال، حسابداری، حقوق پرسنل و … وجود دارد.
در یک نرمافزار حسابداری خوب تمامی این اطلاعات به صورت دقیق و یکپارچه وارد می‌شوند
و سیستم در زمان نیاز می‌تواند اطلاعات مختلف بخش‌های مالی گوناگون را با یکدیگر تبادل و آن‌ها را بازخوانی کند.
انسجام در ثبت اطلاعات به ارائه داده‌های منظم از انجام کارهای مرتبط با یکدیگر کمک می‌کند.
توسعه‌پذیری
بسیاری از کسب و کارها با گذشت زمان توسعه و گسترش می‌یابند و نیاز به ثبت اطلاعات در حوزه‌های مختلف جدیدی دارند.
اگر چه در ابتدای مسیر کاری اطلاعات مالی اندکی باید ثبت و ذخیره شوند.
اما با گذشت زمان و توسعه سازمان، ممکن است بخش‌های مختلفی به آن افزوده شود
و اطلاعات مالی در حوزه‌های گوناگونی نیاز به ثبت و تحلیل داشته باشند.
به عنوان مثال با افزایش تعداد پرسنل، افزایش فروش و یا هر فعالیت دیگری که حجم گزارشات مالی را بالا می‌برد،
نرمافزار باید قابلیت رشد و توسعه داشته باشد تا در آینده، سازمان مجبور به یافتن جایگزینی برای آن نشود.
تهیه و آموزش این نرمافزار خود هزینه‌ای برای سازمان خواهد داشت.
بنابراین پیش از تهیه یک نرمافزار حسابداری آینده سازمان خود را در نظر داشته باشید
و بدانید که پس از پیشرفت سازمان تنها یک سیستم حسابداری نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای مالی شرکت شما باشد.
افزایش بهرهوری
یک نرمافزار حسابداری خوب باید بتواند با ارائه خدمات گوناگون و انجام امور حسابداری مختلف سازمان بهرهوری آن را افزایش دهد.
مجموعه خدمات عرضه شده باید داده‌های مالی را به خوبی جمع‌آوری، سازمان‌دهی و تحلیل و به بهبود عملکرد سازمان کمک کند.
سازگاری با سازمان
همان‌گونه که هر کسب و کار متناسب با نوع خود نیازمند مهارت‌ها، دستورالعمل‌ها و راه‌حل‌های خاص خود است،
برای انجام فعالیتها در حوزه‌های مختلف شرکتی، خدماتی، تجاری، استارتاپی و … نرم‌افزاری متناسب با آن باید مورد استفاده قرار گیرد؛
در حقیقت خدمات عرضه شده توسط نرمافزار باید همراستا با فعالیت سازمان باشد.
به عنوان مثال در شرکت‌های تجاری بین المللی قیمت ارزها، نرخ تبادلات بین‌المللی، محاسبات مالیات بر ارزش افزوده در سایر کشورها و … باید توسط نرمافزار بررسی و کنترل شوند.
فهرست
در سازمان‌هایی که خرید و فروش کالا انجام می‌شود، سیستم حسابداری فهرستی از محصولات عرضه می‌کند.
سپس به صورت خودکار و مطابق با فرآیند فروش اطلاعات را ثبت و فهرست‌وار در اختیار شرکت قرار می‌دهد.
با این سیستم به راحتی متوجه موجودی انبار و زمان اتمام محصولات خواهید شد.
الگویابی
از جمله مزایای سیستم حسابداری خوب بررسی روند مالی سازمان و ارائه الگویی دقیق است.
بر اساس این الگو می‌توان کنترل و مدیریت هزینه‌ها را در دست گرفت و به صورت آگاهانه و هوشمندانه تصمیم‌هایی برای مدیریت شرایط مالی و افزایش سرمایه گرفت.
قابلیت به روزرسانی در نرمافزار حسابداری
تولیدکننده نرمافزار حسابداری باید این نکته را در نظر داشته باشد که استانداردهای مالی و مالیاتی در طول زمان دستخوش تغییر خواهندشد.
به همین علت امکان به روزرسانی آن اهمیت بسیاری دارد.
یک نرمافزار حسابداری خوب قابلیت تغییر عوامل مختلف را متناسب با تغییرات قوانین دارد و توسط تیم توسعه و تحقیق به صورت پیوسته بررسی و اصلاح می‌شود.
نرمافزار به روزشده باید به آسانی و به صورت رایگان در اختیار کاربر قرار گیرد.
کاربر پسند بودن
داشتن رابط کاربری مناسب و سهولت در استفاده نرم‌افزارهای مختلف اهمیت بالایی دارد.
نرمافزار حسابداری نیز سرشار از اعاد و ارقام است؛ عدم پیچیدگی در آن و سادگی استفاده از آن موجب بهبود عملکرد و افزایش سرعت کار با آن می‌شود. نرمافزار حساباری کاربر پسند بازدهی پرسنل و در نتیجه سازمان را افزایش می‌دهند.
سرعت نرمافزار حسابداری
سرعت نرمافزار حسابداری و تعداد داده‌ای که می‌تواند در زمان مورد پردازش قرار دهد یکی دیگر از ویژگی‌های سرعت نرمافزار حسابداری خوب است. همچنین این نرمافزار باید بتواند تعداد زیادی از اسناد را در خود ذخیره کند.
تبدیل اطلاعات به فرمت‌های مختلف
در حسابداری تبدیل اطلاعات به فرمت‌های مختلف در زمان کوتاه مهم است.
به عنوان مثال برای انتقال اطلاعات قدیمی به یک نرمافزار جدید و یا استفاده از اطلاعات در یک فایل اکسل ویژگی‌ای است که برخی از نرم‌افزارهای حسابداری از آن غافل شده‌اند. در صورت نبود این قابلیت انتقال و یا تبدیل اطلاعات باید توسط شرکت تولیدکننده انجام شود که خود هزینه‌ای را به سازمان متحمل می‌کند.
چندکاربره بودن نرمافزار حسابداری
متناسب با بزرگی سازمان، گاهی لازم است چند کاربر به صورت همزمان به نرمافزار دسترسی داشته باشند،
به طوری که اختلالی در کار هیچ‌یک ایجاد نشود. کاربران باید بتوانند به صورت مجزا داده‌هایی مختلف را ثبت یا ویرایش کنند.
امکان سفارشی‌سازی
همان‌طور که گفته شد، سازمان‌ها و ادارات مختلف هر کدام فعالیتی خاص دارند و باید از یک نرمافزار حسابداری مطابق با نیاز خود استفاده کنند.
وجود قابلیت سفارشی‌سازی نرمافزار توسط تیم پشتیبانی تولیدکننده، این امکان را به کاربران می‌دهد که متناسب با نیاز خود نرمافزار به صورت سفارشی و سازگار با سازمان در مدت زمانی کوتاه تغییر دهند.
خدمات پس از فروش
نرمافزار حسابداری نیاز به نصب و آموزش دارد.
علاوه بر این در هنگام استفاده ممکن است مشکلاتی در اجرای نرمافزار بروز دهد. کارشناسان پشتیبانی فنی نرمافزار باید به صورت آنلاین، تلفنی، حضوری، با استفاده از برنامه‌های آموزشی و … خدمات پس از فروش را به مشتریان ارائه کنند و پاسخگوی سوالات و مشکلات کاربران باشند. وجود یک تیم پشتیبانی قوی و در دسترس از جمله مزایای سیستم نرمافزار حسابداری مناسب است.
قیمت مناسب نرمافزار حسابداری
اگرچه به نظر می‌رسد نرم‌افزارهای حسابداری همه شبیه به هم عمل می‌کنند اما انواع مختلف نرمافزار نشان داده است که هر کدام می‌تواند شامل یا فاقد ویژگی کاربردی خاصی باشد. ویژگی‌های مختلف بر روی قیمت نهایی نرمافزار تاثیر‌گذار هستند. قابلیت به روزرسانی، پشتیبانی و خدمات پس از فروش، سازگاری، کیفیت خدمات با دقت و سرعت بالا و … هر کدام از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرمافزار حسابداری خوب هستند که قیمت را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
راه‌حل چالش‌های نرمافزار حسابداری
سیستم حسابداری هر سازمانی با مشکلات و چالش‌های مختلفی روبرو می‌شود که با استفاده از یک سیستم حسابداری نرم‌افزاری خوب می‌توان آن‌ها را رفع کرد. از جمله این چالش‌هایی که تراز پویش در راستای حل آن‌ها گام برداشته است به موارد زیر می‌توان اشاره داشت:
- چالش: محاسبات حجیم و زمان‌بر ریاضیات
- راه‌حل: استفاده از fresh book جهت برآورد هزینه، پرداخت و انتقال سریع و خودکار آن‌ها
- چالش: به اشتراک گذاری اطلاعات و صورت‌حساب‌های مالی
- راه‌حل: استفاده از صورت‌حساب‌های دیجیتالی و پایگاه‌های داده حسابداری
- چالش: لینک نبودن سیستم حسابداری و فروش
- راه‌حل: منسجم کردن داده‌ها و پوشش‌دهی تمامی نیازهای سازمان با استفاده از سیستم یکپارچه
- چالش: عدم دسترسی به داده‌ها در هر مکان و زمان
- راه‌حل: استفاده از سیستم حسابداری ابری
سخن نهایی
هر سیستم مالی و حسابداری ویژگی‌های خاص خود را دارد.
شناخت ویژگی‌های ضروری یک نرمافزار حسابداری خوب برای تهیه یک نرمافزار حسابداری متناسب با سازمان الزامی است.
یک نرمافزار حسابداری خوب باید بتواند چالش‌هایی که در نبود آن به وجود می‌آیند را رفع کند،
خطای انسانی را کاهش دهد، زمان و هزینه را ذخیره کند و به کنترل و مدیریت سرمایه کمک کند. نرمافزار حسابداری تراز پویش بر اساس ویژگی‌های سیستم حسابداری خوب و به منظور پیشرفت سیستم حسابداری سازمان ایجاد شده است.
