گوش کردن و برقراری ارتباط در یک جلسه دو نفره، مهارت هایی هستند که اکثر رهبران به آن ها نیاز دارند پس با ترازپویش در ادامه مطلب همراه باشید تا رازهایی را درباره افزایش سرعت و بهره‌وری جلسات کاری و غیرکاری به شما بگوییم…
افزایش سرعت و بهره‌وری جلسات
به منظور آهسته و با دقت گوش کردن، این ۴ مرحله را که هر آدم شنوا و ناشنوایی می‌تواند استفاده کند را در نظر بگیرید.
۱- آنچه گفته شده را درک کنید. به طرف مقابلتان کاملا توجه کنید و آنچه گفته‌اند را برای خود خلاصه کنید. «بدین منظور من باید کاملا حاضر باشم، من هیچ‌گاه نمی‌توانم در طول یک مکالمه، چند کار را باهم انجام دهم» این بدین معنا نیست که شنا توانایی انجام چندکار را با هم ندارید. دیگر چقدر می‌خواهید آنچه که در یک جلسه گفته شده را درک کنید اگر تنها کسی باشید که ذهنش را در مکالمه معطوف و متمرکز کرده است؟ می‌توانید این کار را به راحتی با خاموش کردن موبایلتان و نت‌برداری در جلسه انجام دهید. این نوع نت برداری به شما امکان می‌دهد تا به صحبت کننده گوش دهید به طور موقت ایده‌هایی که با گوش کردن شما در تداخل‌اند را در ذهنتان نگاه دارید.
۲- آنچه گفته شده را تفسیر کنید. زمانی که شنیدید کسی صحبت می‌کند، کلمات آن‌ها را بنویسید. از آنچه که می‌دانید برای تفسیر آنچه که برای گفتن آن تلاش می‌کنند استفاده کنید و اگر به جزییات بیشتری نیاز دارید، سوالاتی را بپرسید.
۳- آنچه که گفته شده را معتبر کنید. برای مثال، «به منظور اطمینان از اینکه نکات کلیدی را متوجه شدم، هیجان مشتری‌ها را از آخرین کمپین بازاریابی شنیدم. درست متوجه شدم؟» این به شما کمک می‌کند کاملا آنچه که بیان شده است را بگیرید و هر نکته‌ای که اشتباه برداشت کرده‌اید را درست کنید.
۴- دقت کنید که دیدگاه شما به آنچه گفته شد چگونه مربوط می‌شود. این یک گام کلیدی است که اکثر اشخاص آن را نادیده می‌گیرند. اکثر اوقات، بزرگ‌ترین مانعی که راه گوش سپاری ما را سد کرده است، این است تا دیدگاه خودمان را به ما تزریق کنند. در عوض به بقیه دیدگاه‌ها اجازه دهید تا چشم انداز شما را شکل دهند. به جای اینکه عجولانه استدلالی مخالف را بروز دهید، در نظر داشته باشید که دیدگاه شما به آنچه که گفته شده و هر آنچه که ممکن است به دنبال آن در جلسه بیان شود، مربوط باشد. هدف خود را روی این بگذارید که پاسخ‌ها و واکنشتان را بر اساس آنچه گفته شده تنظیم کنید، و لذا مباحثه تکمیل می‌شود.
این چهار گام برای گوش سپاری برای اولین باری که آن را تمرین می‌کنید کمی غیرطبیعی به نظر می‌رسد. اگر شما کسی باشید که اغلب دستور جلسه را صادر می‌کنید، همکاران شما شاید عجیب با شما رفتار کنند؛ و شاید شما وسوسه شوید تا ایده‌های خود را بیان کنید به جای اینکه واقعا به نقاط تقاطع گوش کنید و آن‌ها را تفسیر، تصدیق، و لحاظ کنید. با این حال، با تمرین، گوش کردن کم‌کم حرف‌های اضافه و مناقشات را از بین می‌برد و رک بودن را افزایش می‌دهد.
بسیاری از استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک با برگزاری جلسات ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای به صورت روزانه تمام افراد تیم را از پیشرفت و روند کار مطلع می‌کنند.
جلسات کاری بخش جدایی‌ناپذیر تمام کسب‌وکارها هستند و به طور مرتب برگزار می‌شوند. گاهی اوقات اطلاعات مفیدی در این جلسات مبادله می‌شود اما گاهی اوقات تنها تلف کردن وقت بوده و هیچ نکته‌ی مثبت دیگری ندارند. با این حال جلسات کاری محلی برای برقراری ارتباط، نوآوری و برنامه‌ریزی بوده و همه‌ی کسب‌وکارها به آن احتیاج دارند. در استارتاپ‌ها جلسات، محلی برای برین استورم یا طوفان فکری (بیان نظرهای شخصی در مورد موضوعی خاص بدون ارزیابی یا قضاوت از طرف دیگران)، ساخت تیم و گرفتن تصمیم‌های گروهی بوده و تأثیر فوق‌العاده زیادی روی پیشرفت و رشد استراتژی کسب‌وکار می‌گذارند. بنابراین کیفیت جلسات کاری بسیار مهم است.
جلسات باید هدف مشخصی داشته باشند.
مدیران ارشد اجرایی در جلسات بزرگ بیش از دو روز در هفته را به شرکت در جلسات کاری اختصاص می‌دهند. با این حال طبق نظرسنجی‌های انجام شده اعلام شده است بسیاری از این جلسات بی‌هدف بوده و حتی شرکت کردن در آن‌ها ضرورتی ندارد. در استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک جلسات نباید بدون هماهنگی قبلی و تنها با ارسال یک ایمیل یا پیغام برگزار شوند. جلساتی که توجیه واقعی برای برنامه‌ریزی ندارند باید کنسل شوند. جلسات بدون برنامه‌ریزی که معلوم نیست از شرکت‌کنندگان آن چه انتظاری می‌رود تنها تلف کردن وقت بوده و هیچ فایده‌ی دیگری ندارند.
جلسات باید زمان‌بندی دقیق داشته باشند.
مدت زمان جلسه را بر اساس رسیدن به نتیجه‌ی مورد نظر تعیین کنید. به عبارت دیگر اگر فکر می‌کنید نیم ساعت برای بررسی دقیق موضوع کافی است، طول جلسه را یک ساعت عنوان نکنید. زیرا ممکن است ۳۰ دقیقه‌ی اضافه با موضوع‌های خارج از بحث پر شود. گاهی اوقات جلسات به منظور ارزیابی تیم و شناخت دقیق‌تر افراد برگزار می‌شود که در این حالت نیز طول جلسات باید حداکثر سه ساعت باشد.
شرکت‌کنندگان جلسه باید با دقت انتخاب شوند.
حضور افراد کلیدی و مناسب، کیفیت و نتیجه‌ی جلسه را افزایش می‌دهد. زمانی که موضوع جلسه مشخص باشد و افراد کلیدی حضور داشته باشند مطمئنا کیفیت جلسه بهتر خواهد شد. جلسات شلوغی که افراد غیر مرتبط در آن حضور دارند، کیفیت مطلوبی نداشته و نمی‌توانند موضوع مورد بحث را به خوبی پوشش دهند. نویسندگان کتابی با عنوان پنج گام برای افزایش بهره‌وری سازمان معتقدند حضور هفت نفر در جلسات تصمیم‌گیری شرکت ایده‌آل است. حضور افراد بیشتر از این تعداد میزان بهره‌وری و کیفیت تصمیم‌گیری را تا ۱۰ درصد کاهش می‌دهد. همچنین از طرف دیگر حضور افراد کمتر، خلاقیت و مشارکت جلسه را پایین می‌آورد. آن‌ها همچنین معتقد هستند اگر یکی از افراد کلیدی به هر دلیل نتوانست در جلسه حضور داشته باشد از او بخواهید با استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس جلسه را دنبال کند.
انعطاف‌پذیر باشید اما روی هدف متمرکز بمانید.
اهمیت بیش از اندازه به یک راه حل و عدم تغییر طرز تفکر سریع‌ترین راه بی‌اعتبار کردن یک جلسه است. اینکه شخصی ایده یا راه حل مورد نظر خود را از روی اسلاید ۵۰ صفحه‌ای توضیح دهد هیچ فایده‌ای ندارد. بهترین جلسات، جلساتی هستند که انعطاف‌پذیر بوده و هر شخص آزادانه نظرات خود را بیان کنید. معمولا خلاقیت در چنین جلساتی بسیار بیشتر از جلسات خشک و رسمی است. ایده یا نظر خود را در ذهن داشته باشید اما نظرهای دیگران را نیز بشنوید.
ورود تلفن‌های همراه را به جلسه ممنوع کنید.
هیچ چیز بیشتر از چک کردن تلفن همراه نظم و تمرکز جلسه را به هم نمی‌زند. تصور کنید شخصی در جلسه در حال صحبت کردن است درحالی‌که یکی از حاضرین تلفن همراه را زیر میز گذاشته و مخفیانه به کارهای شخصی خود می‌پردازد. این کار تمرکز تمام افراد حاضر در جلسه را به هم می‌زند و جلسه را از موضوع اصلی دور می‌کند. بنابراین از شرکت‌کنندگان بخواهید در تمام مدت جلسه تلفن همراه خود را خاموش کنند. برخی شرکت‌ها در جلسات کاری خود کتاب‌های رنگ‌آمیزی در اختیار کارمندان قرار می‌دهند زیرا معتقدند این کار خلاقیت و تمرکز افراد را به میزان قابل توجهی مخصوصا در جلسات طوفان فکری افزایش می‌دهد.
جلسات را به صورت ایستاده برگزار کنید.
این روزها جلسات کاری در بسیاری از شرکت‌ها و مخصوصا استارتاپ‌ها به صورت ایستاده برگزار می‌شود. حداکثر مدت زمان این جلسات ۱۰ الی ۱۵ دقیقه است و در بسیاری از شرکت‌ها تبدیل به یک برنامه‌ی ثابت روزانه شده است. این جلسات تضمین می‌کند تمام افراد تیم درک یکسانی از روند کار داشته و اهداف مشخصی در طول روز دارند. در این جلسات تمام افراد ایستاده هستند و با تمرکز کامل و بدون حواس‌پرتی به صحبت‌های یکدیگر گوش می‌دهند. از آنجایی که استفاده از موبایل یا تبلت در حالت ایستاده سخت‌تر است درنتیجه تمرکز، بهره‌وری و خلاقیت افراد بسیار بیشتر است.
