بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB)

برای معرفی بودجه ‌بندی بر مبنای صفر (ZBB) ابتدا باید بگوییم وقتی یک مجموعه‌ای پیشرفت می‌کند هم‌زمان با گسترش زیر ساخت‌هایش، چالش‌ها و دغدغه‌های درون سازمانی‌اش هم افزایش می‌یابد.

این بدان معناست که سیستم‌های بزرگ همیشه با دردسرهای داخلی‌شان روبه‌رو هستند.

چرا که بر خلاف باور عمومی، چنین نیست که کارخانه‌ها و شرکت‌های بزرگ تنها سود کلان دارند و دیگر هیچ دردسر و مشکل بزرگی ندارند!

یکی از این نمونه‌ها بحث محاسبات بودجه بندی درست سازمان‌هاست که همیشه تبدیل به چالش‌های بزرگ می‌شود.

اما چه چیزی باعث می‌شود تا این مجموعه‌های بزرگ بتوانند به راحتی از پس این محاسبات عظیم بر بیایند؟

آیا می‌توان به روش‌های سنتی چنین کارهایی انجام داد؟

این‌ها عمده سوالاتی هستند که ما قصد داریم در این مقاله پاسخ بدهیم و به آن‌ها بپردازیم.

دست آخر روش‌هایی هم برای محاسبات این نوع بودجه بندی برایتان معرفی خواهیم کرد که می‌توانید از آن برای مدیریت بهینه محاسبات بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) مجموعه‌تان به خوبی بهره ببرید. پس با ما همراه باشید.

تاریخچه مختصر بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB)

در واقع روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) یا همان (Zero-based budgeting) برای اولین بار در سال 1970 در کشور آمریکا به وجود آمد.

چرا که در همین سال بود که این نوع بودجه بندی به کنگره ملی پیشنهاد داده شد و سپس سه سال بعد یعنی در سال ١٩٧٣ هم در ایالات جورجیا (Georgia) مورد استفاده قرار گرفت.

سپس این روش از حالت دولتی و یا مختص حکومتی بودنش درآمده و به سازمان‌های خصوصی و شرکت‌های بزرگ جهت به کار گیری در بودجه‌بندی‌هایشان هم نفوذ کرد و مورد استفاده بسیار زیادی قرار گرفت.

چرا که بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ می‌توانستند از این روش مفید برای امور بودجه بندی خود بهره‌مند شوند و آن را برای بودجه‌بندی‌هایشان اعمال کنند.

روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) در یک نگاه

قبل از اینکه به معرفی این روش بپردازیم اجازه بدهید به طور مختصر به روش سنتی بودجه بندی اشاره کنیم.

چرا که این روش به دلیل ایرادات و اشکالات زیادی که داشت همیشه ناقص و مشکل‌دار بود.

به خاطر این که در بودجه بندی‌های سنتی اکثرا ارقام سال قبل با در نظر گرفت یک درصد خاصی افزایش در قیمت‌ها برای بودجه بندی سال بعد در نظر گرفته می‌شد.

این روش به هیچ عنوان درست نبوده و همیشه مجموعه‌های بزرگ را دچار مشکلات فراوان می‌کرد.

چرا که بررسی نکردن وضع موجود سال جدید و تنها اعمال یک درصد افزایش بر مبنای بودجه بندی سال گذشته به هیچ عنوان روش عاقلانه‌ای نبود.

اما این تنها روشی بود که می‌شد برای بودجه بندی مورد استفاده قرار بگیرد.

ولی واقعیت از این قرار است که همیشه در سال جدید تغییرات و اتفاق‌های بسیار زیادی داخل یک مجموعه بزرگ رخ می‌دهد که بودجه‌ بندی‌ها باید بر اساس چنین داده‌های درست و دقیق اعمال شوند.

پس استفاده از روش سنتی به هیچ عنوان کارآمد نبوده و نمی‌توانست نیاز تولیدکنندگان و مدیران شرکت‌های بزرگ را پاسخگو باشد.

اثر بخشی و کارآمد بودن بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB)

این در حالی است که در روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) اکثر برنامه‌ها و فعالیت‌های درون سازمانی از دیدگاه اثر بخشی و کارآمد بودنش مورد ارزیابی و یا تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.

سپس هر کدام از این فعالیت‌ها و برنامه‌ها بر اساس مهم بودنشان اولویت بندی می‌شوند.

حتی ممکن است برخی از فعالیت‌ها از نظر اولویت بسیار پایین و کم ارزش تشخیص داده شده و در نهایت حذف شوند.

چرا که همگی می‌دانیم حذف مواردی که ضروری نبوده و اولویت بالایی در یک مجموعه نداشته باشند می‌تواند جلوی هزینه‌های اضافی را بگیرد و در بلند مدت برای شرکت‌ها صرفه جویی‌های چشمگیری را در پی داشته باشد.

جالب است بدانید که با این صرفه‌جویی‌ها بخش‌های دیگری که اکثر به دلیل عدم توجه کافی از سوی مدیران و واحدهای امور محاسباتی دچار ضعف بودند هم مورد تقویت واقع شده و برای کل مجموعه سودهای زیادی را به ثمر خواهند رساند.

چرا که هزینه‌های مازاد صرف شده برای برنامه‌های غیر مهم و ضروری حالا روی این واحدها صرف می‌شود.

این به دلیل بهره بردن از 4 اصل بسیار مهم در روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) است.

چرا که با استفاده از این 4 روش کلی و عمومیست که بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) می‌تواند چنین کارهای مهمی انجام داده و تغییر و تحولات بسیار مهمی را در کل مجموعه رقم بزند. این 4 اصل شامل موارد زیر هستند:

• شناخت کامل تمام واحدهای فعال در سازمان
• تجزیه و تحلیل دقیق فعالیت‌های تمام واحدهای فعال در سازمان
• ارزشیابی درست فعالیت تمام واحدها و درجه‌بندی‌شان بر مبنای گروه‌های مختلف و تعیین اولویت بین آن‌ها
• انتخاب درست فعالیت‌های درون سازمانی بر اساس اولویت‌های مشخص شده

شناخت کامل تمام واحدهای فعال در سازمان

در این روش هدف اصلی روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) شناخت کامل تمام واحدهای فعال درون سازمانیست.

چرا که تا وقتی همه جزئیات فعالیت داخل یک سیستم به طور واضح و کاملا دقیق مشخص نشود کل مجموعه دچار ضعف‌های بسیار زیاد خواهد شد.

به خاطر این که بسیاری از فعالیت‌هایی که باید اولویت بیشتری داشته باشند، نادیده گرفته شده و ارزش کمتری برایشان قائل می‌شود و برعکس فعالیت‌های واحدهایی که هیچ ضرورت بالایی برای شرکت ندارند هم پر رنگ‌تر شده و بودجه بیشتری برایشان صرف می‌شود. این یعنی شکست کامل در هر مجموعه بزرگی!

چرا که هر شرکت و مجموعه‌ای که قصد پیشرفت و ترقی و همچنین قرار گرفتن در صدر جدول رقابت در بازار را دارد حتما باید فعالیت‌های تمام واحدهایش را به طور دقیق بررسی کرده و شناخت کلی از تمام آن‌ها داشته باشد و سپس بتواند از لحاظ مهم بودن فعالیت‌هایشان آن‌ها را به درستی اولویت بندی کرده و حتی برخی از این واحدها را از رده خارج کند.

به همین دلیل روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) بر خلاف روش‌های سنتی که کاری به کار نوع فعالیت‌ها و اولیت‌بندی واحدهای داخلی نداشت، 0تمامی این نکات را به طور دقیق بررسی می‌کند و بر اساس این اولویت‌ها بودجه بندی‌های دقیق و درستی را برایشان در نظر می‌گیرد.

سودآوری روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB)

برای مثال فرض کنید یک واحد خاصی در مجموعه‌ای فعالیت آنچنان مهم و ثمربخشی برای سازمان ندارد اما هر ساله بودجه‌بندی ثابت و یکسانی نسبت به سیار واحدها برایش در نظر گرفته می‌شود.

خب طبیعیست که در سال جاری این واحد کم ارزش هیچ سودآوری برای مجموعه نخواهد داشت و بودجه قابل توجهی هم برای کارهای غیر ضروری خرج خواهد کرد.

در چنین شرایطی ممکن است شرکت در یک سال کاری شاهد ضررهای زیادی شده و در بودجه بندی‌هایش دچار مشکلات بسیار زیادی شود.

چرا که آن‌ها قادر نخواهند بود با شناخت کاملا درست برای تمامی واحدهایشان بودجه بندی درست و اصولی در نظر بگیرند.

حالا فرض کنید چند واحد بسیار مهم هم داخل یک شرکت وجود دارد که باید توجه بیشتری روی آن‌ها شود.

چرا که این واحدها نقش اساسی در تولید و یا بهره‌وری کل مجموعه دارند.

اما همیشه به دلیل نادیده گرفته شدنشان بودجه بندی درستی برایشان در نظر گرفته نمی‌شود.

در نتیجه به دلیل عدم فعالیت سودمندشان مجموعه پیشرفت چندانی نمی‌کند.

این در حالیست که روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) به طور دقیق تمامی فعالیت واحدهای مجموعه را با شناخت کامل از نوع فعالیت و اولویت‌بندی بر مبنای ارزشی که برای شرکت دارند مشخص کرده و بودجه بندی کاملا درستی را بری تک به تک واحدها در نظر می‌گیرد.

تجزیه و تحلیل دقیق فعالیت‌های تمام واحدهای فعال در سازمان

در مرحله دوم پس از مشخص کردن و شناخت کاملا دقیق تمام واحدهای درون سازمانی، نوع فعالیت آن‌ها مورد تجزیه و تحلیل دقیق واقع می‌شود.

برای مثال اینکه هر واحدی دقیقا چه نوع فعالیتی دارد و فعالیتش چقدر در سودمندی کل مجموعه تاثیر دارد مورد مطالعه قرار می‌گیرد.

این اصل مهم باعث می‌شود تا تکلیف تمام واحدهای درون سازمانی، به خصوص در مجموعه‌های بسیار بزرگ که مدیریت کردن تمام واحدها کار بسیار سختی است به دستی مشخص شود.

چرا که ممکن است اکثرا در چنین مراکز بزرگی فعالیت غیر سودمند برخی از واحدها به درو از نظارت باقی مانده و همیشه هم بودجه‌هایی برایشان در نظر گرفته شود.

اما با روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) دیگر هیچ واحدی نمی‌تواند به راحتی از دید مدیران و مسئولان دور مانده و به فعالیت کم ارزش سابق خود ادامه بدهد.

به طور دقیق اگر بخواهیم بگوییم، این روش تکلیف تمام واحدهای داخلی شرکت‌ها را به طور دقیق مشخص می‌کند.

برای مثال اگر یک واحد داخلی هیچ تاثیر بسزایی در سودمندی شرکت ندارد به راحتی حذف شده و تمام بودجه‌هایی که برایش در نظر گرفته می‌شد هم حذف می‌شود.

حالا همین بودجه حذف شده طبق توضیحاتی که در بالا دادیم برای واحدهایی که اولویت بسیار بالایی برای شرکت‌ها دارند در نظر گرفته می‌شوند.

یعنی به طور کلی هدف اصلی بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) بررسی دقیق فعالیت تمام واحدهای درون سازمانی و ارزش‌گذاری بر مبنای نوع فعالیت آن‌هاست.

یعنی پس از مشخص شدن دقیق فعالیت‌های تمام واحد بر اساس مهم بودن نوع فعالیتشان اولویت‌بندی شده و به درستی برایشان بودجه سالانه در نظر گرفته می‌شود.

ارزشیابی درست فعالیت تمام واحدها و درجه‌بندی‌شان

همان‌طور که توضیح دادیم هر کدام از واحدها پس از آن که نوع دقیق فعالیتشان مشخص شود بر اساس همان اصل هم ارزشیابی می‌شوند.

پس از ارزشیابی درست و دقیق تمام واحدها حالا اولویتشان نسبت به سایر واحدهای دیگر به طور صحیح مشخص می‌شود.

برای مثال واحدی که به دلیل فعالیت مهم و با ارزشی که دارد بیشترین اثربخشی را برای کل مجموعه دارد اولویت اول و واحدهای دیگر هم دقیقا به همین روش با استفاده از این اصل اولویت بندی شده و برایشان بودجه بندی‌های منقطی و اصولی در نظر گرفته می‌شود.

انتخاب درست فعالیت‌های درون سازمانی بر اساس اولویت‌های مشخص شده

خب زمانی که تمام مراحل شناخت واحدها، ارزشیابی درست و اولویت‌بندی‌شان به خوبی انجام شود تنها بحث انتخاب نهایی برای فعالیت و بودجه بندی باقی می‌ماند.

به عبارت دیگر کدام واحد ارزش کمتری را برای مجموعه داشته و باید از ادامه فعالیت و بودجه بندی حذف شود و برعکس کدام واحدها اولویت‌ها و ارزش‌های بیشتری برای شرکت دارند.

بر این اساس تمامی واحدها به درستی برای ادامه فعالیت‌، بودجه بندی و حتی تقویت فعالیتشان انتخاب شده و به مدیران ارشد مجموعه معرفی می‌شوند.

مدیران اجرایی، مالی، حسابداری و داخلی هم بر مبنای این اطلاعات مهم روی واحدهای با ارزش مجموعه‌شان تمرکز و انرژی بیشتری می‌گذارند.

مزایای روش بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB)

• تکلیف تمام واحدهای درون سازمانی را مشخص می‌کند
• روی تک تک واحدهای داخلی ارزش‌یابی و اولویت بندی درستی می‌کند
• می‌تواند بر اساس تجزیه و تحلیل‌های کاملا درست واحدها را به طور دقیق با یکدیگر مقایسه کند
• از لحاظ بودجه بندی درست و اصولی انعطاف و آزادی عمل بیشتری دارد

مزایای بهره بردن از یک هوش مصنوعی

همان‌طور که خودتان تا این قسمت مطلبمان را خواندید قطعا متوجه شدید که انجام چنین اموری بر مبنای صفر (ZBB) نیاز به تجزیه و تحلیل بسیار دقیق و بهره بردن از داده‌ها و اطلاعات بسیار زیادی دارد.

یعنی دقیقا بدین شکل نیست که برخی واحدها کاملا سلیقه‌ای و یا بر مبنای غرض‌ورزی انتخاب و یا حذف شوند.

بلکه نوع فعالیت سالانه و ماهانه‌شان و تاثیر این فعالیت‌ها روی سوددهی شرکت کاملا برسی و تجزیه و تحلیل می‌شود.

تمامی این بررسی‌ها هم نیاز به اطلاعات و داده‌های کامل و دقیق تمامی این واحدها دارد که بسیار حجم عظیمی را در بر خواهند داشت.

روش‌های سنتی هم بیشتر به همین دلیل، که قادر به تجزیه و تحلیل حجم عظیمی از داده‌های درون سازمانی را نداشتند، تنها به افزایش چند درصدی بودجه بندی سالانه نسبت به سال قبل اکتفا می‌کردند که همیشه خود شرکت را دچار ضررهای زیادی در دراز مدت می‌کرد.

اما برای پردازش حجم عظیمی از این اطلاعات و داده‌های عظیم، بی شک نیاز به بهره بردن از یک هوش مصنوعی بسیار قوی است تا بتواند در کمترین زمان ممکن و بدون کوچک‌ترین اشتباهی این کار پر دردسر را برایمان انجام بدهد.

یکی از این روش‌ها استفاده از ماژول حسابداری شرکت مهندسی مشاور ترازپویش است.

با استفاده از ماژول حسابداری شرکت مهندسی مشاور ترازپویش شما از امکانات بسیار زیادی در امور حسابداری شرکتتان بهره خواهید برد که یکی از این امکانات محاسبه دقیق بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) یا همان (Zero-based budgeting) است.

کلام آخر

بحث بودجه بندی همیشه به دلیل اهمیت بالایی که برای تمام سازمان‌ها داشته است نمی‌تواند به راحتی ساده انگاشته شود و باید مدیریت کاملا درست و دقیق برایش اتخاذ گردد.

یکی از روش‌های پیشنهادی ما استفاده از ماژول نرم‌افزاری بسیاری قویست که می‌تواند زمان، هزینه و انرژی که روی این امور می‌کنید را بسیار کاهش دهد.

ما در این مقاله سعی کردیم به طور کلی مباحث بودجه بندی بر مبنای صفر (ZBB) را به شما توضیح داده و مزایای استفاده از آن را برایتان شرح دهیم.

همان‌طور که قول داده بودیم راهکار مناسب برای این روش را هم به شما معرفی کردیم که یک ماژول نرم‌افزاری بسیار قوی بود.

اگر از خواندن این مقاله لذت بردید و مباحث آن برایتان کاربردی و مفید بود حتما ترازپویش را به سایر دوستان و یا همکارانتان که نیاز به استفاده از ماژول‌های نرم‌افزاری حسابداری دارند معرفی کنید.

اگر هر سوال و یا تجربه‌ای در این زمینه هم داشتید می‌توانید آن را در بخش دیدگاه با ما در میان بگذارید.