سیستم های ERP در مقایسه با سیستم های پراکنده یا به اصطلاح جزیره ای، دارای تفاوت هایی است که در مباحث مربوط به کارایی سازمانی و بهبود کلی در سطح فعالیت های سازمان بصورت فرآیندی می توان به نقش و اهمیت سیستم های ERP در مقایسه با سیستم های جزیره ای پرداخت.
تفاوت بین نرم افزارهای ERP و نرم افزارهای جزیره ای
تعویض سیستم های قدیمی جزیره ای با سیستم ها و راه کار هایی که مبتنی بر استانداردهای سازمانی پیاده سازی می گردد و ایجاد مزیت های رقابتی پایدار از طریق پیاده سازی ERP و همچنین نیاز به بهبود تعاملات بیرون و درون سازمانی با مشتریان و تامین کنندگان خواهد توانست مدیران سازمان ها را جهت حرکت به سمت پیاده سازی یک راهکار جامع در سازمان که همان ERP است سوق دهد.
موارد زیر خواهند توانست به عنوان دلایلی قانع کننده در جهت تعویض سیستم های جزیره ای با سیستم ERP باشد :
- عدم رعایت استاندارد واحد برنامه نویسی در سیستم های یک سازمان.
- عدم ارتباط مناسب بین سیستم ها.
- تنوع زبان ها، پایگاههای داده ای و روش های برنامه نویسی برای سیستم های مختلف.
- عدم وجود مستندات کافی برای نگهداری و پشتیبانی سیستم ها.
- عدم پوشش کامل کل حوزه سازمان.
- تداخل حوزه وظیفه و کاری بین برخی از سیستم ها.
- تولید و به کارگیری چند باره برخی از اطلاعات.
- تناقضات خروجی سیستم ها با یکدیگر.
سیستم های جزیره ای اغلب برای رفع نیازهای مقطعی سازمان و بدون توجه به کل مجموع و سیستم های موجود تولید می شوند، در زمان تولید، بخشی یا تمامی از انتظاراتی که از آن ها وجود دارد را برآورده می کنند اما هنگامی که تعداد چنین سیستم هایی افزایش می یابد عدم همخوانی آنها آشکار می شود. در سیستم های جزیره ای، فراوان دیده می شود که اطلاعات یک سیستم روی کاغذ چاپ می شود و دوباره وارد سیستم دیگر می شود. این امر علاوه بر اتلاف زمان و هزینه، خود منشاء خطاهای سهوی و عمدی انسانی است که زبانهای ناشی از آن بسیار است و گاه برای کشف و رفع خطای به وجود آمده، زمان فراوانی صرف می شود. به نحوی که برخی از سازمانهایی که با چنین مشکلی روبرو هستند، کنترل های انسانی چند سطحی را به وجود آورده اند. در این سازمانها، چند نفر مسئول بررسی و کنترل تطابق داده های چاپ شده سیستم اول و ورودی سیستم دوم هستند.
ERP ها معمولاً شامل بخشهای مختلفی هستند که توسط گروه ارائه کننده نسبت به نوع فعالیت سازمان پیاده سازی و مستقر می شوند ودر بعضی از مواقع در جهت بهره گیری و انطباق بیشتر با سازمان تعدادی از فرآیندها را سفارشی سازی می کنند. در لیست زیر می توان تمام مزایایی که باعث می شود که یک مدیر به سمت سیستم های ERP برود، آورده شده :
- برای استقرار ERP در سازمان نیازی به پرداخت هزینه های بالای راه اندازی و نگهداری زیر ساخت شبکه داخلی ندارید.
- پیاده سازی سریع نرم افزار بر روی سرورهای سرویس دهنده نصب می شود و در تمام دستگاههای سازمان در دسترس است.
- همواره از آخرین نسخه نرم افزار استفاده می کنید (ارائه دهنده نرم افزار پس از انتشار هر نسخه به صورت اتوماتیک برای همه کاربران بروزرسانی را انجام می دهد).
- هزینه بسیار پایین استفاده از نرم افزار
- همواره به صورت اتوماتیک از داده های کاربران نسخه پشتیبان تهیه می گردد.
- از بین رفتن اطلاعات غیر ممکن است زیرا اطلاعات و بک اپ ها در چند نقطه متفاوت نگهداری می شوند.
- گسترش سازمان را از نظر جغرافیایی ساده میسازد زیرا نرم افزار به راحتی در هر جایی که اینترنت باشد به صورت یکپارچه در دسترس است.
- راهکار مدیریت کسب و کار مبتنی بر رایانش ابری فارغ از سیستم عامل است و با همه دستگاههایی که به اینترنت متصل می شوند و دارای مرورگر هستند قابل استفاده است.
- در صورت طراحی ظاهری واکنشگرا دسترسی به سیستم از طریق دستگاههای متفاوت با هر ابعادی امکان پذیر است.
- به سادگی با سرویسهای نوین حوزه فناوری اطلاعات ارتباط بر قرار می کند.
- امکان ایجاد دسترسی های محدود بر اساس سیاستهای سازمان به مخاطبان سازمان جهت ایجاد و نگهداری ارتباط پایدار.
- امکان اتصال به اپلیکیشنهای موبایل.
- امکان اتصال به فروشگاه اینترنتی یا پورتال بیرونی سازمان.
همچنین بخوانید :
- چند مورد از مهارت های یک حسابدار موفق
- اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت ها
- سیستم اتوماسیون اداری
