فرآیند سازی پروسه ای است که در آن وظیفه های ساده جای خود را با فرآیند های کامل عوض خواهند کرد. فرآیندها را می توان مانند یک جعبه جادوگری در نظر گرفت که از یک سو ورودی ها را گرفته و از سوی دیگر خروجی ها را با بالاترین ارزش تولید می کند. امری بسیار مهم است که بدانیم فرآیند سازی به معنای ابداع فرآیند در سازمان نیست. فرآیند ها همواره در سازمان موجود هستند و خروجی هایی که سازمان دارد، نتیجه آن هاست اما شناخته شده و آشکار نیستند و باید شناسایی گردند.
فرآیند ها معمولا در شکل بخش بخش شده ، نامرئی ، بی نام و بدون مسئول در سازمان ها وجود دارند. فرآیند گرایی تنها به آشکار شدن و بها دادن به آن ها پرداخته است. تحقیقات نشان داده که در فرآیند ها، همه بخش های سازمان موثر هستند اما هیچ واحدی مسئولیت کامل و سراسری فرآیند را به عهده ندارد و مشکلات نیز از همین جا ناشی می شود . بهتر است بدانید، فرآیند محور شدن سازمان، امری ساده نبوده و به سادگی نیز انجام نمی گیرد. دگرگونی و تحول زیادی در بخش های مختلف رخ می دهد که بخش فناوری تنها یکی از ابعاد آن است. واحد فناوری و اطلاعات، تحلیل گران کسب و کار و سایر افراد درگیر در طرح ها و برنامه های مدیریت فرآیند لازم هستند که سازمان را به عنوان یک کل در نظر داشته باشند. هنگامی که تمامی بعد های یک سازمان نظیر بعد فرهنگی و فناوری و اقتصادی و… سازمان، شناسایی، مدیریت و پشتیبانی شدند، شانس موفقیت ناشی از تحولات سازمانی در فرآیند سازی، به میزان قابل توجهی افزایش خواهد یافت.
اما یک سازمان چه کارهایی را در فرآیند سازی انجام می دهد که باعث پیشرفت روز افزون آن می شود؟ فرق سازمان های با فرآیند و بدون فرآیند در چیست؟
- فرآیند سازی در یک کسب و کار با تغییر تمرکز از فعالیت به فرآیند ایجاد می شود. همچنین این اتفاق زمانی به وقوع می پیوندد که فرآیند ها شناسایی و مدل سازی شوند.
- با جلب توجه به فرآیند، اجزای تشکیل دهنده سیستم، به جای نتیجه حاصل، بر فعالیت های تشکیل دهنده فرآیند تمرکز می کنند.
- با ایجاد تمرکز بر روی فرآیند ها، توجه به تمام سطوح سازمان جلب شده و کل سازمان به صورت یک سیستم دیده می شود.
- یکی از مشخصه های فرآیند این است که یک جریان استاندارد و تکرار شونده، چندین بار اجرا شود، که این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است.
- با رسم فرآیند ها، رابطه میان فعالیت ها واضح تر شده و پایه ای برای توسعه سازمانی و تصمیمات مدیریت استراتژیک بنا می شود.
- در فرآیندسازی، فرآیند به ارتقای جریان استاندارد می پردازد.
- با فرآیند سازی نه تنها مدیر، بلکه که کارمند هم بر فرآیند ها و مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی متمرکز شده و کمتر بر وظیفه تمرکز می کند.
- فرآیند سازی نقش کارکنان را روشن کرده و باعث می شود در ارتقای فعالیت ها نقش داشته باشند. این کار سبب می شود مدیران و افرادی که مطابق فرآیند عمل می کنند، در کار خود متعهدتر شوند.
- با دیدن فرآیند ها، مدیر می تواند یک تصویر کلی از سازمان به داشته باشد و نقش هر کدام از بخش های کسب و کار را تشخیص دهد.
- فرآیند سازی به کارکنان کمک می کند که جایگاه خود در فرآیند و ارتباط آن فرآیند با کل فعالیت کسب و کار را بفهمند.
- با تحلیل فرآیند از دیدگاه مشتری، ظرفیت های داخلی جهت افزایش ارزش مشتری افزایش می یابد.
- با رسم فرآیند ها، می توان فعالیت های بی ارزش سازمان را حذف کرد و در مسیر بهینه سازی فرآیند در جهت ارزش رسانی به مشتری حرکت کرد.
- با رسم و شفاف سازی فرآیند، انحرافات و مشکلات قابل مشاهده خواهند شد.
- وقتی فرآیند ها شناسایی و رسم شوند، یکپارچه سازی آن ها باعث موفقیت سازمان می شود.
- بر اساس تعاریف فرآیند، اساس فعالیت های مرتبط با توسعه و ارتقا است که باعث بهبود روش ها می شود. در نتیجه فرآیند هایی ایجاد خواهند شد که زمان کمتری برای انجام نیاز دارند، کیفیت بهتری دارند و نتیجه بسیار سریع تری حاصل می کنند، همچنین دارای کمترین عدم تطابق هستند.
- و…
در زمان های گذشته ساختار های سازمان های فرآیند محور، مبتنی بر مجموعه ای از وظایف از قبیل وظایف های مالی، فنی، بازرگانی و دیگر بخش ها استوار بود. در قرن بیستم ساختار های سازمانی با هم ادغام شده اند. امادر سال های اخیر و با گسترش رویکرد های عصر جدید، مدل های جدیدی در سازمان ها پدیدار شد که از طریق همگام کردم و هم سو کردن منابع انسانی، عملیات اجرایی و سرمایه، با فرآیند هایی که برای مشتری ایجاد ارزش می کنند نوع جدیدی از معماری سازمانی را تعریف کرده اند. مدیریت فرآیند های کسب و کار به سازمان ها توصیه می کند تا معماری کسب و کار خود را بر اساس فرآیند هایی که برای مشتریان ارزش افزوده ایجاد می کنند تنظیم نمایند. سازمان های پیشرفته با این دسته از فرآیند ها به عنوان دارایی های با ارزش سازمانی برخورد می کنند. تکنیک های مورد استفاده در مدیریت فرآیند باعث می شوند تا فرآیند ها به نحوی طراحی و اجرا شوند که ارزش خاصی را ایجاد نمایند.مهم ترین نقش در سازمان های فرآیند محور مالک فرآیند است، شخصی که کلیه فعالیت ها را در تمامی سطوح یک فرآیند طراحی، هماهنگ و مدیریت می کند. مالک فرآیند معمولا فردی است از داخل کسب و کار که دارای اختیار و یا توانایی کافی برای اعمال تغییر در فرآیند های تحت مدیریت خود می باشد به نحوی که حاصل این تغییرات موجب بهبود در کارایی و اثر بخشی کل زنجیره ارزش سازمان شود. مسئولیت اندازه گیری فرآیند و سیستم های بازخوردی، مستند سازی و آموزش نحوه اجرای فرآیند به عهده این فرد می باشد. مالک فرآیند همچنین مسئولیت نامحدودی در اعمال بهبود ها به عهده دارد. هر عضو فرآیند بخشی از یک گروه، سیستم و تکنولوژی جهانی است که به اتفاق یک دیگر ارزشی را برای مشتری خلق می کنند. اعضای این مجموعه نه تنها در قبال وظایف محول شده خود احساس مسئولیت می کنند، بلکه نقش خود را در مجموعه ای که منجر به تولید کالا یا خدمت مورد نظر مشتری می شود کاملا درک می نمایند. یک عضو فرآیند از موقعیت خود در جریان ارزش و تاثیر انجام وظیفه خویش بر همکاران مراحل قبلی و بعدی آگاه است ولی با استفاده از مدلسازی فرآیند مدیریت فرآیند، تمامی اعضاء فرآیند نقش خود در خلق ارزش برای مشتری را بهتر درک خواهند نمود. ترسیم نمودار های جریان کار می توانند در این زمینه مفید باشند. پایش بهنگام، امکان ارائه بازخورد های لازم را فراهم کرده و سیستم های کنترلی مدیریت فرآیند اقدامات لازم را در هنگام بروز خطا پیش بینی می کنند.
مدیریت فرآیند افرادی را که مشکل در زمینه پیشبرد اهداف دارند، قادر می سازد تا فرآیند ها را به صورت شفاف مشاهده نموده و آن ها را درک و تحلیل نمایند. همچنین با مشارکت مستقیم خود موجب بهبود در فرآیند شوند. سازمان های فرآیند محور، چارچوب های خود را برای ایجاد ارتباط بین پلن های کسب و کار و واحدهای عملیاتی سطح بندی می کنند. مدیریت فرآیند روش های متفوات سازمانی مانند ارزش افزوده اقتصادی و شاخص هایی از قبیل کارت امتیازی متوازن را به شاخص های فرآیند عملیاتی پیوند می دهد.
همچنین بخوانید :
- چند مورد از مهارت های یک حسابدار موفق
- اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت ها
- سیستم اتوماسیون اداری
