امروزه در عرصه رقابت چیزی که بسیار حائز اهمیت است و اکثر سازمان ها و شرکت ها آن را به عنوان فاکتوری مهم در نظر میگیرند، اهمیت به مشتری است. بعد از آن بهبود فرآیند های یک سازمان برای فراهم کردن محصول یا خدمات با کیفیت عالی مشتریان است. برای به هدف رسیدن و تحقق بخشیدن به این امر مهم، از رویکرد ها و ابزار های مختلفی استفاده می شود. اما ایجاد هماهنگی بین این فعالیت ها در جهت موفقیت سازمان بسیار مشکل بوده و گاهی اوقات نیز با شکست مواجه است. در حقیقت آن چیزی که مورد نیاز است داشتن سازمانی اثر بخش برای ارائه محصولات و خدماتی بیش از انتظارات مشتریان در هر زمانی است.
مزایای فرآیند سازی
ساختار های وظیفه ای بر اساس جمع نمودن فعالیت های مشابه در یک بخش شکل خواهند گرفت. این نوع سازمان ها به شکلی سنتی شامل بخش هایی از قبیل بازاریابی، برنامه ریزی، تولید، فروش، منابع مالی و سایر بخش های تخصصی دیگر می باشند، اما به همان شکل که در ساختار این نمودار های سازمانی مشاهده می شود، اثری از نام مشتریان، محصولات و همچنین خدمات سازمان دیده نمی شود. یعنی به شکل ساده بخواهیم بگوییم، دیگر گردش کار در یک سازمان مشخص نیست. در این ساختار هر بخش به شکل مجزا از سایر بخش های دیگر هدف گذاری شده است و تمرکز هر کدام بر حداکثر نمودن اثر بخشی و کارایی واحد خود می باشد. در این صورت مشخص است که اثر بخشی کل سازمان بهینه نخواهد شد. علاوه بر این، به دلیل مشخص نبودن ارتباط فعالیت های روزمره با اهداف استراتژیک سازمان، یک پارچه و همراستا نمودن آن ها با یک دیگر نیز امری مشکل دار است. در مورد نیروی انسانی نیز به دلیل تخصص بالای نیروی انسانی و انجام یک کار مشخص، معمولا این گونه سازمان ها از انعطاف پذیری و چالاکی مطلوبی برخوردار نیستند.
مدیریت فرآیند ها مجموعه ای پیوسته است از فعالیت هایی شامل موارد زیر هستند:
مستند سازی، بهبود و مدیریت فرآیند های سازمانی. تصمیمات اطلاعات محور بوده و بر اساس معیار هایی نظیر رضایت مشتری، کیفیت، زمان مناسب پاسخگویی و هزینه ها، در نظر گرفته می شوند. وظیفه پایش کارایی و عملکرد فرآیند و تسهیل تغییرات فرآیند بر عهده مدیر و مشاور فرآیند می باشد. مدیریت فرآیند ها از طریق فناوری مدیریت فرآیند های کسب و کار به صورت چشمگیری توانمند شده اند. تلاش های موفق جهت باز مهندسی فرآیند های یک حوزه، منجر به افزایش سرعت اعمال تغییرات در سایر سیستم های سازمان خواهد شد. در برخی موارد، انجام این تغییرات جهت بهبود فرآیند های خاصی ضروری می باشد. اکنون سازمان ها با رقابت های شدیدی مواجه هستند و برای این که یک سازمان بتواند توان رقابتی خود را حفظ کنند و در عرصه رقابت باقی بماند، باید از مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده کند. از جمله فواید بسیار زیادی در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار گفته ذکر شده. با ترازپویش همراه باشید تا به بررسی این فواید بپردازیم و مختصری آنان را توضیح دهیم :
به سوالات زیر پاسخ درستی دهید و اگر جواب شما برای هر یک از سوالات « بله » بود، باید نسبت به مدیریت فرآیند بررسی کامل تر و دقیق تری را انجام دهید :
آیا فرآیند های شما پاسخگوی نیازمندی ها و خواسته های بازار است؟ آیا با فرآیند های زیادی سرو کار دارید و هیچ یک به درستی پیش نمی رود؟ آیا نیازمند کوتاه تر شدن زمان فرآیند تولید و ارائه هر چه سریع تر محصول به بازار هستید؟ آیا کارمندان و مشتریان شما اطلاعات کمی در مورد فرآیند هایتان دارند؟ آیا مدیریت در مورد فرآیند ها و چگونگی تصمیم گیری ها با کمبود اطلاعات مواجه می باشد؟
در عصر حاضر، سازمان ها در هر مقیاس و پیچیدگی که باشند با رقابت های شدیدی مواجه هستند. برای این که یک سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند و سیر صعودی خود را در بازارهای جهانی حفظ و بهره وری سازمان خود را افزایش دهد، باید از مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده کند. اهمیت این نکته در این جاست که مدیریت فرآیند ترکیبی از اقدامات برای به جلو بردن ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیند ها است. بسیاری از عوامل را می توان از مزایای فرآیند سازی نام برد، اما مهم ترین آن ها عبارتند از :
۱- افزایش مهارت و انعطاف پذیری
به صورت پیوسته و مداوم، سازمان ها همیشه در حال تغییرات هستند. امکان دارد این تغییرات به خاطر تغییر قانون پ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های نوین کاری باشد. یکی از ویژگی های کلیدی فرآیند سازی این است که طراحی آن می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از فرآیند سازی شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازم را برای ایجاد کنید.
۲- بهره وری و سودمندی
شما با فرآیند سازی می توانید مکانیزاسیون بسیاری از فرآیند ها را تسهیل کنید. با حذف گلوگاه ها، تشخیص فرآیند های موازی و حذف مراحل زائد در فرآیند سازی، می توانید آن ها را بهبود دهید. این بهبود ها به کارکنان و اعضای سازمان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر کنند و این به معنی بهره وری و کاهش موارد اضافی است.
۳- افزایش کارایی و کاهش مشکلات
دورنمایی که فرآیند های تجاری به ما می دهند این امکان را فراهم خواهد کرد تا بر روی ناکار آمدی ها در فرآیند ها توجه کنیم. از آن جایی که فرآیند سازی به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کار آمد تری کار کنند، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند. علاوه بر آن، با استقرار فرآیند سازی می توانیم به بهترین شکل ممکن آن را اجرا، نظارت و مشکلات را کاهش دهیم.
۴-پذیرش و شفافیت
سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی و قوانین موجود هستند. فرآیند سازی این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شده و آن ها را پیاده سازی کنند.
۵- رضایت کارکنان و اعضا
مدیریت فرآیند کسب و کار خط قرمز های زیادی را حذف خواهد کرد و به کارکنان و اعضای سازمان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز داشته باشند. همچنین مکانیزه کردن، کار های تکراری زیادی را حذف می کنئ و دسترسی به اطلاعات را آسان تر خواهد کرد. همین امر به خودی خود باعث بهره وری بیشتر کارکنان می شود.
۶-تمرکز بیشتر برای خدمات به مشتری
با فرآیند های کم حجم و افزایش بهره وری، کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند. فرآیند سازی همچنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری خواهد شد. با فرآیند سازی کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که منجر به ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران خواهد شد و در نتیجه رضایت مشتری که اولین و مهم ترین فاکتور می باشد، در بهترین شرایط خود قرار می گیرد.
۷-سازگاری، تکرار، انتقال
به واسطه مدیریت فرآیند، فعالیت ها به همان شکل که طراحی و برنامه ریزی شده بودند، انجام می شود. شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم می توان به وضوح با فرآیند سازی مشخص کرد و با انجام این امر، از این موضوع می توان اطمینان داشت که آن ها به طور یکسان کنترل می شوند.
۸-پایداری
فرآیندهای کسب وکار به طور مستمر خود را با تغییرات سازمانی هماهنگ می کنند تا نتایج مورد انتظار را ارائه دهند. این هماهنگ سازی توسط فرآیند سازی صورت می گیرد در زمانی که کنترل و یا نطارت مدیریتی انجام می شود.
۹- اندازه گیری
فرآیند ها برای مقایسه می توانند مورد ارزیابی قرار بگیرند، این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود. زمانی که فرآیندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا میشوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند. با فرآیند سازی شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی عملکرد فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.
۱۰-یکپارچه سازی
فرآیند سازی یک پل میان کاربران کسب و کار و فناوری اطلاعات است. هدف از به کاربردن فرآیند سازی تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیند هایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند. در این مقاله برخی از مزایای فرآیند مدیریت کسب و کار فرآیند سازی مطرح شد با استفاده از آن ها می توان یک سازمان را برجسته کرد. مدیریت فرآیند کسب و کار به معنای یک نرم افزار کاربردی یا گروهی که در سازمان فعالیت می کنند نیست، بلکه راهکاری است که این اطمنان را می دهد تا این ویژگی ها در سازمان پیاده شوند.
همچنین بخوانید :
- اهمیت فاکتور انسانی در ارائه خدمات
- ویژگی های ضروری یک نرم افزار حسابداری
- چند توصیه برای مدیران بزرگ و آینده نگر
