اغلب افراد قبول دارند که میزان بهره‌وری کسب و کار‌ها، به میزان توانایی مدیرانشان در اجرای موفق استراتژی‌های کلی‌شان بستگی دارد. اما چه عامل دیگری تضمین‌کننده موفقیت یک کسب‌وکار است؟ شرکت‌هایی موفقند که کارکنانی علاقه‌مند و کارآمد داشته باشند تا هدف‌هایی را که در راستای استراتژی‌های کلی آن سازمان است، عملی کنند. پس اگر «تحقق اهداف»، کلید اصلی ساختن یک کسب‌وکار موفق است، گام‌هایی که کارآیی کسب‌وکار شما را افزایش می‌دهد تا اهداف استراتژیک‌تان را بهتر عملی کنید، کدامند؟ چگونه می‌فهمید که اهداف کسب‌وکارتان هم راستا با استراتژی های شرکت است و کارایی نیروی انسانیتان در بالا‌ترین حد است تا در نتیجه کسب و کارتان به بالا‌ترین سطح بهره‌وری دست یافته و بهترین نتایج را برایتان به ارمغان بیاورد؟
کاربرد مناسب نرم افزار، افزایش دهنده بهره وری کسب و کار
بر‌ترین مزایای «نرم‌افزار های افزایش بهره‌وری کسب و کار»
استفاده از فناوری برای به حداکثر رساندن بهره‌وری کسب‌وکار، راهی است برای درک بهتر موفقیت واقعی شرکت‌ها. نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری، تضمین می‌کند که سازمان‌ها ابزار لازم را برای موفقیت در پیشبرد هر روزهٔ اهداف استراتژیکشان و حفظ رونق کسب و کارشان در اوضاع اقتصادی کنونی، در اختیار دارند. از جمله نشانه‌های افزایش بهره‌وری کسب‌وکار‌ها، می‌توان به اتوماسیون فرایندهای کاری اشاره کرد که امکان برقراری ارتباط سریع‌تر در زمینه موضوعات استراتژیک، صرف زمان بیشتر برای اولویت‌های استراتژیک و افزایش سرعت تکمیل پروژه‌ها را فراهم می‌کند.
علاوه بر این، «نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار» از راه‌های دیگری هم منجر به کارایی بیشتر فرایندهای کسب‌وکار و دستیابی به بهترین نتایج می‌شوند که برخی از آن‌ها عبارتند از:
۱- ایجاد فضایی باز برای برقراری ارتباط
این نرم‌افزار‌ها با ارائهٔ اطلاعات مربوط به ارزیابی کارایی سازمان در چارچوب یک فضای رسمی آنلاین، به مدیران کمک می‌کنند که راحت‌تر دربارهٔ استراتژی‌های کسب‌و‌کارشان با یکدیگر بحث و گفتگو کرده و اهداف و برنامه‌هایی قابل سنجش را برای کارکنان تعریف کنند که در جهت اهداف کلی شرکتشان باشد. آن‌ها همچنین با ایجاد امکان بهتر دیده شدن، به کارکنان شرکت کمک می‌کنند که تصویری کلی از سازمانی که در آن کار می‌کنند به دست آورده و بهتر بتوانند میان اهداف و برنامه‌های فردی و اهداف تجاری شرکت ارتباط برقرار کنند. در نتیجه، علاقه و انگیزهٔ آن‌ها بیشتر شده و سطح بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد.
۲- ایجاد ارتباط مجازی بین گروه‌های کاری شرکت
این نرم‌افزار‌ها با امکان ایجاد پورتال‌هایی برای کارکنان و سایت‌هایی برای گروه‌های کاری، به افراد و تیم‌ها کمک می‌کنند که با کارایی بیشتری از نقاط مختلف سازمان با یکدیگر همکاری داشته باشند. در واقع، این نرم‌افزار‌ها، فاصله بین کارکنان را از بین برده و آن‌ها را قادر می‌سازند که با استفاده از امکاناتی که فناوری‌های جدید در اختیارشان قرار می‌دهد، به همکارانشان که روی پروژه‌های مشابهی کار می‌کنند دسترسی یابند و یا از سراسر سازمان متخصصانی را پیدا کنند که به پرسش‌های آن‌ها پاسخ داده و به حل مسائلشان کمک کنند.
۳- بالا بردن انگیزهٔ کارکنان با استفاده از فناوری
با استفاده از اطلاعاتی که در یک «سیستم ارزیابی کارآیی آنلاین» گردآوری می‌شود، مدیران می‌توانند مهارت‌های کنونی کارکنان خود را با مهارت‌های مورد نیاز برای ترفیع شغلی یا دیگر شیوه‌های پاداش‌دهی مقایسه کرده و نشان دهند که مدیرانی هستند که در تمام مدت سال به سیر پیشرفت کارکنانشان توجه دارند. این ابزار‌ها همچنین به مدیران کمک می‌کند که راحت‌تر بررسی‌های لازم را انجام داده و در صورت لزوم کارمندی را به واحد دیگری بفرستند که موجب افزایش کارایی او شود و اگر موانعی بر سر کارایی مناسب کارکنان وجود داشته باشد، مدیران می‌توانند علل آن را بررسی کرده و با تخصیص بهتر منابع یا آموزش‌های بیشتر این مشکلات را برطرف کنند.
۴- نظارت بر میزان بهره‌وری کسب‌وکار
راهکارهای آنلاینِ افزایش بهره‌وری کسب‌وکار، مدیران را قادر می‌سازد که راحت‌تر بر تمام مراحل پیشرفت کار و تکمیل پروژه‌ها نظارت کرده و در صورت لزوم فوراً به رفع نقاط ضعف و یا ارائهٔ آموزش‌های بیشتر بپردازند تا پروژه‌ها در محدودهٔ زمانی تعیین شده به نتیجهٔ مطلوب برسد. این فرایند، بهره‌وری کسب‌وکارتان را بالا می‌برد چون در این صورت نیروهای انسانی شرکتتان دائما در حال یادگیری مهارت‌های جدیدند و با غلبه با چالش‌ها همواره در تلاش برای رسیدن به بالا‌ترین سطح توانشان هستند. طبعیتاً کارمندان هشیار، باانگیزه و رضایتمند، با جدیت بیشتری کار می‌کنند. با تشویق موفقیت‌ها و دستاوردهای آن‌ها به شیوه‌های مالی و غیرمالی، همواره میتوانید نیروی انسانی سازمانتان را دل‌گرم نگه دارید.
۵- تجزیه و تحلیل میزان کارایی
فناوری‌های نوین با ایجاد امکان گزارش‌گیری و تحلیل‌های پیشرفته به شما کمک می‌کند که شناختی عمیق از میزان کارایی کسب‌وکارتان، اولویت‌های مشتریانتان و نیز روندهای بازار به دست آورید. به علاوه، مدیران اجرایی و تجاری شما می‌توانند با دسترسی به شاخص‌های سنجش بهره‌وری و گزارش‌های تحلیلی و با استفاده از این اطلاعات، با همکاریِ یکدیگر استراتژی‌های شرکت را تعیین و یا بازبینی کنند.
نتیجه‌گیری
در مجموع کارکنان یک شرکت می‌خواهند که جدیت و سخت‌کوشیشان مورد توجه و قدردانی قرار گیرد. نرم‌افزارهای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار، می‌تواند پلی باشد بر شکاف ارتباطاتی سازمان و به تک‌تک اعضای گروه‌های کاری شرکتتان این پیام را برساند که ارزش‌هایشان قدر دانسته می‌شود. به این ترتیب با داشتن نیروی انسانی که با بالا‌ترین قابلیت‌هایشان کار می‌کنند، کسب و کار شما هم به صورت منسجم و هماهنگ در جهت اهداف و استراتژی‌هایش پیش خواهد رفت و کارکنانی علاقه‌مند، کارآمد و وفادار به سازمان خواهید داشت. احساس ارزشمندی و قدر دانسته شدن، رمز احساس تعلق کارکنان به سازمان است که خود کلید رسیدن به بالا‌ترین سطح بهره‌وری در کسب‌وکارتان است.
راهکارهای آنلاینِ افزایش بهره‌وری کسب‌وکار، مدیران را قادر می‌سازد که راحت‌تر بر تمام مراحل پیشرفت کار و تکمیل پروژه‌ها نظارت کرده و در صورت لزوم فوراً به رفع نقاط ضعف و یا ارائهٔ آموزش‌های بیشتر بپردازند تا پروژه‌ها در محدودهٔ زمانی تعیین شده به نتیجهٔ مطلوب برسد.
۴ مثال از نرم‌افزارهای مفید:
با وجود همه مطالبی که گفته شد، هنگام استفاده از تکنولوژی برای افزایش بهره‌وری کاری، نکته مهم این است که در تهیه محصولات تکنولوژیک افراط نکنیم، چون گاهی این محصولات مطابق نیازهای ما نیستند. درست است که ابزارهای زیادی وجود دارند که می‌توانند کیفیت کسب‌وکار ما را بهتر، کارآمد‌تر و مفید‌تر کنند، اما اگر با نیازهای ما همخوانی نداشته باشند، به درد کسب‌وکار ما نمی‌خورند. در اینجا تعدادی از ابزارهای تکنولوژیک را که می‌توانند به بهره‌وری کاری شما کمک کنند، معرفی می‌کنیم:
۱- نرم افزارهای مدیریت مالی
نرم افزارهای مدیریت مالی به شما در بررسی فروش و هزینه‌ها، نظارت بر خرید صورت کالا، مدیریت جریان نقدی، نظارت بر لیست حقوق، بررسی دریافتی‌ها و دیگر اهداف مالی کمک می‌کنند. در این راستا، برنامه‌های حسابداری ابزار ارزشمندی برای مدیریت مالی کسب‌وکار هستند؛ چه برای نیازهای مشخص روزانه و چه انجام تحلیل‌هایی برای یک موضوع خاص. کسب‌وکارهایی که نیازهای مالی پیچیده‌تری دارند، ممکن است به بسته‌های نرم افزاری مالی خاص‌تری هم نیاز داشته باشند.
نرم افزار Microsoft Money یکی از این نرم افزارهای مالی است که با استفاده از ویژگی‌های آن میتوانید امور مالی و بودجه شرکت خود را مدیریت کنید، سرمایه‌گذاری‌ها را پیگیری کنید و برای پرداخت مالیات‌هایتان برنامه‌ریزی کنید. همچنین نرم افزارهای Quicken، Expensr، Gnu Cash، Wesabe، AceMoney و… دیگر نرم افزارهای مدیریت مالی هستند که می‌توانند در افزایش بهره‌وری کاری شما موثر باشند.
۲- نرم‌افزارهای بانکداری آنلاین و موبایل
خدمات بانکداری آنلاین، مانند اپلیکیشن «بانکداری آنلاین کسب‌وکار»، روش مناسبی را برای مدیریت حساب‌ها، پرداخت فاکتور‌ها و صورتحساب‌ها، انتقال صندوق‌ها و نیازهای دیگر، ارایه می‌دهد. همچنین با پیشرفت‌هایی که در تکنولوژی موبایل صورت گرفته، مدیریت مالی کسب‌وکار از هر زمان دیگری ساده‌تر شده است. تکنولوژی بانکداری موبایل این امکان را به وجود می‌آورد که حساب‌های خود را طوری زیر نظر داشته باشید که ترازهای جاری خود را ببینید، اطلاعات حسابتان را چک کنید و بدانید آیا چک‌هایتان پاس شده‌اند یا نه. حتی اگر گوشی هوشمند در اختیار ندارید، بانکداری از طریق پیام کوتاه به شما کمک می‌کند، وقتی به کامپیو‌تر دسترسی ندارید، با گوشی موبایل خود بر کسب‌وکارتان نظارت داشته باشید.
۳- نرم افزارهای CRM
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) این امکان را به وجود می‌آورد که داده‌های مرتبط با مشتری را استخراج کنید تا فرصت‌های استفاده نشده در کسب‌وکار را کشف کنید. این ابزار می‌تواند به شما بگوید که بهترین مشتری شما چه کسی است، کدام تکنیک‌های بازاریابی و فروش موفق‌ترند و کجا میتوانید خدمات مشتری خود را توسعه دهید. مزایای متداول استفاده از نرم افزار CRM عبارتند از: افزایش درآمد فروش، کوتاه‌تر شدن چرخه‌های فروش، افزایش احتمال ابقای مشتری و کاهش هزینه‌های فروش و بازاریابی.
۴- نرم‌افزارهای بازاریابی آنلاین
تکنولوژی آنلاین نقش مهمی در بازاریابی کسب‌وکار شما خواهد داشت. یک وب سایت می‌تواند کاربردی مثل یک بروشور آنلاین داشته باشد و از این طریق میتوانید با مشتریانتان در مورد کسب‌وکار و محصولات و خدماتی که ارایه می‌کنید، ارتباط برقرار کند. وب سایت‌های قوی‌تر حتی می‌توانند برای مشتریان این امکان را به وجود آورند که سفارشات خود را در سایت ثبت کنند، سوالاتشان را بپرسند و وقت ملاقات برای دیدار با مسئولین شرکتی را تنظیم کنند. همچنین خبرنامه‌ها و کمپین‌های ایمیل می‌توانند آگاهی دیگران را نسبت به شرکت شما توسعه دهند و با مشتری ارتباط برقرار کنند. یکی از این ابزارهای بازاریابی آنلاین، Userfly است که بازدید کاربران از وب سایت شما را به صورت آنی بررسی و آن را ثبت می‌کند. بعد از آن میتوانید موارد ثبت شده را پلی بک کنید و هر حرکت ماوس یا فعل و انفعالی که بازدیدکننده در سایت شما انجام داده، مرور کنید. نرم افزارهای Clicktale و Crazyegg نیز کاربردهای مشابهی دارند. نرم افزار AWeber نیز نرم افزار بازاریابی ایمیل است که ایجاد لیست ایمیل و برقراری ارتباط با مشتریان آینده را برای شما تسهیل می‌کند. با استفاده از ابزار دیگری به نام Google Website Optimizer، ساخت شرکت گوگل، میتوانید صفحات پیشنهادی خود را به صورت تصادفی به بازدیدکنندگان سایت خود نشان دهید و ترکیب‌های مختلف محتوای موجود بر روی صفحات خود را تست کنید و میزان رضایتمندی بازدیدکنندگان را مشاهده نمایید.
