برای آشنایی با سازمان آموزشی کاگو و نوع همکاری آن با تیم ترازپویش، مصاحبتی صورت دادیم.
دکتر سالکی در طول این گفت و گو بارها به این موضوع اشاره کرد که؛ ترازپویش همراه و همدل کاگو است.
صحبت های دکتر «محمدرضا سالکی» مدیرعامل انتشارات کاگو و همچنین «مهندس ساجدی» مدیرمالی این مجموعه را در ادامه این مطلب بخوانید…
چه دلایلی باعث شد که ترازپویش را انتخاب کنید؟
ما همواره خواهان عملکرد دانش مداری بوده ایم.
هم از لحاظ حسابداری وهم تفکری، سازمان ما اوضاع مناسبی داشته است.
ولی باز هم نشر مشکلات و چالش های مخصوص به خودش را دارد.
که یک عده ماهیت ها را در نشر نمی دانند و یا نمی بینند.
مانند: «قیمت تمام شده وترازنامه ها و جریان نقدی.»
این ها معضلاتی هستند که در نشر وجود دارند و درگذشته ما با سیستم های حسابداری کارمی کردیم.
که متاسفانه نمی توانستیم حساب هایمان را آنگونه که استاندارد است پیش ببریم.
نمیتوانستیم قیمت تمام شده را به درستی محاسبه کنیم.
زیرا آن سیستم ها خاصیت و توانایی مورد نظر ما را نداشتند.
به این معنی که با توجه به برنامه های پرهزینه و گسترده نشر، ما خواستار تغییر و تحول در سیستم بودیم.
ولی آن سیستم ها فریز بودند و توانایی تغییر نداشتند.
این دلایل باعث شد که به سمت «ترازپویش» برویم.
مهم ترین نیاز کاگو چه بوده است؟
همانطور که اشاره کردم مهم ترین نیاز ما «انعطاف پذیری در سیستم» بود.
این مهم ترین ویژگی تراز پویش است!
مسئولین «تراز پویش» واقعا قدرت مشاوره و علم و آگاهی در زمینه های مالی و حتی درکسب و کاررا دارند.
آنها پیشنهادهای تازه می دهند و درک بالایی دراین زمینه دارند.
چگونه کاگو با ترازپویش آشنا شد؟
درسال ۱۳۹۳ ما به چالش های جدیدی در مسائل حسابداری برخوردیم.
حسابها و موجودی هایمان بهم ریخته بود و تصمیم گرفتیم برنامه ریزی حسابرسی دقیق و سنجیده انجام دهیم.
آنقدر وضعیت بهم ریخته بود که حتی در بحث حسابرسی داخلی، کارها با مشکل انجام می شد.
همان جا بود که ما از جانب نرم افزار خود احساس ضعف کردیم.
از طریق یکی از حسابرسان آن زمان انتشارات، ما با مجموعه ی «ترازپویش» آشنا شدیم.
کم کم مسیر را طی کرده و موانع را یکی یکی برداشتیم.
تراز پویش پتانسیل و انعطاف قابل توجهی در بخش های مختلف داشت.
ما خواسته های زیاد و متنوع از آنها داشتیم که خودمان را چه از نظر حسابداری و قیمت تمام شده و حتی کنترل پروژه به روز کنیم.
باید بگویم نشر درعین حال که بسیار ساده است شبیه یک کارخانه ماشین سازی می ماند.
هم دارای خدمات می باشد و هم ویژگی های محصول را دارد.
از آن پس چون ترازپویش با ما همراه بود به رغم همه پیچیدگی های کار نشر، توانستیم سیستم خود را به خوبی توسعه دهیم.
مهندس ساجدی؛ شما درباره این همکاری بیشتر توضیح بفرمایید.
مهندس ساجدی (مدیر بخش مالی سازمان آموزشی کاگو):
وقتی همکاری با «ترازپویش» شروع شد، من به تازگی وارد کاگو شده بودم.
سه چهارماه اول درگیر شروع کار بودیم.
بهمن یا اسفند ماه ۱۳۹۴ بود که استارت کار راه اندازی سیستم زده شد.
به مسیر ادامه دادیم تا اینکه در سال ۱۳۹۵ شروع اصلی کار با ترازپویش آغاز شد.
در ابتدای راه و همچنین در بحث موجودی هایمان و بحث ریال موجودی ها و بهای تمام شده مشکلاتی وجود داشت.
موجودی هایی را که داشتیم نمی توانستیم وارد کنیم و در واقع عددی نداشتیم.
در کل، سیستم ما، سیستم درستی نبود.
با همکاری ای که با دوستان «تراز پویش» داشتیم، توانستیم بالاخره به یک تعداد و ریالی برسیم.
در ابتدا کار بسیار دشوار بود که یک برنامه به روال عادی پیش برود.
یکی از دلایل این دشواری، نبود بنیان قوی در سیستم گذشته ما بود.
از دیگر دلایل رفتن به سمت ترازپویش و تغییر سیستم گذشته، این بود که ما خواستار «دیتابیس» قوی در سیستم خود بودیم.
تراز پویش به بهترین شکل در این مسیر با ما همراه بود. برای ما اکنون این امر بسیار اهمیت دارد.
نقش ترازپویش در تصمیمات مهم مدیریتی انتشارات کاگو چه بود؟
مهندس ساجدی:
مسائل مالی ما نسبت به گذشته دگرگون شده است و این فقط یک برنامه نیست.
تفکر و راهکار ویژه ای است از جانب تراز پویش.
درگذشته ما دسترسی به یک سری گزارشات مدیریتی از جمله بحث خزانه و گردش های نقدی، گردش های انبار، در بحث فروش و انواع فروش وگزارش هایی که به تصمیم گیری مدیریتی کمک می کند نداشتیم.
ولی اکنون دکتر سالکی تصمیمات مهم را با توجه به دریافت گزارشات از «ترازپویش» و با قابلیت این سیستم اعمال می کنند.
لزوم استفاده از این نرم افزارها را در چه میبینید؟
دکتر سالکی:
طبیعتا در دنیای جدید یکی از الزامات توسعه، «آی تی» است.
سازمان هایی که رشد می کنند از «آی تی» برای توسعه خود استفاده می کنند.
این را تمام کسانی که دستی در کار دارند می دانند که در نهایت به مشکل «دیتابیس» های جزیره ای بر می خورند.
به طور مثال ما می خواهیم مشتری های خود را پیگیری کنیم.
از آنجا که حسابداری ما نمی تواند این کار پیگیری را انجام دهد، ما مجبور هستیم یک «سی آر ام» داشته باشیم.
که در نتیجه کار بسیار دشوار است.
سیستم تراز پویش دارای زیر ساخت مناسبی برای این کار است.
سابقه انجام این گونه کارها را در دیگر کارخانجات صاحب نام و بخش های مختلف دارا است.
این جزو همان خدمات کنارکار موسسه و شرکت «تراز پویش» تلقی می شود.
ما می توانیم با همکاری آنها تغییرات مناسب را ایجاد کنیم.
بعنوان مثال مؤلفه های نشر را درسیستم وارد کنیم.
و فعالیت هایی که با «دیتابیس»های مختلف در بیرون انجام می شود را یکپارچه کنیم.
و برایشان قیافه مالی در نظر بگیریم.
بتوانیم از این اطلاعات به عنوان شاخص های مالی و فعالیت های داخل سازمان در یک فرآیند اثر بخش استفاده کنیم.
مهم ترین ویژگی ترازپویش از نظر کاگو چه بود؟
دکتر سالکی :
انعطاف پذیری ترازپویش، مهم ترین ویژگی این سیستم برای ما بود.
همکاری با آنها در تصمیمات مدیریتی بسیار موثر بوده است.
مثلاً ما در گذشته میزان بدهی مشتری هایمان بسیار سخت بدست می آمد.
ولی اکنون این اطلاعات را به راحتی بدست می آوریم.
نکته دیگر اینکه به دست آوردن اطلاعات موجودی مواد برایمان کاری بس دشوار بود.
و دلیل این دشواری همکاری ما با موسسات چاپ و صحافی مختلف و دادن مواد اولیه به آنها می باشد.
از آنجا که امروزه این مواد اولیه بسیار گران قیمت می باشند، ما موجودی این مواد را در سیستم خود ثبت می کنیم.
بنابراین در عین حال هم موجودی های انتشاراتمان را پیش رو داریم و هم اطلاعاتی در باره موجودی و میزان مصرف مشتری هایمان داریم.
در کل با «ترازپویش» مدیریت موجودی برایمان خیلی راحت تر شده است.
اکنون شرایط فرآیند های سازمان آموزشی کاگو چگونه است؟
اکنون می توانیم کالاهایی که در انبارهای مختلف به صورت جزیره ای وجود دارند را در یک سیستم یک پارچه رصد کنیم.
از دیگر چالش ها و اهداف ما درآینده با «ترازپویش» این است که تا می توانیم «دیتابیس»هایمان را به مینیمُم برسانیم.
همچنین اکنون با این سیستم کاری جدید ما می توانیم «اینترفیس» داشته باشیم؛
یعنی رابطی که از روی نرم افزارهای دیگر اثر مالی ما را بخواند و اثر بگذارد.
فاکتورهایی در «تراز پویش» وجود داشته که ما را راغب به ادامه این همکاری کرده است.
از نظر شخص من بهترین امتیاز، انعطاف پذیری و همکاریشان برای پیشرفت مسائل داخلی مشتری هاست.
یکی بحث مشاوره و دوم بحث تغییر و تحولاتی که برای توسعه سیستم نیاز است.
دو مورد مهم است که من در سیستم «تراز پویش» می بینم.
ما یک مجموعه در حال توسعه هستیم.
یعنی کاگو واقعا شبیه یک مرکز تحول است و هرکسی با ما نمی تواند کار کند.
«ترازپویش» این قابلیت را دارد.
پشتیبانی ترازپویش برای سازمان آموزشی کاگو چگونه است؟
دکتر سالکی :
همکاری ما با تراز پویش به صورت متقابل است.
ارتقای کاگو هم از لحاظ مسائل فرآیندی کسب و کار است و هم از لحاظ مسائل مالی.
یکی از این همکاری ها مسئله قراردادهای پرسنلی مان است که ما قبلاً این اطلاعات را باید روی کاغذ و روی فرآیند دیگری سیو می کردیم.
اکنون در سیستم ترازپویش این اعداد و ارقام در محاسبه حقوق و دستمزد و جاهای دیگر کاربرد دارد.
و همچنین «فیلد»های حساس به محاسبه را در آن طراحی شده است.
که این موضوع باعث شده ما عملاً کل قراردادهایمان را به «ترازپویش» انتقال دهیم.
یعنی بخشی از کارهای منابع انسانی ما دیگر در این سیستم انجام می شود.
حضور و غیاب پرسنل کاگو با سیستم به چه صورت است؟
ما برای حضور و غیاب پرسنل یک نرم افزار داریم که اطلاعات را از آن می گیریم و سپس پردازش می کنیم.
اگر بتوانیم این نرم افزار را به «ترازپویش» وصل کنیم، نصف نیروی کار در ماه کم خواهد شد.
و می توانیم از آن نیروها جهت کار بهتر در منابع انسانی استفاده کنیم.
مهندس ساجدی :
در سازمان آموزشی کاگو به دلیل حجم بالای تعداد پرسنل، ایجاد دیسکت بیمه و مالیات کار سختی است.
که ما برای تهیه این دیسکت ها با کمک «ترازپویش» در هرماه با یک کلیک به راحتی یک سری اطلاعات پرسنلی را می گیریم.
و این موضوعِ صرفه جویی در زمان امر بسیارمهمی است.
دکتر سالکی:
اگر پشتیبانی خوب نباشد اساساً انگار یک چوبی لای چرخ سازمان رفته است.
مخصوصاً در مسائل مالی.
اکنون درکلیه کارها چه درفروش و چه درانبار، توانستیم اطلاعات را به صورت یکپارچه کنیم.
بنابراین اگر پشتیبانی خوب نباشد و سرویس آنلاین وبه روزنباشد، طبیعتاً نارضایتی به وجود می آید.
از مشکلات نرم افزارهای قبلی این بود که پشتیبانی بسیار ضعیف بود. اما «ترازپویش» این مشکلات را مرتفع کرده است.
ترازپویش را در آپارات، یوتیوب و اینستاگرام دنبال کنید!
برای ارتباط با ما و کسب خدمات ویژه با ما در تماس باشید.
