مدیریت فرآیند کسب وکار مفهومی است که افراد متعددی به مطالعه آن پرداخته اند و سعی در توسعه آن داشته اند . صحبت در این خصوص را با نقل قولی از یکی از بهترین متخصصان بازاریابی آغاز می‌کنیم. این عبارت، یکی از مهم‌ترین گام‌های تصمیم‌گیری در مورد مدیریت فرآیند کسب‌وکار استراتژیک برای یک شرکت را بیان می‌کند: برنامه‌ریزی استراتژیک.
گام های مدیریت فرآیند کسب و کار
برنامه‌ریزی استراتژیک یک روش مدیریتی برای تعیین مسیر مناسب برای آن دسته از سازمان هایی است که به دنبال رسیدن به درجه بالاتری از ارتباط با محیط است.
فیلیپ کاتلر
بعد از استفاده از برنامه‌ریزی استراتژیک و کشف مسیر کسب‌وکار نیاز به بررسی چگونگی نوآوری در فرآیندهای کسب‌وکار جهت رسیدن طی این مسیر احساس می شود . این بررسی به فهم این موضوع می‌پردازد که چگونه هر فرآیند ارزش مورد نظر سازمان در زنجیره ارزش را به مشتری یا کاربر نهایی تحویل می‌دهد. این ارزش می‌تواند در قالب خدمت یا محصول باشد. در این خصوص ، نیاز به بهبود یا ایجاد فرآیندهای کاملا مشخص است. طبیعتا این نیاز ما را به سمت استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار رهنمون می کند . ابزارهایی که پیاده‌سازی بسیاری از مراحل مهم مدیریت فرآیند کسب و کار استراتژیک را راحت تر می‌کند. برای مشخص شدن این نکته که ابزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار چگونه می توانند باعث ایجاد تغییر در زمینه پیاده‌سازی طرح BPM استراتژیک شوند ، نشان می‌دهیم که استفاده از این ابزارها تا چه حد با مراحل فرآیند پیاده‌سازی طرح مرتبط هستند.
فهمیدن استراتژی
واضح است کسی که نمیداند به کجا می‌رود، هیچ‌وقت به آن‌جا نخواهد رسید.
مرحله اول برنامه استراتژیک معمولا با تحلیل محیط داخلی و خارجی برای فهم نقاط ضعف و قوت کسب‌وکار شروع می شود . سپس به این می‌پردازد که چگونه باید از این مشخصه‌ها استفاده کرده یا حتی آن‌ها را تغییر داد . استفاده از نمودار SWOT می‌تواند به این تحلیل کمک شایانی کند. مولفه‌های ارزشمندی که برای این تحلیل در دست است به این ترتیبند : قابل اطمینان، امن، اطلاعات از پیش آماده. و با به یک سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار که از پیش در کسب‌وکار پیاده‌سازی شده است، در مورد این موارد مشاوره داده می‌شود.
آگاه کردن تمام مدیران از استراتژی
با استفاده از داده‌های واضح، گزارش‌های قابل اطمینان و اطلاعات شفاف، اطلاع‌رسانی تصمیمات مدیران ارشد به مدیران دیگر راحت تر می‌شود. بنابراین تیم مدیریت بر اساس داده‌های و واقعیت‌های شفاف آگاه می‌شود. نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در این زمینه کمک بسیاری می‌کنند. نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار باعث افزایش قابلیت اطمینان تصمیمات شده و باعث مشارکت افراد در تیم مدیریت می‌شود.
تعریف واضح اهداف در دیگر سطوح سازمان
پس از تهیه اهداف مدیریت فرآیند کسب و کار استراتژیک، مدیریت استراتژیک قوی نیاز به تعیین هدف برای دیگر سطوح سازمان دارد. (سطح تاکتیکی و سطح عملیاتی) در این‌جا نیز مدیریت فرآیند کسب‌وکار مطرح می‌شود . مدیریت فرآیند کسب‌وکار نه تنها به تعریف نحوه راه‌اندازی فرآیند بلکه به بهبود و طراحی دوباره فرآیند در جهت متناسب سازی با اهداف استراتژیک نیزکمک می‌کند.
پایش مداوم مدیریت فرآیند استراتژیک
با توجه به مراحل قبلی ، این‌که کسب و کار قرار است به کجا برود و چگونه به آن برسد مشخص شد. اما آیا کسب و کار در مسیر درستش پیش می‌رود؟ چطور قرار است رسیدن به شاخص‌های کلیدی عملکرد پایش شود؟
سیستم‌های مناسب مدیریت فرآیند کسب و کار نه تنها نتایج را به سرعت و کارآمدی پایش می‌کنند، بلکه طوری طراحی شده‌اند که به راحتی این داده‌ها را به سیستم‌های اطلاع‌رسانی انتقال می‌دهند. این انتقال باعث دسترسی کسانی که باید متوجه آن‌ها باشند می‌شود.
تصمیم گیری های سریع
مدیریت، تفکر منفعل نیست. مدیریت فعالیت در جهت ایجاد نتایج دلخواه و مناسب است.
پیتر دراکر
اگر امکان پایش پیوسته نتایج، تحلیل صحیح از اطلاعات تهیه‌شده توسط سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار وجود داشته باشد می توان تصمیم‌های سریع و محکم گرفت . این تصمیمات در جهت رسیدن به کارایی و اثربخشی در فرآیند موثر است.
مرور و بازبینی استراتژی
بر اساس تحلیل‌های بدست آمده شرکت‌ها به مرور طرح‌های استراتژیکشان می‌پردازند تا در جهت کسب ارزش های تعیین شده پیشرفت کنند . به علاوه این کار باعث درک ارزش موجود در محصولات و خدمات برای مشتریان می‌شود. طی این زمان، داشتن ابزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار جهت تهیه داده‌های تاریخی، نمودارها، نقشه‌ها، جدول‌ها، ماتریس‌ها و دیگر اطلاعات مفیدی که برای بازتعریف برنامه‌ریزی استراتژیک به کار می‌رود، بسیار مهم است. سپس باید این مراحل مدام تکرار و به‌روز کرد تا بتوان به اطلاعات جدید بازار دست پیدا کرد .
دراغلب سازمان‌ها فرایندهای کسب وکار نامرئی وکمرنگ است. کارکنان معمولاً مدل‌های ذهنی، فرضیات قدیمی، تعمیم‌های کاری و درک خود از روش انجام کارها را ، فرایند تعریف می‌کنند. با تعریف سازمان فرایندگرا با مفهوم مجموعه‌ای از فرایندهای ارزش افزا برای مشتری و درآمد زا برای صاحبان کار، لازم است با ایجاد ارتباط مناسب و بحث و تبادل نظر، این برداشت‌های فردی را به مدل و درک مشترکی از فرایندهای کاری تبدیل کرد .تکنیک‌های مختلفی ازجمله تکنیک نقشه شناختی Cognitive Mapping Technologyکه مبتنی بر نگاه از بالا به پائین است، شکل ارائه کار را به طور واضحی تشریح کند .این شکل اجازه به تصویر کشیدن، تحلیل ومقایسه مدل‌های ذهنی را می‌دهد. چارت سازمانی هم یک سند شناخته شده برای شناخت مدل ذهنی و تقسیم اتوریته سازمان از دید صاحبان کار است. توسعه این اسناد یک رویکرد مؤثر بر ایجاد یک اجماع و هم نظری و تنظیم الویت‌های اجرائی استراتژی‌ها می‌تواند باشد.
اولین قدم در ایجاد کسب وکار فرایند گرا، ایجاد نگاه جدید به سازمان، با ذره بین فرایندها است.این چیزی است که می‌توان آن را ” نگاه فرایندی” نامید. ایجاد یک بینش فرایندی مشترک باید شامل تمامی پرسنل سازمان می شود و نه تنها فقط بر روی کاغذ بلکه در عمل هم صورت می گیرد. عدم وجود این فرهنگ سریعترین راه شکست تغییر سازمان است.
از سال ۱۳۸۹ شرکت‌های نرم‌افزاری ایرانی نیز اقدام به تجاری کردن محصول مدیریت فرایندهای کاری خود نمودند. ترازپویش یکی از شرکت های بزرگ در این عرصه می باشد که از سال ۱۳۸۹ فعالیت خود را به صورت رسمی آغاز کرد و با هدف پیشرفت تکنولوژی های روز نرم افزاری، همواره یاور و پشتیبان شرکت های متعددی نظیر اسنپ، کاوه سلولز، انتشارات کارگو، مجتمع تجاری پالادیوم، شرکت بزرگ هنکل و بسیاری از شرکت های دیگر می باشد.
همچنین بخوانید :
- چند مورد از مهارت های یک حسابدار موفق
- اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت ها
- سیستم اتوماسیون اداری
