BPMS یا مدیریت فرآیند کسب‌وکار کوتاه شده‌ی عبارت Business Process Management Software است.
این عیارت بعضی‌اوقات جایگزین عبارت Business Process Management Suite نیز می‌شود و به جای آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
که بامعنای نرم‌افزار BPMS یا مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار شناخته می‌شود.
این مقاله قصد دارد شما را در مسیر مدیریتتان همراهی کند.
اگر می‌خواهید بهترین سیستم‌های مدیریت فرآیندی کسب‌وکار را در اختیار داشته باشید، ما به شما نرم‌افزار BPMS را پیشنهاد می‌کنیم.
BPMS یا مدیریت فرآیند کسب و کار نرم‌افزاری است که به شما کمک می‌کند تا با کمترین تسلط بر زبان برنامه‌نویسی، فقط با دارا بودن یک محیط گرافیکی، اقدام به یکپارچه‌سازی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان بنمایید.
مراحل اصلی در BPMS یا مدیریت فرآیند کسب‌وکار
تجزیه‌وتحلیل
طراحی
پیاده‌سازی
اندازه‌گیری
و بهبود مستمر فرآیند
دنیای فنّاوری در هرلحظه در حال تغییرات منحصربه‌فردی است.
اگر صنایع و سازمان‌ها نتوانند خودشان را با این تغییرات وفق دهند خیلی سریع از گردونه رقابت خارج‌شده و با شکست جهان صنعت را ترک می‌کنند.
به همین دلیل نرم‌افزارها و مدل‌هایی از این قبیل ابداع‌شده‌اند تا کمی از ریسک و تهدیدات سازمان بکاهند.
عملکرد و هدف نرم‌افزار BPMS نیز همین است.
از آنجایی‌که شما برای سازمان خود تلاش زیادی می‌کنید و هزینه‌های هنگفتی را می‌پردازید پس باید به همان اندازه از این ارائه خدمت سود ببرید و در این راه از رقبای خود جای نمانید.
.
” همیشه انجام مستمر و دائم یک فعالیت می‌تواند تأثیر و نتیجه‌ی خوبی در پی داشته باشد.“
ممکن است بار ها از خود پرسیده باشید، ما چگونه خود را با این پیشرفت‌ها یکسو کنیم؟ و چه زمانی، روش‌ها و دستورالعمل‌های قدیمی را که گاهی تأثیر عکس‌دارند، متوقف کنیم؟
در اینجا است که می‌توانیم از BPMS یاد کنیم.
اجرای BPMS یا مدیریت فرآیند کسب و کاردر اکوسیستم خود، فواید زیادی را به ارمغان می‌آورد، ازجمله:
بالابردن سطح هوش عملیاتی: بی پی‌ام، با کاهش فعالیت‌های تکراری، یکنواخت و خسته‌کننده که به معمول بدون قصد اتفاق می‌افتد، باعث بهبود عملکرد کسب‌وکارتان می‌شود.
چابکی سازمان: قابل تغییر و منعطف نبودن بعضی فرآیندها، غرق شدن شمارا در دریای رقابت در پی دارد. ” ما این خطر را از قبل گوش زد کردیم.”
باید بتوانید سازمان خود را با تغییرات تقاضا و خواسته‌های مشتریان خود، تغییر دهد.
می‌خواهید به‌سرعت تغییر کنید وخود را با نیازهای بروز مشتریانتان همسو کنید؟ “ما به شما BPMS یا مدیریت فرایند کسب و کار را توصیه می‌کنیم.”
ویژگی‌هایی که نرم افزار BPMS یا مدیریت فرآیند کسب و کار باید دارا باشند:
نقشه‌برداری فرآیند: بودن واسطه یا به عبارتی زبان نشانه برای توصیف فرایند
موتور فرآیند: سکویی است که توانایی کنترل، نظارت و رهبری جریان اطلاعات را دارا است.
طراحی فرم: جایگاهی است که داده‌ها را ثبت می‌کند و در ادامه نمایش می‌دهد.
قابلیت ادغام با سایر سیستم‌ها: قابلیت ادغام با سایر دستگاه‌هایی که سیستم‌های اساسی و کاربردی را به اشتراک می‌گذارد.
تجزیه و تحلیل: تجزیه و تحلیل برای مشخص کردن مشکلات فرایند
ارتباطات: ارتباطات زمانی کاربردی است که کاربران اطلاعات اضافه‌شده به روند را ارسال کنند.
ارزش‌های نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای شرکت ها
- نرم‌افزار فرآیند کسب‌وکار برمبنای قوانین تجاری، فرآیندهای سازمان را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد.
- سری وظایفی که برای کارکنان تکراری و یکنواخت می‌باشند را حذف می‌کند.
- تصمیمات هوشمندانه را به‌صورت مکانیزه می‌گیرد.
- بر عملکرد و فعالیت‌های کارکنان و اعضا، علاوه بر آن جریان کار، نظارت کامل دارد.
- این امکان را به مدیرت می‌دهد که: برتمامی نرم‌افزارهای سازمان مدیرت داشته باشد.
- ازجمله معضل‌های موجود در خطوط تولید، می‌توان به گلوگاه‌ها اشاره کرد که نرم‌افزار فرآیند کسب‌وکار قادراست آن را شناسایی کند.
- سرعت گردش کار را تسریع می‌کند که این موضوع، رضایت مشتریان را نتیجه می‌دهد.
- این نرم‌افزار توانایی به‌روزرسانی را نیز دارا است.
- قابلیت آن را دارد که: در کمترین زمان ممکن فرآیندهای جدید را ایجاد کند.
مراحل شش‌گانه پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار
این مراحل توسط متخصصان تحلیلگر، به‌طورمعمول مشاوران شرکت‌هایی که تولیدکننده هستند، اجرا می‌شود.
- در این مرحله طراحی مدل فرآیند که طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن است، انجام می‌شود.
- تعیین نحوه‌ی ذخیره‌سازی داده‌هایی که در فرآیند وجود دارند، نیز در این مرحله انجام می‌شود.
- طراحی برگه‌هایی که داده‌ها را به کاربران سیستم نشان می‌دهد.
- به جهت انجام خودکار سیستم تعدادی قوانین و تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار ایجاد می‌شود.
- اشخاصی که می‌بایست در هر مرحله از فرآیند اقداماتی را انجام دهند، نیز مشخص می‌شود.
- این مرحله یکپارچه‌سازی نام دارد، طی آن با سایر نرم‌افزارها و فرآیندهای سازمان برای مبادله کردن داده‌ها، ارتباطی برقرار می‌شود.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار و اجرای آن
اجرای نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار تنها به انتخاب مناسب‌ترین نرم‌افزار ختم نمی‌شود، بلکه سازمان ملزم به‌گزینش سکویی مناسب، اتخاذ فرآیند، تنظیم معیارها، مشمولیت تمامی ذی‌نفعان سازمان، آموزش کاربران و فرهنگ‌سازی نیز است.
درهرزمان که تصمیم به پیاده‌سازی و به‌کارگیری نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار در سیستم خود بودید، ساده‌سازی این نرم‌افزار در جهت فعالیت‌های سیستمی، مسئولیت‌ها و وظایف کارکنان، می‌تواند در این امر مشوق شما باشد.
ابزارهای نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار، مرکزیت بر راه‌اندازی یک نرم‌افزار کاربردی یا فرآیندی خاص را جایگزین تجزیه‌وتحلیل مستمر و بهبود بلندمدت سازمان کرده‌اند.
در سازمان‌ها، همیشه به‌راحتی نمی‌توان که با دیگر اعضا تصمیم مناسب و درستی را اتخاذ کنیم.
علل الخصوص اگر یکسری دستورالعمل‌های کلیدی و مخصوصی از الزامات در سازمان حکم‌فرما باشد.
در پی آن ناگزیر ملزم به در نظر گرفتن عوامل مختلفی هستیم.
مواردی هم چون قیمت، شرایط، مدت‌زمان قرارداد، پشتیبانی از اقدامات، خدمات، تخصص و آموزش کارکنان که بسیار نجات‌بخش سیستم می‌باشد، ازجمله ارزش‌های مهم برای تصمیم گیری درست خواهند بود.
ماتریس تحلیل تصمیم‌گیری این مهم را برای سازمان ایجاد می‌کند و از اینکه مجموعه عوامل یادشده با استفاده از یک روش صحیح در سازمان اجرا شوند اطمینان حاصل می‌کند.
دارا بودن این ابزار بسیار قدرتمند، قابلیتی است که در آن توسط آن شماری از آلترناتیو های مناسب و خوب را انتخاب می‌کنید و بسیاری از عوامل مختلف را به‌حساب می‌آورید.
مزایای به‌کارگیری این سیستم در سازمان
- شناسایی فرآیندها، اصلاح و اجرای آن‌ها
- رشد و تسریع روند بهره‌وری
- مدیرت نمودن تغییرات و نوسانات بدون بروز هیچ اشکال و شکافی در امور جاری سازمان
- کنترل و به حداقل رساندن هزینه‌های مرتبط با توسعه‌ی برنامه‌های کاربردی سازمان
- امکان پیاده‌سازی مستمر و دائم فرآیندهای سازمان
- منسجم ساختن فرآیندها و خدمات سازمان
- قدرت و فرصت نظارت و کنترل وظایف کارکنان و رهگیری امورات محول شده به آن‌ها
- توانایی بررسی میزان پیشرفت فعالیت‌هایی که در حال انجام هستند.
- تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌های مدیریتی
تعدادی از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار
- Process Maker
- Bizagi
- Kiss flow
- com
- Orchestly
- IBM Blue works Live
- Novacura
- K2 platform
- SAP Business By Design
- Camunda BPMS
- Trisotech
- Signavio
معیارهای مقایسه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار
- رابط کاربری: که میزان تازگی وجدید بودن این نرم‌افزار را بازگو می کندو خواستار نظر شما در رابطه با تازگی وجدید بودن نرم‌افزار است که آیا در زمان استفاده از آن این امروزی بودن آن احساس می‌شود یا خیر؟
- قابلیت استفاده: که در رابطه با سطح آموزش و فراگیری آن است.
- کارایی: تقویت پایگاه داده، مدل‌سازی بصری گردش کار را در برمی‌گیرد.
- خودکارسازی: توانایی خودکارشدن فرآیندهای کاربردی و رایج را تعیین می‌کند.
- ادغام: می‌توان پرسید که آیا می‌توان سندها را در قالب‌های مختلف صادر کرد یا خیر؟
- ارزش این نرم‌افزار در قیاس با هزینه آن
اقداماتی که BPMS انجام می دهد:
از زمان اجرای نرم‌افزار مدیرت فرآیند کسب‌وکار در سیستم، جریان‌های فرآیندی تحلیل‌شده در سازمان‌ها، همان‌گونه که تحلیل‌شده‌اند به همان صورت اجرا می‌شوند.
همین‌طور بین سیستم‌های مختلف و فرآیندها ارتباط شکل‌گرفته است.
هشیاری از وضعیت فرآیندها از طریق مشاهده تغییرات که ممکن است با گذر زمان در سازمان رخ دهد، با استفاده از عملکرد واقعی فرآیندها انجام می‌شود.
حاصل این اقدام، بهبود دائم بر فرآیند پیاده‌سازی است.
این سیستم نقطه‌ی عطف سازمان است زیرا توانایی یکپارچه کردن و پیوند زدن کارکنان، سیستم‌های اطلاعاتی، کسب‌وکارها، ذی‌نفعان، با یکدیگر را دارا است.
با به‌کارگیری سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار در سازمان، مدیر می‌تواند نیمی از فعالیت‌های خود را ازجمله، نظارت دقیق بر روند اجرای دستورالعمل‌های جاری، گزارش‌های آماری به جهت بهینه‌سازی دائم فرآیندها، به‌راحتی و اطمینان انجام دهد.
داشتن اطلاعات لحظه‌به‌لحظه‌ی سیستم برای نظارت و کنترل دقیق اقدامات عملی است که با استفاده از سیستم مدیرت فرآیند کسب‌وکار میسر می‌شود.
برای پیاده‌سازی برخی تغییرات در سازمان، ریسک و هزینه‌های زیادی را در پی دارد.
همین‌طور سازمان باید از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردار باشد تا در صورت اعمال تغییرات ساختار اصلی خود را از دست ندهد.
سیستم BPMS از این بابت نیز دغدغه‌ی مدیران را پاسخگو بوده است و ویژگی اعمال تغییرات با صرف کمترین زمان، بدون داشتن دانش برنامه‌نویسی را محقق ساخته است.
تفاوت BPMS و نرم‌افزار مدیریتی مانند ERP
ERP برنامه‌ای از قبل طراحی‌شده است که توانایی فرآیند سازی و طراحی را دارا نمی‌باشد.
برای آسان شدن استفاده کاربران از این برنامه می‌بایست، پارامترهای انعطاف‌پذیر و منطبق با فرآیندها را در اختیار داشته باشد.
این در صورتی است که BPMS قابل طراحی به‌منظور استفاده برای گردش کار می‌باشد.
ERP نرم‌افزاری پشتیبان است که: وظیفه‌ی حمایت از فعالیت‌های فرآیند سازی رابرعهده دارد.
در آخر اینکه هردو نرم‌افزار کامل‌کننده هم هستند و نقش مکمل یکدیگر را ایفا می‌کنند.
۴ رکن اصلی نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار
خلق مدل: مسیر خود را مشخص کنید و زمان و هزینه‌های مرتبط با اجرای فرآیندهای سیستم را اندازه‌گیری کنید.
این بخش فاز نخست در به‌کارگیری سیستم BPMS است.
اهمیت این بخش با توجه به این تعریف که; ” در یک فرآیند داده‌هایی با عنوان ورودی در اختیار سیستم قرار داده می‌شود، در اینجا فرآیندها این ورودی‌ها را دریافت کرده و برای خلق ارزش‌افزوده آن‌ها را به خروجی‌های مدنظر تبدیل می‌کند”، نمایان می‌شود.
در این میان باید به پیوسته بودن فرآیندها که منجر به مشخص شدن تقدم وتاخری و مزید بر آن پیش‌نیازی کار ها می‌شود، اشاره کرد.
خودکار ساختن: فرآیندهای دستی بسیار زمان‌گیر و کمی سنتی هستند بهتر است آن هارا به فرآیندهای الکترونیکی تکامل و ارتقا دهید.
مدیریت: سعی کنید نگرش در باب فرآیندهای خود، تأثیرگذاری شرکت‌کنندگان در فرآیند، دیتاهای کسب‌وکار در آن فرآیندها را به دست آورید.
بهینه ساختن: همان‌طور که از نام بهینگی استنباط می‌شود، باید در زمان و هزینه کمترین مقدار را صرف کنید.
در نهایت شما قادر هستید با به‌کارگیری از نرم‌افزار مدیرت فرآیند کسب‌وکار:
- فقط با استفاده از حداکثر ۳۰% از توان کاربردی سازمان که زمان و هزینه را در برمی‌گیرد، نرم‌افزارهای تخصصی و موردنیاز سازمان را تولید کند.
- سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به‌صورت مکانیزه در ساختار سیستم به اجرا دربیاورید.
- تأمین شیوه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) با رشد بلوغ فرآیندی و سیستمی سازمان.
- برای حذف کاغذ از روال مکاتبات اداری، مجموعه فرم‌ها و گردش‌های سازمان را الکترونیکی می‌کنیم.
