Workflow یا گردش کار پایه و اساس هر کسب و کار است. صرف نظر از اینکه کسب وکار شما مربوط به چه صنعتی است یا چه کار انجام می‌دهید، احتمالا بسیاری کارها وجود دارد که شما آن را به صورت روزانه و روتین تکرار می‌کنید و در پایان روز کسب و کار شما واقعا فقط مجموعه ای از فرایندها و کارهای روزانه بوده است.
Workflow (گردش کار)
Workflow دقیقا چیست؟
گردش کار به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها اطلاق می‌گردد، که برای تکمیل یک وظیفه لازم است. به بیانی دیگر، گردش کار به افراد در مستندسازی و مدیریت وظایف در پروژه‌ها کمک می‌کند و این امر با پیاده‌سازی فرایندهای کاری روی مستندات محقق می‌گردد. گردش کار به سازگاری فرایندهای کاری در سازمان‌ها کمک می‌کند و همچنین میزان تأثیرگذاری سازمان‌ها و تولیدات را با مدیریت وظایف و مراحلی که در فرایندهای کاری وجود دارند، بهبود می‌دهد.
سازمان‌ها از گردش کار برای مشارکت کارکنان در انجام وظیفه و همگام سازی داده‌ها در بین سیستم‌ها استفاده می‌کنند و از آن در رسیدن به اهدافی چون بهره‌وری، مسئولیت پذیری و سود بیشتر بهره می‌جویند. گردش کار گاهی به عنوان مجموعه‌ای از وظایف که یک خروجی را تولید می‌کنند، تعریف می‌شود. به علاوه گردش کار به جابه جایی خودکار مستندات یا داده‌ها در یک توالی از فعالیت‌ها و وظایف‌ها که به یک فرایند مربوط می‌شوند، نیز گفته می‌شود. گردش کار می‌تواند با امکان اضافه کردن منطق کسب و کار به مستندات و آیتم‌ها در فرایند کاری، برای کنترل فرایندهای کسب و کاری در یک سازمان مورد استفاده قرار گیرد. منطق کاری مجموعه‌ای از دستورالعمل هاست و گردش کار، این مجموعه از دستور العمل‌ها که باید در طی فرایند بر روی یک مستند یا آیتم اتفاق افتد را مشخص و کنترل می‌کند. گردش کار هزینه و زمان را در اجرای فرایندهای کاری با نظارت بر آنها کم می‌کند. هر شرکت یا سازمانی از گردش کاری استفاده می‌کند. درواقع Workflow همان وظایف روزانه ای است که کارکنان شما انجام می‌دهند. با این حال در اکثر موارد، با وجود اینکه تیم شما می‌داند وظایف و مسئولیت های روزانه آنها چیست، گردش کاری در سازمان شما مستند یا تجزیه و تحلیل نشده است. به هرحال مدیران پیشرو همیشه به دنبال آن هستند تا کسب و کار خود را بهتر اجرا کنند. بدین منظور آنها سعی می‌کنند با استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار(BPM) قسمت هایی از کار خود را که قابل بهبود است شناسایی کرده و آن را بهبود بخشند.
Workflow بر روی کاغذ
Workflow را می‌توان در قالب یک نمودار یا به عنوان یک چک لیست تهیه کرد. به طوری که شما از طریق فرایندهای کسب و کار پیش می‌روید، آن را به طور دقیق مرتب می‌کنید و روی کاغذ پیاده می‌کنید. مزیت اصلی نقشه برداری از کسب و کار این است که شما به جای داشتن یک ایده از آنچه قرار است در کسب و کار انجام شود، یک دید کلی نسبت به کسب و کار به دست خواهید آورد. Workflow می‌تواند برای مدیریت فرایندهای کسب و کار یا مهندسی فرایندهای کسب و کار بسیار مفید و کمک کننده باشد. هنگامی که شما فرایندهای دقیق کسب و کارتان را می‌دانید، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی آن بسیار ساده تر است.
از جمله مزایای گردش کار می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- کاهش حجم کاغذبازی اداری و کارهای روزمره ای که باید به طور دستی انجام شود
- تسهیل و تسریع ارتباطات سازمانی و انسانی
- کاهش اشتباه ها و در نتیجه افزایش صحت داده ها
- تقویت امنیت سازمان
- افزایش کارایی از طریق خودکار کردن پردازش های تجاری و حذف مراحل غیرضروری
- بهبود مدیریت پردازش های تجاری از طریق شیوه های کاری استاندارد و توانایی بازرسی بهتر
- بالا رفتن سطح انعطاف پذیری در سازمان
- بهبود پردازش های تجاری از طریق ساده سازی آنها
- ایجاد زمان مطمئن برای تحویل کالا یا سرویس تولیدی
- کاهش انبارداری به حداقل
- بهبود خدمات رسانی به مشتریان
نمونه هایی از گردش کار
گردش های کار با توجه به اهدافی که دارند شناخته می شوند. در زیر به چند نمونه از گردش های کار آورده شده است…
- گردش کار مدیریت مستندات
سازمان های بسیاری هستند که این گردش کار را در دل سازمان خود دارند. به عبارتی، یک مستند نیاز به تایید، تغییر و اضافه کردن متن در طی یک گردش کاری از این نوع را دارد.
- خدمات مشتریان (پیگیری سفارش)
این گردش کار به مشتری اجازه می دهد در صورتی که در سازمان درخواستی را ثبت کرده است، بتواند آن را رهگیری کرده و در آن تغییراتی را اعمال کند.
- مدیریت تعطیلات
گردش کاری که شامل مدیریت تعطیلات کاربر، رزرو هتل، رزرو پرواز و سایر اقدامات مربوط به آژانس های مسافرتی است.
اجزای گردش کار
یک گردش کار می تواند به صورت نمودار های فنی فرمال یا غیر فرمال نمایش داده شود که به صورت مجموعه ای از جریان ها بین مراحل پردازش است. گردش کار اصولا توسط سه پارامتر زیر تعریف می شود.
- مقدار ورودی : شامل اطلاعات و مقادیری است که برای کامل شدن یک مرحله از گردش کار، مورد نیاز است.
- قوانین تغییر : الگوریتم هایی که توسط نقش های انسانی یا سیستمی یا ترکیبی از هر دو انجام می شود را قوانین تغییر گویند.
- مقدار خروجی : اطلاعات و مقادیری که توسط هر مرحله تولید شده و به عنوان ورودی به مرحله بعد داده می شود را گویند.
گردش ها کار به سه دسته تقسیم می شوند.
- ترتیبی : دراین گردش کار برگشت به مرحله قبل وجود ندارد.
- سیستمی : این گردش کارها پیچیده تر هستند و امکان بازگشت به مرحله قبل را نیز دارند.
- مبتنی بر قوانین : این دسته همانند گردش کارهای ترتیبی هستند اما با این تفاوت که قوانین هستند که پیشرفت در فرایند را تعیین می کنند.
گردش کاری به سه حالت ممکن است شروع شود.
- زمانبندی شده : با توجه به زمانی که برای شروع و تکرار آن در نظر گرفته شده است، شروع می شود.
- فرم : در واقع رایج ترین نوع شروع در گردش کار است که کاربر با پر کردن فرم و ارسال آن، گردش کار را به جریان می اندازد.
- API : سیستم های دیگر می توانند یک گردش کار را در قالب پیامک اعلان یا وب سرویس و به کمک API شروع کنند.
نرم افزار Workflow
با توجه به اینکه در عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم، جای تعجب نیست که اکثر نرم افزارها می‌توانند کارهای بیشتری نسبت به قرار دادن اطلاعات دستی در نمودار انجام دهند. شما می‌توانید به جای داشتن چک لیست کارکنان خود، اطلاعات را به نرم افزار گردش کار مورد علاقه خود بدهید. در بسیاری موارد، نرم افزار نیز مبتنی بر چک لیست یا نمودار است. تفاوت اصلی بین نرم افزار و پیاده سازی روی کاغذ این است که نرم افزار بسیار کارآمدتر است. شما با استفاده از نرم افزار می‌توانید ببینید چه اتفاقی در فرایندهای شما در زمان های واقعی می‌افتد، چه کسی مسئول است؟ آیا مشکلی وجود دارد؟ و بسیاری موارد دیگر.
نرم افزار Workflow چه مزایایی برای کسب و کار شما دارد؟
- بهره وری : جریان کار توسط نرم افزار ردیابی می‌شود بنابراین شما همیشه می‌توانید بررسی کنید که در کجای کار هستید.
- اتوماسیون : می‌توانید بسیاری از وظایف روتین و معمول خود را با نرم افزار Workflow خودکار کنید.
- ریسک کمتر : خطاهای انسانی همیشه وجود دارد، نرم افزار Workflow ریسک خطاهایی انسانی را کاهش می‌دهد و شما مطمعن هستید که چنین اتفاقی رخ نخواهد داد.
- مسئولیت : با استفاده از نرم افزار شما همیشه می‌دانید که چه کسی مسئول است و اگر کاری اشتباه پیش رود می‌توانید شخصی که مسئول آن است را به راحتی پیدا کنید.
همچنین بخوانید :
