یکی از فعالیت‌های مهمی که زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد، انبارگردانی است. انبارگردانی با هدف کنترل موجودی انجام می‌شود.
بدون انبارگردانی، موجودی واقعی و موجودی ثبت شده کنترل نخواهند شد و در حفظ و نگهداری کالاهای سازمان مشکلاتی به وجود خواهد آمد.
از عملیات انبارداری جهت جلوگیری از چنین مشکلاتی استفاده می‌شود.
انبارگردانی چیست؟
مجموعه فعالیت‌های کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالا در بازه‌های زمانی مختلف و بررسی آن‌ها جهت اطمینان از عدم مغایرت با موجودی ثبت شده در انبار و کاردکس کالا، انبارداری نام دارد.
اطلاع از موجودی در شرکت‌ها مهم‌ترین راه برای کنترل اقلام دارایی است.
سود و زیان هر شرکتی تاثیرپذیر از ارزش موجودی‌ها در پایان هر دوره مالی هستند.
ممکن است به دلایل مختلفی چون موارد زیر، در اطلاعات ثبت شده در نرم افزار مالی و موجودی واقعی انبار اختلاف باشد:
- اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم
- عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش ضایعات ثبت‌نشده
- سرقت
به همین دلیل، باید در فواصل زمانی مشخص انبار تحت بررسی قرار گیرد.
اهداف انبارداری
همانطور که گفته شد، فرآیندی که طی آن موجودی اقلام شمارش می‌شود تا از لحاظ کمی و کیفی در مقایسه با کالای ثبت شده در سیستم اطمینان ایجاد شود، انبارگردانی گویند.
یکی از فعالیت‌هایی که در انبارگردانی انجام می‌شود، چسباندن تگ به کالا است.
پلمپ انبار، وارد یا خارج نشدن کارکنان و افراد به انبار، منظم کردن کالاها و دیگر موارد امنیتی در انبارگردانی انجام می‌شوند.
سرپرست گروه، انباردار، گروه کنترل و گروه های شمارش‌گر (که هر گروه ۲ نفره است – یک نفر شمارش‌گر و یک نفر ثبت کننده – که وظیفه دارند اقلام را شمارش و در تگ های شمارش ثبت کنند) این وظیفه را بر عهده دارند.
حضور انباردار در فرآیند انبارگردانی به دلیل اطلاعاتی که نسبت به کالاهای انبار دارد الزامی است.
موارد زیر از مزایای انبارداری هستند:
- اطمینان یافتن از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
- کاهش خطای انسانی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
- جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
- جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
انواع انبارگردانی
انبارگردانی می‌تواند به 3 شکل متفاوت باشد:
انبارگردانی پایان سال: نوعی انبارگردانی که در پایان هر سال و با شمارش تمامی کالاها انجام می‌شود.
انبارگردانی میان‌دوره: نوعی انبارگردانی که اغلب در پایان نیم‌سال اول انجام شده و در آن تمامی کالاها شمارش می‌شوند.
انبارگردانی رندوم: در بازه‌های زمانی کوتاه (زمان‌هایی کمتر از دو نوع قبل) انبارگردانی رندوم انجام می‌گیرد.
در این نوع، تنها تعداد برخی کالاها شمارش و مقایسه می‌شوند.
انبارداری قدیمی یا مدرن؟
انبارگردانی تا چند سال پیش به صورت دستی و سنتی با شمارش تک تک کالاها و ثبت آن‌ها انجام می‌شد.
این روش ضمن طولانی بودن و هدر دادن زمان زیادی، امکان خطا در شمارش، ثبت و حتی نگهداری کالا را با مشکل روبرو می‌کرد.
با ظهور فناوری‌های مدرن و نرم‌افزارهای مختلف این روش جای خود را به روش‌های جدید داد.
نرم‌افزار انبارداری چیست؟
یکی از راه‌های جدیدی که در بسیاری از شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، استفاده از نرم‌افزار انبارداری است.
همانطور که گفته شد، انبار بخش مهمی از یک سازمان است چرا که محل نگهداری دارایی‌های بسیاری از شرکت است.
مدیریت انبار باید به خوبی و با قدرت صورت گیرد.
کنترل و اداره انبار، سخت و پرهزینه است. این دلایل سازمان‌ها را بر آن داشت که به دنبال رو‌ش‌هایی با حداقل زحمت و بیشترین بازدهی باشند.
سیستم‌های مدیریت و نرم‌افزارها از فناوری‌های روز دنیا هستند که به شرکت‌ها در این زمینه کمک می‌کنند.
در انبارگردانی، کالا حفظ و نگهداری می‌شود. در چنین عملیاتی، فعالیت‌هایی چون آماده کردن، حفظ کردن، تحویل گرفتن و توزیع کالا و مواد در زمان مناسب و با قیمت خوب انجام می‌گیرند.
وجود یک نرم‌افزار انبارگرداری یا نرم‌افزار مالی و حسابداری خوب و کامل که ضمن ارائه تمامی خدمات هزینه‌ای پایین نیز داشته باشد بهترین راه حل این مشکل خواهد بود.
با استفاده از این نرم‌افزار کالا را کنترل و مدیریت کنید، خروج و ورود کالا را ثبت کنید و انواع فاکتورهای خرید و فروش را به‌سادگی صادر کنید.
با استفاده از این روش، از وقفه در کار جلوگیری کنید و سرمایه و کالاهای خود را در بهترین شرایط حفظ کنید.
این نرم‌افزار در هر لحظه امکان ارائه گزارش به مدیر را می‌دهد.
