معیارهای مهم در انتخاب سیستم برنامه‌ریزی سازمان یا ERP

با پیچیده‌شدن کسب و کارها، انتخاب و استفاده از یک سیستم برنامه ریزی منابع انسانی (سیستم ERP) چندان آسان نخواهد بود.

فرآیندهای کسب و کار، همانند سیستم‌های ERP پیچیده هستند، بنابراین خرید و استفاده از سیستم‌های برنامه ریزی منابع انسانی نیز به تحقیق و بررسی نکات خاصی دارد.

پیش از انتخاب یک نرم‌فزار ERP باید نکات و ویژگی‌های مربوط به آن را به خوبی بشناسید و متناسب با آن‌ها، با توجه به نیازهای کسب و کار و انطباق آن‌ها با سیستم ERP یک انتخاب مطمئن داشته باشید.

مطالعات نشان می‌دهد که خریداران سیستم‌های ERP عموما با مشکلات زیر روبرو هستند:

• مدیریت اطلاعات سازمان از خلال نرم‌افزارهای موجود
• سیستمی برای مدیریت روابط مشتریان، به گونه‌ای ضمن داشتن قابلیت‌های لازم با سایر سیستم‌ها یکپارچه باشد.
• به روز نگه‌داشتن فناوری‌های موجود همراه با رشد و توسعه کسب و کار

مشکلات مذکور، و سایر مشکلات احتمالی نیاز شناخت سیستم ERP و انتخاب آن مطابق با نیازهای سازمان را الزامی ساخته است.

برای این‌که انتخاب درست و اصولی داشته باشید، باید به نکاتی پیش از خرید ERP توجه کنید. این مقاله به بررسی این نکات می‌پردازد:

• درک بازار سیستم ERP
• بررسی نیازهای کسب و کار
• تشکیل مجمعی برای انتخاب سیستم ERP
• ارائه طرح جامع از نیازمندی‌های اساسی و الزامات کسب و کار
• ایجاد فهرست تامین‌کنندگان
• تهیه فهرست نیازمندی‌ها و ارائه به تامین‌کننده
• دمو در محل مشتری
• مذاکره و تصمیم‌گیری

با ترازپویش همراه باشید.

شناخت بازار سیستم ERP

به نقل از گارتنر، تا سال ۲۰۱۴، چندین تامین‌کننده نرم‌افزار ERP دربرگریرنده ۵۳ درصد از سهم بازارهای فروش سیستم بودند.

SAP, Oracle, Sage, Infor, Microsoft این ارائه‌دهندگان هستند.

تامین‌کنندگان مذکور کار خود را با شرکت‌های بزرگ آغاز کردند و خدمات خود را متناسب با این دسته از مشتریان عرضه داشتند.

به مرور زمان و افزایش تقاضا، ارائه‌دهندگان، به فکر توسعه نرم افزارهای خود متناسب با سازمان‌های کوچک و متوسط افتادند.

این نرم‌افزارها هم اکنون با قیمت‌هایی مقرون به صرفه قابل خریداری هستند.

پس از مدتی شرکت‌های مختلف دیگری با توجه به نیاز سازمان‌های متوسط و کوچک،

نرم‌افزارهای ERP را با قابلیت‌های مختلف و متناسب با نیازهای کسب و کارها تولید و در اختیار آن‌ها قرار دادند.

با فراوانی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی، باید هر کدام را به بشناسید

و متناسب با نیاز سازمان خود یکی از آن‌ها را انتخاب کنید.

اگرچه این مساله مزیت محسوب می‌شود اما روند انتخاب سیستم ERP را دشوار و طولانی ساخته است.

ارزیابی نیازهای کسب و کار شخصی و تشکیل مجمعی برای انتخاب سیستم ERP

در ابتدای امر، باید سازمان خود و چالش‌هایی که با آن روبرو هست را به خوبی بشناسید.

هنوز از یک سیستم یکپارچه بهره نگرفته‌اید؟ پس سازمان شما دارای بخش‌های قدیمی به صورت جزیره‌ای است که بدون ارتباط با یکدیگر و به صورت دستی فرآیندها را پیش می‌برند.

این سیستم‌ها چالش‌های مختلفی در سازمان ایجاد می‌کنند. برای حذف این چالش‌ها به سیستمی یکپارچه و واحد به نام سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP نیاز دارید..

کمیته‌ای از مدیران دپارتمان‌های مختلف سازمان، پرسنل IT و سایر پرسنل کلیدی سازمان تشکیل دهید، نیازها و چالش‌های خود را بشناسید و با بررسی دقیق فرآیند خرید و استقرار سیستم ERP را پیش ببرید.

ارائه طرح جامع الزامات و نیازمندی‌های کسب و کار

بعد از این‌که مجموعه‌ای از مدیران و پرسنل کلیدی سازمان تشکیل داده شد، باید چالش‌ها و نیازهای سازمانی را از نگاه هرکدام بررسی کرد.

بدین منظور هر شخص باید لیستی از مشکلات و عیوب سیستم‌های کنونی به همراه لیستی که در آن انتظارات و مشخصات نرم‌افزار جدید ذکر شده است ارائه کنند.

این لیست باید توانایی حل چالش‌های پیشین را داشته باشد یا به سازمان در پیشرفت و رشد کمک کند.

عموما در این لیست موارد زیر آورده می‌شوند:

• قابلیت مدیریت زنجیره تامین از انبار تا پخش و …
• دسترسی آسان از طریق موبایل، تبلت و …
• امکان ادغام با تامین کنندگان حمل و نقل و …
• امکان چند ارزی

جزییات بیشتر و دقیق تر سیستم ERP

علاوه بر این موارد، برخی سازمان‌ها نیازهای خود را با جزئیات بیشتر و دقیق‌تر بیان می‌کنند. به عنوان مثال:

• نیاز واحد فروش و بازاریابی به سیستم مدیریت روابط مشتریان قوی و دقیق، با قابلیت آنالیز و بررسی بالاتر برای ساده و کاربردی‌سازی فرآیندهای موجود
• نیاز واحد فناوری اطلاعات به سیستمی کاربرپسند، مطمئن و بدون خطا همراه با پشتیبانی قدرتمند از سوی سرور
• نیاز به شفافیت، هوشمندی و دقت بالاتر در سیستم تولید و زنجیره تامین برای انجام فرآیندهای تامین مواد و کنترل کیفیت خط تولید

به کمکاین سیستم‌ها فرآیندهای مرتبط با سازمان از جمله برنامه ریزی تولید، برنامه ریزی مواد، خرید و فروش به سادگی قابل انجام خواهند بود.

سازمان مکانیزه

با استفاده از این سیستم، پرسنل نیازی به ورود دستی اطلاعات و انجام برخی فرآیندهای دستی سخت و پیچیده ندارند.

بدین صورت فعالیت‌ها با سرعت بالاتری پیش خواهند رفت، در نتیجه سازمان کارآمدتر خواهد شد.

مهم‌ترین نقصی که در این مجموعه رفع می‌شود، خطاهای انسانی هستند. اشتباهات انسانی عموما مشکلات پیچیده‌ای ایجاد می‌کنند.

ERP چیست؟

بر اساس تصمیم‌گیری‌های اصولی کمیته تشکیل شده، باید به این نتیجه برسید که آیا همه بخش‌ها و واحدها نیاز به سیستم ERP دارند؟

ممکن است علیرغم مزایای ERP، دپارتمان‌های مختلف سازمان شما خود نرم‌افزارهای خوبی داشته باشند و نیاز به تغییر آن‌ها نداشته باشید.

بخش‌های عملیاتی یا ستادی سازمان که نیاز به تغییر دارند را مشخص کنید.

فراموش نکنید که باید بر اساس مزایا، معایب و چالش‌های احتمالی سیستم ERP این سیستم را انتخاب کنید.

یکی از مهم‌ترین عوامل در انتخاب سیستم ERP ماژول‌های مختلف آن است. ماژول‌ مالی اصلی‌ترین بخش این سیستم است.

این بخش به دلیل استاندارد بودن، سیستم احتمالی بسیاری از سازمان‌ها است.

همچنین می‌تواند انواع تراکنش‌های سازمان از جمله حساب‌های پرداختی، دریافتی و دفتر کلی را پوشش دهد.

توصیه می‌شود سایر ماژول‌های مشترک بین اغلب سازمان‌ها را نیز بشناسید.

ایجاد لیستی کوتاه از تامین کنندگان

هر کسب و کار تولیدی کوچک و متوسط نیازهای متفاوت و پیچیده‌ای دارد.

از آن‌جایی که تامین‌کنندگان مختلفی در زمینه ارائه سیستم‌های مختلف ERP فعالیت دارند،

بهتر است لیستی از آن‌ها در اختیار کمیته مشورت قرار گیرد و با توجه به مزایا، معایب و نیازهای خود یک سیستم درست انتخاب شود.

مهم‌ترین ویژگی‌ که باید در نظر بگیرید این است که یک تامین‌کننده چه تجربه و سابقه‌ای در سیستم‌های ERP دارد.

شهرت تامین کننده و تجربیات موفق آن اهمیت بسیار زیادی دارد. تامین کننده باید بتواند سازمان و نیازمندی‌های آتی آن را در بالاترین سطح بشناسد

و سیستم کسب و کار را متناسب با این نیازها بهبود بخشد یا تغییر دهد. بدون درک فرآیندهای ویژه هر سازمان، اجرا و استقرار یک سیستم ERP به بهترین شکل ممکن نخواهد بود.

چه فاکتورهایی را در انتخاب تامین‌کننده مد نظر قرار دهیم؟

• بودجه: اگرچه بودجه فاکتوری نهایی و اصلی در انتخاب سیستم ERP نیست اما از اهمیت آن نمی‌توان چشم‌پوشی کرد.
• تامین‌کنندگان مختلف قیمت‌هایی مختلف ارائه می‌کنند. به دنبال تامین‌کننده‌ای باشید که در عین عرضه بهترین سیستم به شما، قیمتی مناسب نیز داشته باشد.
• نیازها و الزامات: شما لیستی از نیازمندی‌ها و الزامات خود در دست دارید، این لیست را با لیست تامین‌کنندگان مقایسه کنید و تامین‌کنندگانی که توانایی رفع نیازهای شما را ندارند، از لیست خارج کنید.
• نقاط ضعف: در انتخاب تامین کننده، مشتریان آن‌ها و خدمات ارائه دهنده توسط آن‌ها را مدنظر قرار دهید.
• سپس بررسی کنید که تامین‌کننده چگونه نقاط ضعف سازمان شما را برطرف می‌کنند. وجود سازمان‌های مشابه در سیستم کاری تامین‌کننده به شما در تصمیم‌گیری کمک خواهد کرد.
• بدین معنیست که پیش از این، این ارائه‌دهنده با نیازهایی شبیه به نیازهای سازمان شما دست و پنجه نرم کرده است.
• ترجیحات توسعه‌ای: تامین‌کنندگان مختلف ممکن است هر دو سیستم Cloud-Based و Premise Solutions (راه حل های فرضی) یا یکی از آن‌ها ارائه دهند.
• شما بر اساس نیاز خود باید یکی را انتخاب و تصمیماتی برای میزبانی سیستم بر روی سرور‌های خود بگیرید.

مدیریت ارتباط با تامین کننده

انتخاب دقیق تر سیستم ERP

پس از این‌که به لیستی از چند تامین‌کننده کلی رسیدید،

برای انتخاب دقیق‌تر (به عنوان مثال گلچین کردن ۳ تامین کننده از میان ۱۰ تا) نیاز باید موارد دیگری را مد نظر قرار دهید:

1. تنوع تامین‌کنندگان: قیمت تامین‌کننده، تعداد مشتریان، گردش مالی و تجربیات گذشته آن‌ها عاملی بسیار مهم در انتخاب است.

(تامین‌کنندگان نوظهور احتمالا هنوز وارد مسیر پیشرفت نشده‌اند.)

1. بنابراین سابقه کار و روند افزایش مشتریان در طی این سال‌ها را مد نظر قرار دهید.
2. قدرت عملیاتی: هر تامین‌کننده‌ای دارای نقاط ضعف و قوت مخصوص خود است که با دیگری متفاوت است.

در حالی که یک ویژگی برای شما نقطه ضعف به حساب می‌‌آید، ممکن است برای دیگری ابدا اهمیت نداشته باشد.

بنابراین پلاتفرم‌های مختلف را بشناسید و مطابق با نیاز خود یکی از آن‌ها را انتخاب کنید.

• کاربرپرسند بودن: این بخش از تصمیم‌گیری را بر عهده تیم IT شرکت قرار دهید.
• نوع سرورها، بانک اطلاعاتی، معماری سیستم، انعطاف‌پذیری، سفارشی‌سازی و …
• عواملی هستند که مطابقت‌ آن‌ها با نیازهای شما در سازمان بسیار اهمیت دارد و باید تیم متخصص IT با بررسی دقیق و عمیق در این زمینه تصمیم‌گیری کنند.

تهیه فهرست نیازها، برای عرضه به تامین‌کننده

حال که به فهرستی کوتاه از تامین کنندگان رسیده‌اید، محیطی رقابتی برای آن‌ها ایجاد کنید.

نیازها و انتظارات خود را برای آن‌‌ها ارسال کنید و جلسات معرفی سیستم را برنامه‌ریزی کنید.

ایده‌های آن‌ها را دریافت کنید و بر اساس مزایا و برتری‌ها تصمیم‌گیری کنید.

درخواست دمو در محل مشتری

از تامین‌کننده بخواهید که ارتباطی بین شما و مشتریان پیشین برقرار کند تا از نظرات آن‌ها در زمینه سیستم مستقر در محل استفاده کنید.

از تجربیات دیگران برای انتخاب استفاده کنید، در گوگل و سایت‌های تخصصی جستجو کنید و نظرات افرادی که ۲ تا ۴ ستاره به سیستم داده‌اند را ملاک قرار دهید.

با احتمال قریب به یقین این افراد با تفکر و بررسی نواقص و مزایا تصمیم‌گیری کرده‌اند.

مذاکره و تصمیم‌گیری

در نهایت، نظرات و انتخاب اعضای مختلف کمیته را بررسی کنید.

در صورت وجود مغایرت در میان انتخاب‌‌ها، شخصی که مدیر کمیته‌ است باید با در نظر داشتن منافع شرکت و بررسی دقیق علل تصمیم‌گیری پرسنل انتخابی درست داشته باشد.

پس از این‌که کمیته به رای جامع خود دست یافت، سازمان باید با تیم ارائه دهنده سیستم ERP وارد مذاکره شود.

می‌توانید با بررسی‌های دو جانبه بر سر قیمت خدمات ارائه شده نیز مذاکره کرده و به توافق برسید.

سخن نهایی

به طور خلاصه، معیارهایی مهم در انتخاب ERP وجود دارند. در آغاز کمیته‌ای از افراد متخصص و صاحب نظر تشکیل دهید.

نیازها و انتظارات خود را لیست کنید. فهرستی از تامین‌کنندگان تهیه کنید و با تحقیق و تفحص یکی از آن‌ها را به عنوان تامین کننده خود انتخاب کنید؛

در نهایت نیز با تامین‌کننده مورد نظر وارد مذاکره شوید.

انتخاب سیستم ERP به پایان رسیده است. از این پس باید به مرحله نه چندان آسان اجرا فکر کنید.