برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

اغلب کسب و کارهای کنونی دارای سیستم های اطلاعاتی از هم گسسته هستند. بعضی از این سیستم ها به ابعاد مالی سازمان پرداخته و بعضی از آن ها اولویت خود را بر تولید یا تدارکات گذاشته اند. در سیستم های از این نوع، جریان اطلاعات معمولا به درستی بین بخش های سازمان جریان پیدا نکرده و معمولا نمی توان کنترلی را بر فرآیند ها و عملیات سازمان اعمال نمود. در این سیستم ها اگر یک بخش جدید به بخش های سازمان اضافه شود و یا نیاز به تغییراتی در سیستم فعلی وجود داشته باشد، تقریبا اعمال این تغییرات غیر ممکن بوده و سیستم جدید پاسخگوی حجم اطلاعات جدید نخواهد بود. اغلب این سازمان ها دارای فرآیند ها و روش های دستی و کاغذی هستند که می توانند نیازمندی های روزمره سازمان را برطرف کنند ولی سوال بزرگ این است که آیا این شرایط برای رقابت با اقتصاد جهانی کافی است؟ کسب و کار های پیشرو در شرایط امروزی نیازمند تغییرات سریع، هماهنگی بیشتر، یکپارچگی بیشتر فرآیند ها، انعطاف پذیری و افزایش سود بدون از دست دادن کنترل های داخلی خودش می باشد. این اهداف با هزینه ها و قیمت های بهتر، زمان های کمتر در تامین سفارشات و افزایش سطح رضایت مشتریان قابل دسترس هستند. بنابراین باید همزمان با رشد ابعاد فنی در یک سازمان، سیستم های مدیریتی و سازمانی را نیز گسترش دهیم و آن را هماهنگ با سرعت رشد سایر ابعاد کسب و کار نماییم. یکی از سیستم هایی که با رشد ابعاد کسب و کار که از اهمیت زیادی برخوردار شده، نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP است.

برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

 

تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

اولین سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در سال ۱۹۷۲ توسط ۳  مهندس نرم افزار در منهایم آلمان به وجود آمد که تحت عنوان SAP شناخته شد. هدف SAP مرتبط کردن بخش های مختلف یک کسب و کار از طریق به اشتراک گذاری اطلاعات جمع آوری شده از آن ها بود که به سازمان کمک می کرد تا عملکرد قوی تر و موثرتری داشته باشد. جرقه استفاده از سیستم ‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم بر می گردد و به تدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها عمومیت پیدا کرد. کم کم در کنار این سیستم‌ ها سیستم‌ های دیگری هم چون سیستم ‌های مالی، فروش، تعمیر و نگهداری، منابع انسانی و سیستم های دیگر، طراحی و در بخش های مختلف سازمان ‌ها مورد استفاده قرار. شرکت آلمانی SAP اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرآیند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و در هزاران شرکت تراز اول دنیا پیاده ‌سازی کرد.

تعریف برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

ERP برگرفته از عبارت Enterprise Resource Planning است. Enterprise به معنای سازمان می باشد و Resource به معنای منابع و Planning به معنای برنامه ریزی. پس معنی عبارت بالا، به معنای برنامه ریزی منابع سازمان است. برای برنامه‌ ریزی منابع سازمان تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. به عنوان مثال :

  • ERP یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
  • یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت ‌های واحد های مختلف سازمان را به صورت کاملا یکپارچه در یک سیستم نرم ‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌ کند.
  • یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌ های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های برنامه ریزی منابع سازمانی  ERPمی‌ توان تعریف زیر را برای برنامه‌ ریزی منابع سازمانی ارائه کرد :

  • برنامه ریزی منابع سازمانی ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، دارای ماژول های متعدد، یکپارچه، آماده راه اندازی، انعطاف پذیر، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده است که قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیاز های پویای سازمان‌ هاست. این راه حل انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت ‌ها و فرآیند های اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان می باشد. فرآیند های از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌ های بر‌تر استخراج شده ‌اند.

با توجه به تعاریف بالا می ‌توان فهمید که مهم‌ ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندی بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌ های پیاده سازی این‌ سیستم ‌های سازمانی، توجه به فرآیند های سازمانی در بین حوزه ‌های متفاوت سازمان است. برای درک بهتر، به ERP به عنوان چسبی که سیستم های مختلف کامپیوتر را در یک سازمان بزرگ به هم پیوند می دهد فکر کنید. معمولا در هر دپارتمان یا واحد در سازمان، سیستم مختص خود را دار می باشد که برای فرآیند های مربوط به آن، بخشی طراحی شده است. با به کارگیری ERP هر واحد همچنان می تواند سیستم مربوط به خود را داشته باشد که مدیریت فرآیند های داخلی را از طریق آن انجام داده و در عین حال می تواند به راحتی با باقی قسمت های سازمان در ارتباط بماند و اطلاعات لازم را به اشتراک بگذارد. عملکرد نرم افزار ERP را می توان برای سازمان به عملکرد سیستم اعصاب مرکزی در بدن انسان تشبیه کرد. ظرفیت این سیستم فراتر از مجموعه ای از توانایی های اعضای جداگانه بوده و موجب رسیدن به هوشیاری و درک عمیق تر می شود. این سیستم از طریق مرتبط نمودن اطلاعات بخش های مختلف همچون بخش تولید، مالی، پخش و منابع انسانی به سازمان کمک خواهد کرد تا درک بهتری از عملکرد خود داشته باشد. همچنین یک سیستم  ERPبا به هم پیوستن و یکپارچه سازی تکنولوژی های متفاوت به کار رفته در بخش های جداگانه یک سازمان، موجب حذف سیستم های نا کارآمد و تکراری می شود که برای سازمان ها بسیار هزینه بر هستند. این فرآیند شامل یکپارچه سازی حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل موجودی، سیستم کنترل سفارش های خرید و فروش و پایگاه داده اطلاعات مشتریان می شود. همچنین سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به سازمان کمک می کند تا بتواند فرآیندهای خود را در طول کل سازمان مدیریت نموده و از ابزارهای نرم افزاری برای یکپارچگی اطلاعات سازمانی مانند فروش، بازاریابی، تولید، حسابداری، منابع انسانی و… استفاده نمایند.

نرم افزار پیشرفته و استاندارد برنامه منابع سازمانی ERP این امکان را فراهم می آورد تا اطلاعات به دست آمده از بخش انبار، بخش مالی، تولید، حمل ونقل و سایر بخش های یک صنعت، به هم اتصال داده شود و هر کدام از این بخش ها بدون محدودیت زمانی به اطلاعات بخش های دیگر دستیابی داشته باشند. با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP، اطلاعات درست، به موقع و دریک راستا از بخش های مختلف وارد پایگاه داده یک سیستم کامپیوتر شده و توسط کارکنان سازمان قابل دسترسی می باشد. در این حالت دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی آسان می گردد به گونه ای که به طور دقیق می توان مشخص کرد که در هر زمان، محصول درخواستی مشتری در چه مرحله ای قرار گرفته است. از سوی دیگر پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP، برای روابط تجاری شرکت هم مفید است. زیرا این سیستم وظایفی را که باید در یک فرآیند تجاری انجام شود، خودکار می کند. مواردی مثل تکمیل سفارش، اخذ سفارش، ارسال آن برای مشتری و اخذ پول از وی. در این حالت وقتی مسئول آماده ‌سازی خدمات، سفارشی را از مشتری دریافت می کند، تمام اطلاعات لازم برای آماده سازی نظیر میزان اعتبارمشتری، تاریخچه سفارش، سطوح موجودی شرکت و برنامه زمانی حرکت کامیون های انتقال محصول از انبار و سایر موارد مشابه را در اختیاردارد. علاوه بر این هرکس دیگری هم در شرکت می تواند این اطلاعات را در اختیار داشته باشد و به همان پایگاه داده اطلاعات دسترسی داشته باشد. زمانی که کار سفارش در یکی از بخش ها تمام شد، اطلاعات آن به طور خودکار از طریق نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به بخش بعدی منتقل می شود. با این روش، برای این که بدانیم سفارش در کدام مرحله است، کافی است به سیستم وارد شده و اطلاعات را از آن جا دریافت کنیم.

برنامه ریزی منابع سازمانی

مزایای پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

انتخاب درست و پیاده‌ سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP مزایای بی ‌شماری را برای سازمان شما  به ارمغان می ‌آورد، پیاده سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب، تأمین‌ کننده‌ مناسب، نحوه‌ بومی ‌سازی نرم ‌افزار در سازمان، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده‌ سازی نرم ‌افزار، شایستگی مشاوران در پیاده ‌سازی نرم ‌افزار، کنترل پروژه مناسب در طول فرآیند پیاده‌سازی، اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش‌بینی شده و مواردی از این قبیل دارد. نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌ سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌ های عملیاتی نظیر کاهش هزینه ‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی و هزینه ‌های پشتیبانی است. راهکار برنامه‌ ریزی منابع سازمان‌ برای‌ پشتیبانی از حوزه‌ های عملیاتی کلیدی یک سازمان طراحی و پیاده سازی شده است که تمام اطلاعات و فرآیند های‌ یک سازمان را در یک‌ سیستم‌ واحد ذخیره‌ می ‌کند‌. یـک‌ عـامل کـلیدی در بیشتر راهکار های مدیریت جامع منابع سازمانی استفاده از پایگاه داده اطلاعات به منظور ذخیره‌سازی داده برای ماژول‌های‌ مـختلف سـیستم است. این‌ سیستم امکان مدیریت اغلب‌ ملزومات‌ سیستم ‌های اطلاعاتی یک کسب و کار‌ را‌ فراهم مـی‌کند و بـه ‌عنوان سیستم اصلی و اساسی سازمان در‌ نظر‌ گرفته می‌شود. پیاده‌سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد :

  • ایجاد یکپارچگی سازمانی با هدف یکپارچه سازی تمامی بخش ها و جریان های اطلاعات کارکردی
  • ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
  • استاندارد سازی فرآیند های سازمانی بر اساس بهترین تجربیات
  • بهبود هماهنگی میان واحد های سازمان
  • کاهش وقفه ‌های کاری و افزایش کارایی فرآیند ها
  • بهبود تدریجی فرآیند های سازمان
  • گزارش های عملیاتی بهتر
  • انعطاف پذیری بیشتر در پشتیبانی فرآیندهای کسب و کار
  • ارتباط بهتر با خارج از سازمان
  • یکپارچگی پایگاه داده اطلاعات
  • ماژول های متعدد و فراوان
  • انعطاف پذیری بالای این سیستم
  • معماری و طراحی بسیار قوی
  • افزایش عملکرد پرسنل و کارکنان سازمان یا شرکت
  • کاهش هزینه های توقفات سرمایه
  • کاهش هزینه کار در جریان
  • کاهش قیمت تمام شده
  • افزایش رضایت مشتریان
  • بهبود چارت سازمانی
  • ایجاد فرصت برای تغییر سازمان و پیمودن مسیر دلخواه سازمان
  • مهندسی مجدد فرآیند های سازمان و کاهش زمان انجام آن ها
  • جلوگیری از خطاهای متعدد و تکراری
  • افزایش دانش کاربران به کمک مدیریت دانش
  • امنیت بالا
  • نصب و راه اندازی آسان
  • امکان ثبت وقایع
  • برنامه ریزی بهتر و دقیق تر

و بسیاری از مزایای دیگر که در پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP، سازمان شما متوجه آن خواهد بود.

مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان در پیاده سازی ERP

بازمهندسی فرآیند های سازمان می تواند داده های بهتری را درباره فرایند های کسب وکار و عملکرد کلی سازمان به مدیریت عرضه کند. مثلاً به مدیریت کمک کند که کدام محصول بیشترین سودآوری را دارد. از ویژگی های مهندسی مجدد فرآیند های سازمان یا همان بازمهندسی فرآیندها می توان به موارد زیر اشاره کرد :

  • امکان نصب و راه‌اندازی سریع تر سیستم های مرتبط در سازمان
  • امکان و یا تسهیل توسعه سیستم ها و فناوری های جدید
  • امکان ایجاد همکاری های تجاری، سرمایه ‌گذاری های مشترک، ادغام برای سازمان ها، با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر
  • تغییر تمرکز از برنامه ‌نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرآیند ها
  • فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره ی تأمین و مدیریت ارتباط با مشتری
  • توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک
  • حذف فعالیت های تکراری در سازمان
  • ثبت داده های عملیاتی در زمان انجام کار
  • حفظ امنیت نگهداری داده ها به صورت متمرکز و برنامه ریزی شده
  • دسترسی راحت، سریع و به روز به داده ها و اطلاعات
  • بهبود تصمیم گیری ها به دلیل دسترسی به داده های مناسب

ماژول های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

ماژول‌ های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP، سیستم‌ ها و یا نرم ‌افزار هایی هستند که تمامی منابع یک شرکت یا سازمان را مدیریت و اداره می‌ کند، از پرداخت‌‌ ها و حقوق کارمندان گرفته تا اضافه شدن یک پیچ به مجموعه شما را می ‌توان با استفاده از سیستم ‌های برنامه ریزی منابع سازمان مدیریت و ساماندهی کرد. برنامه ریزی منابع سازمانی می ‌تواند فرآیند های کسب و کار یک سازمان را پیشتیبانی کند. ماژول ‌های این سیستم بخش‌ های مختلف را مدیریت کرده و عملکردهای مختلف آن را زیر نظر دارد. از جمله ماژول های این نرم افزار می توان به دسته های کلی زیر اشاره کرد که هر کدام از این دسته ها شامل چندین بخش و زیر دسته هستند.

  • مدیریتی
  • بازرگانی
  • کارخانه‌ای
  • مالی
  • منابع انسانی

شرکت مهندسی مشاور ترازپویش با سال ها تجربه در زمینه پیاده سازی و طراحی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانیERP ، بهره گیری از تکنولوژی های روز نرم افزاری دنیا و بهره مندی از تیم متخصصان در این عرصه، توانسته است گام بزرگی در جهت توسعه نرم افزار های ERP  و پیاده سازی آن ها بردارد. جلب رضایت مشتریان و همکاری با آن ها طی این سال ها مهر تاییدی بر این قضیه می باشد. پشتکار و تلاش این مجموعه عظیم باعث شده است تا با در نظر گرفتن استاندارد های جهانی در زمینه اجرا و پشتیبانی شبکه، نسبت به رقبای خود سرعت عمل بیشتری داشته باشد و با ایجاد تحول تولید نرم افزار در بازار داخلی، بار دیگر خود را به مشتریان ثابت کند. شناخت نیاز مشتریان و ارائه راهکار و خدماتی جامع و برنامه ریزی شده به آن ها، همیشه در دستور کار ما قرار داشته و خواهد داشت. به عقیده ما جلب اعتماد مشتری علاوه بر موفقیت و توسعه زیر ساخت های کسب و کارشان، می تواند همکاری بلند مدت و رضایت بخش را رقم بزند. همچنین جایگاه مشتریان و ارزش کسب و کار آنان برای ما اهمیت ویژه ای دارد. شرکت ترازپویش شما را تا رسیدن به موفقیت یاری کرده و در تک تک مراحل همراه و یاور شماست.