سازمان‌های مختلف در دایره مالی و حسابداری خود از روش‌های مختلفی برای بودجه‌بندی استفاده می‌کنند.
انتخاب روش به نوع اطلاعات و نیاز شرکت و کارخانه برمی‌گردد. اگرچه از لحاظ ایده‌آل یکی از این روش‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد اما در عمل نمی‌توان تنها یک روش را مبنای برنامه‌ریزی و ایجاد نظام بودجه‌ریزی یک دستگاه قرار دارد و باید از چنین شیوه به طور همزمان و در ترکیب با هم استفاده کرد.
در این مقاله در خصوص انواع روش‌های بودجه‌بندی بودجه‌ریزی افزایشی، بودجه‌ریزی برنامه‌ای و بودجه‌ریزی بر مبنای صفر صحبت خواهیم کرد. با تراز پویش همراه باشید.
بودجه‌بندی
بیان مقداری یک برنامه را بودجه می‌نامند که با تهیه آن و استفاده در یک سازمان و بخش‌های مختلف آن چون فروش، تولید، توزیع و مالی به بیان کمی گردش نقدینگی، وضعیت مالی دیگر برنامه‌ها و … مورد بررسی قرار می‌گیرند.
تصمیمات مجموعه با نگرش به آینده سازمان و باتوجه‌به نتایج بودجه‌بندی انجام می‌شود. در شرکت‌ها و کارخانجات 4 نوع بودجه‌بندی معروف است و مورداستفاده قرار می‌گیرد:
- بودجه‌بندی افزایشی
- بودجه‌بندی فعالیت محور
- بودجه‌ریزی برنامه‌ای
- بودجه‌بندی مبتنی بر صفر
بودجه بندی افزایشی
در بودجه‌بندی افزایشی که با نام‌های بودجه‌بندی خطی یا کد موضوعی نیز شناخته می‌شود، تنها با افزایش ناچیزی نسبت به بودجه سال گذشته می‌توان بودجه‌بندی سال آینده را انجام داد. شروع از بودجه پایه است. هر سال بر مبنای سهم عادلانه افزایش یا کاهش ناچیزی بر بودجه انجام می‌شود.
چندین گروه اصلی هزینه در این روش موردتوجه قرار می‌گیرند؛ از جمله آن‌ها هزینه‌های پرسنلی، مواد و هزینه‌های سرمایه‌ای و … هستند که ردیفی برای آن‌ها اختصاص داده می‌شود. هر گروه اصلی خود شامل ردیف‌های فرعی است.
یکی از روش‌های پرکاربرد و ماندگار در بودجه‌بندی روش بودجه‌بندی افزایشی است زیرا در افزایش پاسخگویی مالی اهمیت و کاربرد بالایی دارد.
روش مذکور نیازی به مدیریت چندان یا مهارت برنامه‌ای خاصی ندارد که این ویژگی مزیت اصلی این روش است. بودجه‌بندی افزایشی ضمن کاربرد و بازدهی نسبتاً خوب در زمینه بودجه‌ریزی تعارض را کاهش می‌کند.
امکان تنظیم متوازن بودجه و کنترل آن در محدوده‌ای مناسب وجود دارد.
در بودجه‌بندی خطی اگر در خواست‌ها منابع موجود بیشتر باشد، با کاهش بودجه سایر بخش‌ها بر مبنای فرمول‌هایی چون سهم عادلانه و بودجه پایه این کار انجام می‌شود.
باید توجه داشت که در این نوع بودجه‌ریزی، توجهی به اهداف یا نتایج هزینه‌ها نمی‌شود؛
بنابراین مواردی چون اثربخشی، کارایی و اولویت‌های آینده مدنظر قرار نمی‌گیرند و داده‌های بسیاری چون حجم کاری، شاخص‌های فعالیت و … ارتباط لازم با بودجه‌بندی را ندارند.
به‌علاوه، احتمال دارد با استفاده از این روش ناکارآمدی‌ها ادامه یابند.
به‌عنوان‌مثال، مدیری که آگاه از رشد 10 درصدی سالانه بودجه‌اش است فرصت کسب بودجه بیشتر را از دست خواهد داد. درحالی‌که می‌تواند با تلاش راهی یافته و هزینه‌ها را کاهش دهد.
به‌طورکلی استفاده از این نوع بودجه‌ریزی زمانی مناسب است که محرک‌های هزینه‌های پایه و اولیه نسبت به سال گذشته تغییری پیدا نکند.
بودجه بندی برنامه‌ای
در روش بودجه‌بندی برنامه‌ای، بر واحدهای فعالیتی تأکید می‌شود که ردیف‌های بودجه به آن اختصاص یافته‌اند. روش مذکور در دهه 1960 با نام نظام برنامه‌ریزی طراحی و بودجه‌ریزی معروف شد.
هدف این روش، ایجاد ارتباطی نظام‌مند بین برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی در خدمت به اهداف مشخص بود.
بودجه‌بندی برنامه‌ای بر مبنای برنامه و برنامه‌ریزی پیش می‌رود. تنها در صورتی می‌توان از این روش استفاده کرد که برنامه‌ای مشخص و ملموس وجود داشته باشد که بتوان با استفاده از آن هزینه برنامه را به اهداف مختلفی که به اهداف سازمان مرتبط هستند، ربط داد.
برنامه کلی سازمان‌های عملیاتی باتوجه‌به اهداف آرمان‌هایی که مستقیماً به منابع بودجه‌ای مرتبط هستند مشخص می‌شوند.
اهداف تعیین‌کننده چارچوب‌هایی هستند که خدمات سازمانی را مشخص می‌کنند.
با استفاده از این روش می‌توان به این سؤالات پاسخ داد:
- آیا باید منابع موردنیاز برای رسیدن به هدف را کاهش یا افزایش داد؟
- آیا بهتر است به هدفی کمتر از حد واقعی در نظر گرفته شده، کم‌توجه بوده و منابع را بین برنامه‌ها یا فعالیت‌ها جابه‌جا کرد؟
مزیت‌های بیرونی و درونی بسیاری به دنبال ارتباط داشتن اهداف و آرمان‌ها با فرایند بودجه وجود دارد.
تبعات منفی تصمیم مدیران اجرایی یا سایر مسئولین با این نوع روش کاهش می‌یابند که در تصمیم‌گیری‌های سازمان و سیاست‌گذاری‌ها بسیار مؤثر است.
فرد مسئول تصمیم‌گیری با در دست‌داشتن داده‌های تاریخی مربوط به هزینه‌هایی که پس از چندین سال بودجه‌بندی بر مبنای اهداف به دست می‌آید حرکت و اهداف سازمانی را به سمت مسیری درست هدایت می‌کند.
از بودجه برنامه‌ای اطلاعاتی در خصوص سطوح خدماتی سازمانی می‌توان دریافت کرد و مخاطبین را از شاخص‌هایی چون بهره‌وری و اثربخشی آگاه کرد. ساختار هزینه‌ها و اهمیت نسبی فعالیت‌های کارمندان سازمانی با وجود این بودجه قابل تعیین است.
محدود بودن انعطاف‌پذیری این نوع بودجه‌بندی در انتقال اعتبار از برنامه‌ای به دیگری از معایب این روش است.
تعارضات در این روش افزایش می‌یابند و موجب زمان‌بر بیشتر آن می‌شوند. روش بودجه‌بندی از لحاظ سیاسی خام بود.
بودجه‌بندی بر مبنای صفر (zbb)
اولین‌بار در اواخر دهه 1969 بودجه‌بندی بر مبنای صفر یا Zero – Based Budget که به‌اختصار ZBB نامیده می‌شود، اختراع شد.
بودجه‌بندی بر مبنای صفر، دقیقاً نقطه مقابل بودجه‌بندی افزایشی است. این روش بر تفاوت بین سال جاری و سال بودجه‌ای تمرکز دارد.
بنابراین داده‌های گذشته در خصوص هزینه‌ها و اعمال انجام‌گرفته در بررسی میزان تغییر برنامه سال آینده مورداستفاده قرار می‌گیرند.
این روش سعی دارد که نقص موجود در بودجه‌بندی افزایشی را رفع کند. ZBB هر فعالیت از مبنای صفر را تعدیل می‌دهد.
این روش باید توجیهی برای هر فعالیت یا برنامه داشته باشد که آیا لازم است که در هزینه‌ها به‌جای محاسبه در سطح جاری از صفر شروع شوند یا خیر.
این روش باعث می‌شود که برای مصرف هر ریال یا قیمتی باید توجیهی منطقی وجود داشته باشد.
اگرچه در بودجه‌بندی بر مبنای صفر تحلیل‌گر بودجه به داده‌های گذشته و فعالیت‌های انجام شده در سطوح هزینه‌ها نیاز دارد اما آن‌ها را مبنای عملیات خود قرار نمی‌دهد و مدنظر نخواهند بود.
مزایای بودجه بندی
در مقایسه با بودجه‌بندی سنتی و قدیمی این بودجه‌بندی مزایایی به دنبال دارد:
- این روش توجهیات بیشتری درباره ادامه یافتن یا نیافتن یک فعالیت ارائه می‌کنند.
- ZBB تمام کسانی که با بودجه در ارتباط هستند را مجاز به اشتراک مساعی می‌داند.
- فعالیت‌های با اولویت و اهمیت کم به آسانی حذف می‌شوند.
دسته‌بندی‌‌های رایج هزینه پروژه
برنامه‌ریزی هزینه‌های پروژه، گامی اساسی در ترسیم بودجه پروژه است. برای انجام این کار، باید لیستی از موارد مربوط به پروژه را ایجاد کنید. در اینجا دسته‌های معمول هزینه پروژه آورده شده است:
منابع انسانی:
نرخ حقوق کارمندان تمام وقت و موقت
هزینه‌های سفر:
درصورت لزوم به سفر برای انجام کارهای پروژه از یک مکان به مکان (از جمله بودجه غذا و محل اقامت)
هزینه‌های آموزش:
کنفرانس‌ها، کارگاه‌ها، پیمانکاران خارج از کشور
منابع مادی:
همه مواردی که تیم شما برای انجام کار نیاز دارد از جمله نرم‌افزار، تجهیزات یا سایر موارد منحصر به فرد
هزینه‌های تحقیق:
مطالعات یا داده‌ها برای پشتیبانی از پروژه شما و ارائه بهترین ارزش‌ها
خدمات حرفه‌ای:
مشاوره حقوقی و غیره
هزینه‌های مرکزی:
تجهیزات یا به روزرسانی‌های فنی برای تکمیل پروژه
ذخایر احتمالی:
وجوه احتمالی برای کاهش خطرات ناشی از افزایش بودجه، معمولاً ۵-۱۰٪ از بودجه کلی را تشکیل می‌دهد.
تهیه پیشنهادهای بودجه‌ای
تهیه پیشنهادهای بودجه‌ای و سطوح جایگزین مصارف که بسته‌های تصمیم‌گیری دسته‌بندی شده هستند در بودجه‌بندی بر مبنای صفر قرار می‌گیرند.
بسته‌های تصمیم‌گیری شامل واحدهای کاملی هستند که برای انتخاب بودجه استفاده می‌شوند و خود شامل داده‌هایی مربوط به اطلاعات و منابع موردنیاز اجرای برنامه و محصولات آن هستند.
تهیه این بسته‌ها برعهده مدیران مسئول سطوح پایین سازمان هستند که تدوین درخواست بودجه در توانایی آن‌ها است.
بسته‌های تصمیم‌گیری سپس بر اساس اولویتی که دارند رتبه‌بندی می‌کنند و به آن‌هایی که در سطوح پایین قرار می‌گیرند بودجه تعلق نمی‌گیرند.
این نوع بودجه‌بندی به شکل کارآمدتری بودجه را تعیین می‌کند زیرا بر اساس اولویت‌بندی پیش می‌رود.
بااین‌حال این روش باعث می‌شود که کارهای دفتری به میزان بیشتر انجام شوند و روحیه افرادی که وظیفه ارائه دلایل موجه برای اقلام هزینه‌های پیشنهادی را برعهده دارند تضعیف شود.
به همین علت این روش ممکن است کمتر از روش‌های دیگر مورداستفاده قرار گیرد.
روش بودجه‌بندی بر مبنای صفر برای تحلیلگران برنامه و تصمیم‌گیرندگان بسیار کارآمد است.
این روش توانایی این را دارد که منابع بودجه و برنامه را به سمت فعالیت‌هایی با عملکرد بهتر و بازدهی بیشتر هدایت کند.
بودجه بندی بر مبنای فعالیت
در فرایند بودجه‌ریزی سنتی در سازمان‌ها بودجه سال آینده از سال قبل تعیین می‌شد. مشکلات این روش نیاز به بودجه‌بندی بر اساس فعالیت را ایجاد کرد.
بزرگ‌ترین مشکل روش سنتی کم‌توجهی به مواردی چون کارایی، اثربخشی و استفاده کارآمد از منابع بود.
اگر در برآورد هر هزینه برای فعالیت‌ها، روش‌ها و معیارهای دقیقی استفاده شود.
به‌طوری‌که حجم و میزان آن فعالیت توسط رقم تخصیص‌یافته مشخص شوند، در مرحله کنترل و نظارت نیز به میزان پیشرفت کار توجه بیشتری می‌شود.
در نتیجه مفهومی به دست می‌آید که از آن به‌عنوان بودجه عملیاتی یا بودجه بر مبنای فعالیت یاد می‌شود.
در بودجه عملیاتی، ارقام پیش‌بینی شده مستند به تجزیه‌وتحلیل تفضیلی برنامه‌ها، فعالیت‌ها و نیز قیمت تمام شده آن‌ها است.
بودجه‌بندی عملیاتی با بودجه‌بندی برنامه‌ای تفاوت‌هایی دارد.
در این نوع بودجه‌بندی‌ها توجه به سلسله‌مراتب سازمانی تفاوت را مشخص می‌کند.
بودجه بندی عملیاتی
بودجه برنامه‌ها مرتبط با طبقات بالاتر سلسه‌مراتب سازمان‌ها است درحالی‌که در بودجه‌بندی عملیاتی حدود فعالیت و عملیات طبقات پایین سلسله‌مراتب نیز تحت بررسی قرار می‌گیرند.
قانون‌گذار در بودجه‌بندی برنامه‌ای به برنامه‌ها و در بودجه‌بندی عملیاتی به عملیات واحدهای سازمانی توجه دارد.
از سوی دیگر تنظیم ممکن است بدون توجه به محاسبه دقیق مخارج هر واحد فعالیت‌های دولتی انجام شود.
همچنین هزینه‌ها تنها بر اساس سیاست کلی مالی دولت پیش‌بینی شوند.
درصورتی‌که در بودجه عملیاتی تنظیم بر اساس حجم و مقدار فعالیت سازمان‌های دولتی انجام می‌شود و هزینه هر واحد از فعالیت‌ها باید محاسبه شود.
بودجه بندی عملیاتی
در تهیه بودجه عملیاتی باید از روش‌های معمول و سیستم حسابداری بهای تمام شده استفاده کرد.
البته ممکن است که برخی سازمان‌ها این سیستم را نداشته باشند.
اشکال دیگری که پیش می‌آید نمی‌توان حجم برخی فعالیت‌های دولت را به‌درستی پیش‌بینی کرد که به پیش‌بینی با دقت کم بهای تمام شده منجر می‌شود.
مراحل زیر، در بودجه‌بندی عملیاتی باید طی شوند:
- طبقه‌بندی فعالیت‌ها در قالب هر یک از برنامه‌ها و اندازه‌گیری حجم کار
- مشخص کردن شاخص عملکرد یا واحد حجم کار
- استقرار سیستم حسابداری قیمت تمام شده کالا و خدمات برای هر یک از فعالیت‌ها
- استفاده از ترم‌ها در تولید کالاها و خدمات بر اساس کیفیت و مکان جغرافیایی
- استفاده از استانداردها در تولید کالا یا خدمت بر اساس کیفیت و مکان جغرافیایی
- ارزیابی و تجزیه‌وتحلیل کارایی و اثربخشی برای هر یک از محصولات فعالیت‌ها
از چالش‌های این روش، شناسایی هزینه فعالیت‌ها و تعریف شاخص‌های عملکردی است.
بخشی از راه‌حل این چالش در بودجه عملیاتی از طریق تعیین اهداف برای خروجی‌های برنامه، هزینه واحد و نتایج به‌دست‌آمده، ارتقاء سیستم‌های اطلاعاتی مالی مدیریتی قرار گرفته است.
عامل مهم دیگر، فراهم‌آوردن داده‌هایی معتبر و به‌موقع درباره عملکرد برنامه در طول سال است.
سخن نهایی
به طور خلاصه، روش‌های برآورد هزینه به 5 مورد زیر تقسیم می‌شوند:
- روش متداول معمولی، عادی، سنتی (بر اساس فصل و برنامه)
- روش افزایشی: هر نوع متغیری که بر نرخ اثر می‌گذارد مثل تورم
- روش برنامه‌ای: بر اساس وظیفه و فعالیت و طرح برآورد صورت می‌گیرد (قیمت تمام شده)
- روش عملیاتی: بر اساس وظیفه برنامه، فعالیت، پروژه
- روش بر مبنای صفر: به سال‌های گذشته کاری نداریم شروع آن از صفر است.
هر یک از این شیوه‌ها قواعد تصمیمات بودجه‌ای را مشخص می‌کنند.
همچنین بررسی و ارزیابی نتایج حاصل از اجرا تصمیمات مزبور را در اختیار قرار می‌دهد.
شکل سازمان، هدف‌گذاری آن، اجرای دقیق اهداف و همچنین میزان انطباق با بسترهای قانونی، مالی و مدیریتی در سازمان تعیین‌کننده روش بودجه‌بندی است.
