در استانداردهای مدیریتی، برای تعیین تشریح تعامل میان فرآیندها، از شناسنامه فرآیند استفاده می‌شود.
نگران نباشید! قرار نیست این مقاله اینهمه پیچیده باشد!
با ترازپویش همراه باشید …
یکی از روش های متداول برای اجرای این شناسنامه، استفاده از SIPOC است.
درواقع شناسنامه نوعی چک لیست برای برنامه ریزی فرآیندها توسط مدیریت سازمان است.
چک لیستی که تصویر کلی از تعامل بین فرآیندها را در اختبار استفاده کننده قرار میدهد.
مختصر توضیحی درباره SIPOC
برای مستندسازی فرآیندها از ابتدا تا انتها از نمودار بصری SIPOC استفاده می‌شود.
این نمودار به جزییات اشاره ای ندارد بنابراین بعنوان نقشه فرآیند سطح بالا محسوب می‌شود.
نمودار SIPOC یک شکل از نقشه‌برداری فرایند است.
اصطلاح نقشه برداری فرآیندی برای توصیف اهداف و گام های دقیق آنها بکار می‌رود.
از این نمودار در روش DMAIC شش سیگما (Define، Measure، Analyze، Improve، Control) و در مرحله اندازه‌گیری استفاده می‌شود.
SIPOC مخفف چیست؟
Suppliers (تأمین‌کننده): ارائه‌دهنده ورودی‌ها به یک فرآیند
Inputs (ورودی): مواد، اطلاعات و سایر منابع موردنیاز برای تکمیل فرآیند
Process (فرآیند): مراحل انجام فعالیت‌هایی برای تبدیل ورودی به خروجی
Outputs(خروجی‌ها): محصولات یا خدمات حاصل از فرآیند
Customer (مشتری): دریافت‌کننده خروجی
متدولوژی DMAIC در شش سیگما
فرم شناسنامه فرآیند از دیاگرام SIPOC الگوبرداری شده و با توجه به محل مورد استفاده مورد بازنگری قرار می گیرد.
با توجه به تجارب پیاده سازی این استانداردها در سازمان های مختلف، ساختار شناسامه فرآیندپیشنهادی در ادامه تشریح شده است.
نام فرآیند در شناسنامه فرآیند
نام فرآیند مورد بررسی در فرم شناسنامه فرآیند مشخص می شود.
مسئول فرآیند
نام و سمت مالک فرآیند با توجه به ساختار سازمانی مشخص می شود.
منابع مورد نیاز
منابع مورد نیاز جهت اجرای فرآیند شناسایی و تعیین می شود این منابع می تواند نیروی انسانی ، مناع مالی ، ماشین آلات ، تجهیزات، زیرساخت های مورد نیاز و .. باشد.
هدف
هدف از اجرای این فرآیند در این قسمت مشخص می شود.
دامنه کاربرد
شروع و خاتمه فرآیند را مشخص نموده و محدوده کاربرد فرآیند را تعیین می نماید. به عنوان مثال در فرآیند خرید از مان درخواست کالا تا خرید کالا از تامین کننده و تحویل کالا به انبار.
دانش مورد نیاز
دانش های مورد نیاز جهت اجرای این فرآیند در این قسمت مشخص می شود به عنوان مثال برای فرآیند فروش در شرکت XYZ ، دانش اصول و فنون مذاکره تلفنی موردنیاز می باشد.
تشریح فعالیت ها
فعالیت های مورد نیاز برای تحقق خروجی های مورد انتظار فرآیند تشریح می شود تشریح این فعالیت های فرآیند را می توان طریق فلوچارت یا به صورت نوشتاری تدوین نمود.
ورودی های فرآیند
پس از تعیین فعالیت های فرآیند، ورودی های مورد نیاز برای انجام هر یک از فعالیت های تعیین می شود این ورودی ها ممکن است توسط یک فرآیند دیگر یا توسط یک طرف برون سازمانی تامین شوند.
ورودی ها می تواند اطلاعات یا اقلام فیزیکی باشد نظیر فرم درخواست کالا ، محصول خریداری شده…
تامین کننده در شناسنامه فرآیند
فرآیندهای درون سازمان یا طرف برون سازمانی می تواند تامین کننده فرآیند باشد.
خروجی های فرآیند
خروجی ها ها می تواند اطلاعات، اقلام فیزیکی یا نتیجه مورد انتظار فرآیند باشد نظیر فرم گزارش تولید ، محصول نهایی تولید شده.
مشتری
فرآیندهای درون سازمان یا طرف برون سازمانی می تواند مشتری فرآیند باشد.
معیارها و روش ها در شناسنامه فرآیند
میعارهای اندازه گیری و روش پایش و اندازه گیری فرآیندها با به کارگیری شاخص های اندازه گیری مشخص می شود.
نمونه شاخص فرآیند
با توجه به الزامات جدید استانداردهای مدیریتی در خصوص ریسک ها و فرصت ها ، می توان در شناسنامه فرآیند ریسک ها و فرصت های مرتبط با هر فرآیند را تعیین نمود.
