۵s و پیشگیری از اتلاف در کسب و کارها!

صاحب کسب و کاری هستید و تلاش شما برای بهبود برخی عملکرد ها بی فایده به نظر می‌سد؟!!! از ۵s و فواید آن چیزی شنیده اید؟؟

در این مقاله درباره یکی از کابردی ترین راهکارهای ایجاد نظم و افزایش کارایی سازمانی صحبت خواهیم کرد.

با ما همراه باشید و وبسایت ما را به دوستان خود معرفی کنید.

آشنایی اولیه با کایزن، تفکر سیستماتیک، طرح ۵s و فواید آن 

شما به عنوان کارکنان یک سازمان مهمترین و ارزشمندترین عناصر موجود در آن هستید و سامان داشـتن محـیط کـار بـه شـمابستگی دارد. دو سؤال زیر را در نظر بگیرید :

• آیا می دانید که آنچه انجام می دهید چقدر در نظافت، نظم و ایمنی محیط کارتان اهمیت دارد؟
• آیا می دانید که محیط کار چه تأثیر تعیین کننده ای در سرعت انجام کار، کارایی و بهره وری شما دارد؟

ضرر از دست دادن کارکنان خبره برای یک سازمان!

در واقع ضرری که با از دست دادن کارکنان خبره، به یک سازمان وارد می شود به مراتب بیشتر از حالتی است که نرم افزارها یـا سخت افزارهایش را از دست بدهد.

لذا همانطور که یک سازمان هزینـه هـایی را بـرای حفـظ و ارتقـاء کیفـی نـرم افزارهـا وسخت افزارهای خود تقبل می کند بایستی سرمایه گذاری مناسبی را برای ارتقاء کیفی عملکرد کارکنان خود انجام دهد.

یکی از روشهای ارتقاء کارکنان یک سازمان کایزن یا بهبود مستمر است. کایزن در محیط کاری یعنی بهسازی مـستمرکلیه پرسنل سازمان اعم از مدیران و کارمندان.

از جمله روشهای مؤثر در اجرای کایزن میتوان به ۵s  اشاره کـرد.  شـرط اجرای موفق کایزن در مؤسسات مختلف این است که در ابتدا روش ۵s  به صورت صحیح در مؤسسه پیاده شود.

اگر سازمانی نتوانـد ۵s را  به صورت موفقیت آمیز اجرا کند در واقع قادر به انجام هیچ گونه فعالیتی در زمینه بهره وری نخواهد بود.

سیستم های کاربردی در تفکر سیستماتیک 

در این خصوص توجه به اصطلاحات و استانداردهای  جدول زیر، برگرفته از تفکر سیستماتیک نیز خالی از لطف نمی باشد.

سیستمهای کاربردی در تفکر سیستماتیک
فعالیت	معنی	عبارت	سیستم
تدوین و تسری استراتژی سازمانها	کارت امتیازی متوازن	Balance Scored Card	BSC
ارائه مدلهای سازمانهای متعالی	زیربنای مدیریت کیفیت اروپایی	European Foundation of Quality management	EFQM
هزینه ها را کاهش دهید	بهای کیفیت	Cost Of Quality	COQ
بموقع تولید کنید	کاملا بموقع	Just in time	JIT
درست اندازه بگیرید	تحلیل سیستم اندازه گیری	Measurement system Analyses	MSA
هدف گذاری کنید	نام مبتکر ژاپنی	–	Hoshin
از نظرات بقیه استفاده کنید	طوفان فکری	Brain Storming	BS
اشکالات را پیش بینی کنید	مودهای خطا و تحلیل اثرات	Failure Modes And Effects Analysis	FMEA
مشکلات را حل کنید	هشت انضباط	Eight Disciplines	۸D
تولید را کنترل کنید	کنترل پروسه آماری	Statistical Process Control	SPC
بهترین تنظیم را پیدا کنید	طراحی آزمایشها	Design of Experiments	DOE
ببینید مشتری چه می گوید	توسعه توابع کیفی	Quality Function Development	QFD
ارزانترین و مفید ترین راه را بیابید	مهندسی ارزش	Value Engineering	VE
مرتب باشید	انضباط سیستماتیک	Seri/ Seition/ Seiso/ Seiketso/ Shtsuke	۵S

ملاحظه میشود که ۵s  از ارکان تفکر سیستماتیک و در واقع سیستم زیربنایی آن محسوب می گردد. هر گـاه مـا بتـوانیم همواره کارهای خود و سازمان را بر اساس این سیستمها انجام دهیم.

ضمن تأمین آرامش خاطر خود و همنوعان، اثر بخشی و کارایی را بهبود بخشیده ایم.

این دو مفهوم ، جهت یادآوری ، در زیر آمده است :

اثربخشی (Effectiveness) : شاخص و  مقیاس بیانگر میزان تحقق فعالیتهای پیش بینی شده و اهداف مورد انتظار

کارایی (Efficiency) : رابطه بین نتایج بدست آمده و منابع مصرف شده مربوطه

۵s چیست و چه فوایدی دارد ؟ 

ازجمله سؤالاتی که همواره از سوی کارکنان مطرح می شد عبارتند از:

۵s چیست؟ ۵sچه نتیجه ای به همراه دارد؟ هدف نهایی و فواید اجرای ۵s چیست؟  و در نهایت اینکه :  نقش و وظیفه کارکنان در اجرای ۵s چیست؟

در پاسخ اینچنین گفته می شود :

واژه۵s  مخفف پنج کلمه ژاپنی بوده که به زبان انگلیسی و فارسی برگردانده شده، در جدول زیر خلاصه ای از مفاهیم ایـن پـنج کلمـه و نتـایج حاصل از آن آورده شده است.

مفاهیم و نتایج 

نتیجه	مفهوم	فارسی	انگلیسی	ژاپنی	ردیف
هر آنچه در اطراف شماست ضروری و در عین حال سالم است.	تشخیص اقلام، اطلاعات و فضاهای ضروری یا غیرضروری و نیز عیب یابی.	پاکسازی	Sort	Seri	۱
اشیاء و اسناد به نحوی مرتب می شوند که در وقت نیاز، به فوریت می توانیم آنها را بیابیم.	باید اشیاء و اسناد به گونه ای رده بندی شوند که هرکس قادر به یافتن آنها باشد بدون انجام جستجوهای بیهوده.	نظم و ترتیب	Set in order	Seition	۲
محیط کار به نحوی تمیزمی شود که هیچ جا کثیف نیست و همه جا از تمیزی برق می زند.	دگرگون ساختن محیط کار به یک محیط تمیز و درخشان، بدون وجود کثیفی یا آشغال.	نظافت	Sweeping  or Shine	Seiso	۳
وضعیت حاصل از گامهای اولیه به صورت پابرجا حفظ خواهد شد.	کنترل و اصلاح دایمی و تدوین استانداردهای پاکیزگی و نظم وترتیب.	استاندارد سازی و حفظ سه s نخست	Standardization	Seiketso	۴
ایجاد عادات و خوهایی که تضمین کننده حسن انجام فعالیتها به بهترین شیوه است و ایجاد روحیه مناسب.	رعایت احترام و ادب، برقراری نظام کارای ارتباطات، احترام به حقوق یکدیگر، وضع مقررات و پیروی جدی از آنها، آموزش کارکنان.	انضباط	Sustaine	Shitsuke	۵

به طور کلی هدف نهایی از S5 پیشگیری از اتلاف است.

اگر بتوان روش ۵s را به ترتیب و بصورت صحیح پیاده نمود شاهد نتایج مفید زیر خواهیم بود:

• آراسته شدن محیط

اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان انگیزه بیشتری برای فعالیت دارند و این مطلب منجر به افزایش بهره وری خواهد شد.

•  لذت بخش شدن محیط کار 

اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان با اشتیاق بیشتری از خواب برخاسته و در سر کار حاضر می شوند.

•  افزایش کارایی 

چنانچه هر چیزی در جای مناسب قرارداشته و در دسترس باشد، انجام کارها آسانتر و نتایج آن لذتبخشتر است .

آیا زمانیکه کارکنان اسناد یا اطلاعات و یـاشئ مورد نیاز خود را نمی یابند احساس یأس و سرخوردگی نمی کنند؟ آیا وقت آنها و همکارانشان تلف نمی شود تا با گشتن در اطراف خود آنها را بیابند.

•  ایجاد ایمنی و سلامتی 

محیط کاری مرتب و تمیز که درآن هر چیزی در جای مناسب خود قرار داشته و دستورالعملهای لازم در دسترس باشد، محـیط کـاری امـنتـری بـرای کـارخواهد بود .

۵s میتواند این فضا را ایجاد کند.

همچنین رفع آلودگیها به حفظ سلامتی کارکنان کمک نموده و با اصلاح مسایلی نظیـر گرمـا، سـرما و تهویـه محـیط کـار بـیش از پـیش مطلـوب وآرام بخش خواهد شد.

• صرفه جویی

کاهش اسراف در مواد، وسایل، فضا و زمان منجر به  صرفه جویی شده که به نفع مؤسسه خواهد بود.

• بهبود وضعیت دستگاهها و سیستمهای سخت افزاری و نرم افزاری و کاهش هزینه ها

با کاهش نرخ خرابی و در نتیجه کاهش نیاز دستگاهها و سیستمها به تعمیرات، وضعیت آنها بهبود یافته و با کاهش مدت از کارافتادگی تجهیزات، هزینـه هـانیز کاهش می یابند.

• رفع عیوب و نواقص 

هر چیزی در اطراف شما سالم و بی عیب و نقص خواهد بود.

•  ارزیابی کارکنان و در نظر گرفتن پاداش 

برای ارزیابی کارکنان دستورالعمل هایی تهیه گردیده و به بهترین آنان پاداش هایی تعلق خواهد گرفت. این تبعیض بجاست و با تبعیض بیجا تفـاوت دارد.

افـراد سختکوش شناسایی شده و برای آنان امتیاز خاص مد نظر قرار می گیرد. دیگر ارزش کار آنها نادیده پنداشته نمی شود.

• تدابیر لازم 

در رابطه با ورزش صبحگاهی، زمان صرف صبحانه و نهار و مانند اینها تدابیری اندیشیده  میشود.

•  رسیدن به استانداردهای جهانی 

اجرای روش ۵s منجر به آمادگی سازمان در اجرای سایر روشهای کایزن است و در نهایت بازشدن راهی برای استانداردهای     Iso / Ts

.۱۶۹۴۹ , Iso 14000, Iso 9000

نقش و وظیفه شما در اجرای طرح ۵s

۵S   کار  همه است نه کار فرد یا افراد خاص. همکاری و کوشش در اجرای ۵S توسط هـر فرد در محیط کـارش را بایـد به عنـوان یکی ازمعیارهای ارزشیابی و پاداش دهی عملکرد قرارداد.

ممکن است در جریان اجرای ۵S بخش و یا بخشهایی از محیط کار از نظر رعایت ۵S بطور غیر رسمی وضع مثبتی داشته باشند و نیازهای  تغییراتیشان ناچیز باشد که البته باید کوشش  خودکار آنها را مورد ستایش قرار داد.

نکته مهم در اجرای ۵S اراده، خواست، تعهد،  همکاری و هماهنگی کلیه کارکنان سازمان می باشد.

باتوجه به منافع وافری که۵S  برایتان بـههمراه خواهد آورد .حتما تاکنون متقاعد  شده اید که محیط کاری خود را  می توانید سامان دهید و سامان دهی محیط کار اقدامی با ارزش است.

این برنامه تنها به منظور کمک به ارائه کار مولد و موثر و برای هرکس در هر مکان و زمان است.

موارد زیر را در نظر بگیرید :

• آیا تا به حال برای یافتن مجموعه ای از اطلاعات یا اسناد مورد نیاز فوری وقت بیهوده صرف کردهاید؟ در آن زمان باخود چه اندیشیده اید؟
• آیا تاکنون مشکل گم کردن یک پرونده را به دلیـل آنکـه شـخص دیگـری آن را برداشـته و دیگـر سـرجای خـودبرنگردانده تجربه کرده اید؟
• آیا تاکنون مشکل منتظر گذاشتن ارباب رجوع را هنگامی که به مسافرت رفته و برخی از  پرونده های مورد نیاز آنهـارا درکشوی میز خود قراردادهاید، تجربه کرده اید؟
• آیا تا به حال به دلیل خراب شدن و نیاز به تعمیر سیستم کامپیوتر خـود، کارهـای خـود را تـا چنـدین روز معـوق گذاشته اید؟
• استنشاق هوای آلوده به دود سیگار چقدر شما را آزرده است؟
• خراب بودن قفلها و دستگیره ها چه مشکلاتی را برایتان به همراه داشته است؟

تصمیم بگیرید و به آن عمل کنید!

مطالب گفته شده تنها گوشه ای از مشکلاتی بود که هر کارمند یا مدیر با آن مواجه شده است. تنها راه رهایی از این  مشکلات شما هستید.

چراکه با اجرا و عمل به قوانین ۵S، خواهید توانست محیط کاری خود را به محیطی لذت بخش و پاکیزه تغییر دهید و همچنین از مزایا  و پاداشهای طرح ۵S برخوردار گردید.

علیرغم اینکه سیستم ۵S  به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن خیلی ابتدایی به نظر میرسد ولی عموما سازمانها و واحدهای تولیدی برای پیاده نمودن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند.

دلیل این امر به احتمال زیاد در ظاهر ساده این طـرح اسـت و از آنجـا کـه تصور میشود انجام این عوامل با یک چشم بر هم زدن میسر خواهد بود، هیچکس به واقع برای انجام آنها تلاش جدی به عمل نمی آورد.

در واقع تحقق ۵S  از آنرو دشوار است که مدیر آن و پرسنل اجرایی از اهداف و مأموریتهای آن  بی اطلاع بوده و نیز تمایلی برای اجرای مقـررات آن از خـودنشان نمیدهند.

اصول بیست گانه مدیریت در کایزن

۱- نگویید چرا این کار انجام نمی شود. راهی بیابید!
۲- در مورد مشکل نگران نباشید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.
۳- از وضعیت موجود راضی نباشید. بدانید همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
۴- اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.
۵- برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر۶۰% از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.
۶- برای پی بردن به ریشه مشکلات ۵ بار بپرسید چرا؟
۷- سعی نکنید از دفترکار خود مشکلات محیط را حل کنید.
۸- همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.
۹- برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد جمعی استفاده کنید.

این اصول، قطعا کسب و کار شما را دگرگون خواهد کرد!

۱۰- هرگز جزئیات مسئله که ریشه بسیاری از مشکلات هستند را فراموش نکنید.
۱۱- حمایت مدیریت منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.

۱۲- برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.
۱۳- هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.
۱۴- مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.
۱۵- ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.
۱۶- انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.
۱۷- تنها فعالیت هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.
۱۸- فراموش نکنید که ۵ اس، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.
۱۹- بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.
۲۰- حذف مودا ( اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.

گام های موثر برای بهبود مستمر در سازمان ها

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد:
۱٫     Muda :کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند، باید حذف شوند.
۲٫   Muri     :فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند با یکدیگر تلفیق شوند.
۳٫     Mura : آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند به فعالیت های سازمان افزوده شوند.

مودا چیست

مودا از نگاه ژاپنی ها به هر فعالیتی اطلاق می شود که برای سازمان ها ایجاد هزینه می کند.

اما ارزش افزوده ای تولید نمی کند. به عبارتی مودا مجموعه فعالیت هایی است که از نظر مشتری نهایی ارزشی ندارد و مشتری تمایلی به پرداخت پول برای این فعالیت ها ندارد.

درواقع موارد ذیل مودا محسوب می شوند:

۱- اشتباهاتی که باید اصلاح شوند
۲- تولیدات اضافی مانند موجودی و کالاهایی که فروش نرفته و روی هم انبار میشوند
۳- مراحلی از فرایند کار که ضرورتی به وجود آنها نیست مثل بازرسی ها و کنترلهای غیر ضروری
۴- جابجایی غیر ضروری نیروی انسانی در سطوح سازمانی.
۵- جابجایی های غیر ضروری مانندحمل و نقل بیهوده ی مواد و قطعات
۶- بایگانی و انبارکردنهای غیرضروری
۷- توقف و انتظار کارمندان مثل ایجاد صف
۸- جمع آوری و ثبت اطلاعات اضافی و تکراری
۹- پیچیدگی روشهای انجام کار که باعث افزایش خطا می شود
۱۰- کالاها و خدماتی که پاسخگوی نیاز مشتری نیستند.
۱۱- فرایند و فعالیتهای موازی و دوباره کاریها و تکرار