بایگانی تمامی مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از مهمترین و پیچیده‌ترین امور در هر سازمان بوده و این مسئله به طور وسیعی در سازمان‌های خصوصی و دولتی به عنوان یک چالش مطرح است. در تعریف اتوماسیون اداری باید گفت ، سیستم اطلاعاتی مبتنی بر نرم افراز است و وظیفه دارد سایر فرم های ارتباطات اداری را جمع آوری ، ذخیره و مستندات را به صورت پیام الکترونیکی بین افراد و گروه های کاری و سازمان انتقال دهد . به طور کلی اتوماسیون همان شکل دبیرخانه مدرن شده و گسترده است که جای کاغذ و انبوه اطلاعات دستی را نرم افزار و سیستم های تعریف شده گرفته است.
اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری
بخش های مختلف سیستم اتوماسیون اداری
با توجه به اینکه فعالیت های سازمانی گسترش یافته است بنابراین برای پوشش دهی مناسب در همه سطوح ، یک سیستم اتوماسیون اداری باید از بخش ها ی مختلف و جامعی تشکیل شده باشد. یکی از دلایل تفاوت قیمت طراحی اتوماسیون اداری نیز همین تفاوت در بخش ها و میزان گستردگی و هماهنگی بین بخش های مختلف است که با توجه به فرآیند هر سازمان ، تخصصی تعریف می شود. موسساتی که خواهان خرید و اجرا نرم افزار اتوماسیون اداری هستند و یا در حال راه اندازی و ارتقاء سامانه اتوماسیون اداری سازمان خود هستند باید مواردی از جمله بودجه ، فضای فیزیکی و تغییرات ارتباطی بین کاربران خود را در نظر داشته باشند. در کنار این موارد باید آموزش کارکنان جهت استفاده از سیستم جدید چایگزین شده مد نظر قرار گیرد. از آنجایی که بحث قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری و خرید آن به عنوان سرمایه گذاری منابع مالی و اداری است ، به این دلیل بهتر است که کارفرمایان و مدیران اطلاعات لازم را در این زمینه کسب کنند و بدانند که امکان آموزش سیستم جامع اتوماسیون و شرایط فیزیکی فضایی که سیستم باید در آن قرار بگیرد در سطح کیفیت و قیمت اتوماسیون اداری تحت وب باید در نظر گرفته شود .
دلیل جایگزینی اتوماسیون اداری با سیستم های قدیمی کاغذی تسهیل و بهینه سازی انجام کلیه امور درون سازمانی است اما گاها به دلیل عدم طراحی صحیح و قبل از آن عدم انجام نیازسنجی درست مبتنی بر عملکرد یک سازمان نتیجه نهایی چیزی جز سردرگمی نیست و مشتریان اغلب نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند.
بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر :
۱. فقط برای نامه نگاری استفاده شود .
۲. نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی لینک شود .
۳. آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.
۴. کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.
۵. سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.
۶. خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.
۷. توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.
۸. خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.
۹. نتواند باعث تسهیل در کارها شود
بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری کامل و جامع داشته باشید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار معمولی برای مکاتبات و نامه نگاری ها اداری می باشد و نقش چندانی در تکامل سیستم اداری سازمان شما نخواهد داشت و در واقع آن حلقه مغقوده ای که به دنبالش هستید همچنان جایش خالی است .
حالا اگر نرم افزاری :
۱. اطلاعات ، فرآیندها و ارتباطات را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.
۲. قابلیت اتصال به کلیه نرم افزارهای سازمان را داشته باشد .
۳. توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.
۴. کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.
۵. سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.
۶. هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.
۷. گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.
۸. خریدار باتوجه به ویژگی های سازمان اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.
۹. راندمان کار را در مقایسه با مدت مشابه بالا ببرد
می توانید اطمینان داشته باشید که نرم افزار مناسب سازمانتان را پیدا کرده اید واین محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تغییر و تحول کند .
راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب شرکت های کوچک و بزرگ می باشند را برایتان توضیح خواهیم داد :
۱. راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۱۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم های گردش کار عموماً پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود مثل SharePoint.
۲. راهکار مناسب شرکت های ۱۰۰ الی ۱۰۰۰۰ نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز BPMS سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.
مطمئن باشید که اگر سیستم اتوماسیونی متناسب با نیازهای سازمانی خود داشته باشید می تواند تحولات اساسی را در سازمان شما ایجاد کند . چند نمونه از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری را برایتان شرح می دهیم :
- مزایای خرید اتوماسیون اداری
- فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری سیستم جامع اتوماسیون
- امنیت بالا و امکان دسترسی به اطلاعات در حجم کمتر
- افزایش سرعت در گردش و کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده سایت اتوماسیون اداری
- صرفه جویی و حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
- به وجود آمدن روش های مناسب اداری و سازمانی از طریق دوباره نگری به روش کاری
- کاهش کار مسئولان دفتری ، منشی و تایپیست
- امکان تبادل اطلاعات با دیگر سامانه های الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات و …
و بهتر است توجه داشته باشیم مهمتر از هزینه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، کارایی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان و ارگان های مختلف می باشد. و این را هم مد نظر داشته باشیم که مطمئنا باید در کنار گران قیمت بودن نرم افزار اتوماسیون اداری ، بهبود فرآیند کاری و ارتقا سیستم اداری را هم در نظر بگیریم . و بدانیم هر چه قیمت طراحی اتوماسیون اداری کمتر باشد امکانات محدودتری را شامل می شود و حتی ممکن است ، نیازهای اولیه واحد اداری و دبیرخانه را در جهت یکپارچگی اطلاعات بر طرف نکند.
همچنین بخوانید :
- چند مورد از مهارت های یک حسابدار موفق
- اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت ها
- سیستم اتوماسیون اداری
