زمان خرید سیستم ERP برای شرکت باید سؤالاتی از فروشنده‌ی محصول پرسیده شود:
- آیا محصول شما در شرکت که محصول یا خدمتی مشابه با سازمان من دارد، جواب داده است؟
- ماژول‌های آنچه تعداد است؟
- ممکن است نمونه‌های موفقیت‌آمیز را رؤیت کنم؟
- امکان مشاهده پیاده‌سازی‌هایی که با شکست مواجه شده است رادارم؟ (با ذکر دلیل شکست)
- ممکن است برآوردی از هزینه‌های پیاده‌سازی در اختیار من بگذارید؟
- به جرعت می‌توان گفت: وظیفه‌ی یک مدیر استفاده بهینه از منابع در دسترس و نحوه به‌کارگیری حجم انبوهی از اطلاعات است.
سیستم ERP مشکل شما را حل می‌کند!
یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های یک شرکت یا سازمان، مدیریت درست و بهینه زمان و نظارت برتمامی سطوح فعالیت‌ها است. اپراتور باید زمان‌های زیادی را صرف حمل‌ونقل، نامه‌نگاری، امضاء برگه‌ها بکند. در تمامی این زمان‌ها، باید پشت دستگاه، یا در خط تولید حضورداشته باشد. پس ظهور این نرم‌افزار برای بسیاری از مدیران فرصت و استفاده از آن نقطه‌ی قوت بود. ERP تمامی بخش‌های یک کارخانه یا شرکت را به هم لینک می‌دهد و موجب حذف فعالیت‌های غیر هدفمند می‌شود. در اجرای این سیستم و گرفتن بازخورد و کارایی در شرکت باید صبور باشید، زیرا سیستم ERP برافزایش زمان کارایی خود را بیش‌ازپیش نشان می‌دهد.
مازاد هزینه سیستم ERP
ERP هزینه‌هایی را برای سازمان ایجاد می‌کند: “هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم”
هزینه‌های مستقیم می‌توان به راه‌اندازی و اجرای آن در سازمان اشاره کرد.
اما هزینه‌های غیرمستقیمی که به شرکت تحمیل می‌کند، شامل این دسته از موارد می‌باشد:
هزینه‌های آموزش: زیرا کارکنان تابه آلان با این برنامه‌ی بروز و نوین آشنا نبوده‌اند. این سیستم بسیار پیچیده و درعین‌حال مهم است.
هزینه‌های آزمایش و یکپارچه‌سازی: تمامی دستورالعمل‌ها که با سیستم ERP محقق شده‌اند باید طی مراحلی آزمایش و بررسی شوند.
هزینه‌های سفارشی‌سازی: این هزینه را شما زمانی متقبل می‌شوید که سیستم ERP در سازمان شما اجراشده است ولی از بین فرآیندهای حاکم بر سازمانی، قادر نیست یک فرآیند را مدیریت کند. حتی زمانی که شما خواستار تبدیل اطلاعات قدیمی خود به اطلاعات جدید هستید، این اقدام هم برای شما هزینه‌ساز خواهد بود. علاوه بر آن، شما برای یکسری اقدامات مربوط به سیستم ERP مجبورید از مشاوران مسلط کمک بگیرید. هزینه‌ها به این‌ها ختم نمی‌شود.
لازم به ذکر است اپراتورهایی که با این سیستم آشنا هستند و کار می‌کنند باید زمان کناره‌گیری از کارشان جایگزینی هم‌ردیف خودشان، یعنی با شناخت و مهارت کافی داشته باشند. نقش تیم پیاده‌سازی در اجرای این سیستم بسیار پررنگ است.
چالش‌های سازمانی سیستم ERP
کارایی این سیستم زمانی شکوفا می‌شود که کاربران آن نحوه استفاده از این نرم‌افزار را بدانند و روش‌های کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند. در غیر این صورت رؤیایی که از به کار گرفتن این برنامه در سر می‌پروراندید به کابوس مبدل می‌شود.
بررسی معایب
هر سیستمی اشکالات مربوط به خودش را دارا است اما درباره‌ی سیستم ERP باید بگوییم: بسیار گران و هزینه براست.
عملکرد نرم افزاری
برای یک مدیر این ریسک بزرگی است که با وضعیت اقتصادی حال حاضر تمامی منابع در دسترس خود را برای تولید یک محصولی بکر و تازه مصرف کند. درواقع خدمت نوینی که این نرم‌افزار ارائه می‌دهد، تمام سازمان ها را ملزم به استفاده از آن کرده است. تمام مراحلی که از آن استفاده می‌کنیم به این صورت خلاصه می‌شود: نصب، راه‌اندازی ERP ، استخدام مشاور پشتیبان ویکسری اقدامات که دربالابه طور کامل توضیح دادیم.
” توصیه می‌شود این سیستم را باوجود پیچیدگی‌هایی که در داخل سازمان وجود دارد، به‌صورت درون‌سازمانی توسعه دهید.”
اگر کسب و کارهای پیچیده ای دارید، راهکارهای کسب و کارهای بزرگ را از دست ندهید!
” نرم‌افزار ERP حتی مرزهای جغرافیایی را از بین می‌برد و هماهنگی را برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد.”
شناخت و ناگفته‌ها
” به‌عنوان‌مثال ما شرکت تولیدی نوشت‌افزار را اداره می‌کنیم.”
الفبای پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP در سازمان شامل ۲ بخش است:
در وهله ی اول می‌بایست: شاخص‌ها و معیارهای مهم عملکرد در صنعت کفش را تعیین و مشخص نماییم.
ضرورت این مرحله به این دلیل است که: بتوانیم اهداف، نتایج مدنظر از این کسب‌وکار و منافعی را که می‌خواهیم به آن دست پیدا کنیم را مشخص کنیم.
” بسیار حائض اهمیت است که اهدافی ما مشخص کرده‌ایم با اهداف سیستم ERP هم‌راستا باشد.”
در ادامه ما اهداف خود و شاخص‌های کلیدی عملکرد را از صنعت نوشت‌افزار مشخص می‌کنیم.
| دیدگاه مشتری | برند تجاری، رسیدگی و بررسی شکایات و رضایت مشتری، وفاداری مشتری تحویل کالا درزمان دقیق |
| دیدگاه فرآیند داخلی | ظرفیت مطلوب، سطح موجودی، پاسخگویی نیاز اطلاعاتی مدیران، اطمینان از عملکرد، شمار طرح‌هایی که با موفقیت به سرانجام رسیده‌اند، زمان انجام فعالیت‌ها، شمار محصولات نامنطبق |
| دیدگاه مالی | افزایش صادرات، توسعه و رشد بازار، افزایش سودآوری، درآمد بیشتر |
| دیدگاه رشد و یادگیری | رضایت اعضا و کارمندان، نرخ ورود و خروج کارکنان، ایده‌ها و پیشنهاد‌های مؤثر وکارامد کارکنان، میزان ساعات آموزش، استفاده از توانایی‌های بالقوه و بالفعل |
ما بسته به اهمیت کارمان نیازمند اطلاعات و معیارهای دقیق‌تری هستیم. تعداد معیارهای تصمیم‌گیری انتخابی می‌تواند متناسب با تصمیم مدیران زیاد و کم شود.
ازجمله شاخص‌های ERP که انتخاب کردیم:
- هزینه خرید نرم‌افزار
- هزینه پیاده‌سازی
- چگونگی و هزینه بومی‌سازی
- بازگشت سرمایه در کوتاه‌مدت
- درجه رعایت استانداردها
- انعطاف‌پذیری
- تجربه در سازمان‌های مشابه
- امنیت و اطلاعات سازمان
دستور کار به این صورت است که: از شاخص‌های انتخابی آزمون-t می‌گیریم و تمامی اطلاعات ازجمله اختلاف میانگین، درجه آزادی، سطح معناداری و حدود بالا و پایین اطمینان را به دست می‌آوریم. می‌توانیم متناسب با حدود بالا و پایین (مثبت و منفی) سطح اطمینان ۲ نتیجه‌گیری داشته باشیم.
ما اینجا، کاربردی‌ترین فایل های کاربردی رو داریم!
انتخاب نرم‌افزار ERP معیارهای اصلی هم دارد. ازجمله این معیارها می‌توان به: عوامل سرمایه‌گذاری، مشخصات سیستم و معیارهای فروشنده اشاره کرد. در هر سازمانی زمان اجرای پروژه همیشه با ۲ حالت مواجه می‌شویم، یا شکست می‌خوریم و یا پروژه با موفقیت انجام می‌شود. بررسی شکست‌ها و علل آن‌ها به اندازی مرور پیروزی‌ها مهم است. یکی از این عوامل به بلوغ نرسیدن سازمان‌ها وعدم فرهنگ‌سازی است. همچنین نداشتن شناخت کافی از اهداف سازمان، عدم آشنایی با نحوه اجرای آن در سازمان، حمایت نشدن طرح‌ها از سوی مدیران را از دلایل شکست نام برد. اما علتی که بیش از همه‌ی موارد به چشم می‌آید عدم امکان‌سنجی مناسب و فاقد نقص است.
مراحل پیاده‌سازی سیستم ERP در سازمان
مرحله اول
باید ابتدا زمینه‌های نیازمندی به این سیستم توسط مدیران بررسی شود که شامل بررسی اهداف و مزایای سیستم و تحلیل تأثیر این انتخاب در سازمان است.
مرحله دوم
انتخاب سیستم ERP که با نیازها و احتیاجات سازمان همسو باشد ونوسان تغییرات را به حداقل برساند.
مرحله سوم
در این مرحله یا سیستم را دوباره ایجاد می‌کنیم و با نیازهای سازمان تطبیق می‌دهیم.
مرحله چهارم
اقدامات بعد از نصب در این مرحله انجام می‌شوند، ازجمله: کم کردن بی‌نظمی‌های سازمان.
” توصیه می‌شود از سیستم به‌خوبی نگهداری شود.”
مرحله پنجم
وظیفه‌ی این مرحله منسجم و یکپارچه کردن توانایی‌های سیستم ERP برای برآورده کردن نیازهای جدید سازمان است.
مرحله ششم
در صورت وجود نارسایی در سیستم ERP این مرحله آغاز می‌شود.
لیست نرم‌افزارهای ERP
- Microsoft Dynamics
- Odoo
- Saga
- Oracle NetSuite
- Deltek
- Infor
- Kronos
- Syspro
- Saga Intacct
- Ecount ERP
کلام آخر
همان‌قدر که شناخت درست و انتخاب دقیق نرم‌افزار قابل‌تأمل است به همان میزان شناخت ویژگی‌های بسته‌های نرم‌افزاری نیز در سازمان مهم است.
سیستم MRP
پیشینه‌ی MRP به دهه ۷۰ برمی‌گردد. زمانی که نیاز مبرم شرکت‌های تولیدی برای محاسبه‌ی میزان مواد موردنیاز و زمان موردنیاز باعث ظهور این مکانیسم شد. همواره این شرکت‌ها به دلیل پیچیدگی در فرایندهای خود نیاز به راه‌حلی بهتر مناسب‌تر داشتند که به عملیات‌های تولیدی آن‌ها جامه‌ی نظم بپوشاند. در این برهه از زمان بود که سیستمی تحت عنوان ” برنامه‌ریزی نیازهای مواد MRP”شکل گرفت. مقوله‌هایی که این برنامه می‌توانست راه گشای مدیران باشد، به دین قسم بود: حقوق، دستمزد، برنامه‌ریزی و کنترل و… با نگرشی به اطلاعات قبل می‌توان گفت: ERP بعد از MRP شکل‌گرفته است. که تمامی فرآیندهای موجود درام آر پی ۲ را پوشش می‌دهد. درواقع این جمله صادق است که MRP به ERP تکامل و رشد یافته است. اما باید توجه کنیم که ERP جایگزین MRP نشده است.
مقایسه MRP و ERP
می‌توان این‌گونه گفت: که تفاوت عمده و بارز این دو در این است که سیستم MRP یک برنامه مستقل است؛ اما ERP این‌گونه نیست. در سیستم خاص MRP برخلاف سیستم ERP بدون در دسترسی به عملکردهای CRM نیز می‌تواند کنترل بیشتری بر فرآیندها داشته باشید. انتخاب اکثر شرکت‌ها MRP است. به این دلیل که بسیاری از برنامه‌های ERP در قابلیت‌های MRP ساخته‌شده‌اند.
