امروزه طیف بسیار گسترده ای از نرم افزار های حسابداری وجود دارند که شما می توانید از بین آن ها، بهترین انتخاب برای پاسخ گویی به نیاز های شرکت خود را داشته باشید. در زمان های گذشته، حسابداری فرآیندی مبتنی بر کاغذ بود و حسابداران از دفاتری بزرگ و قطور استفاده می کردند تا بتوانند اطلاعات مالی ضروری کسب و کار را ثبت کنند. اما امروزه در عصر تکنولوژی، حتی کسب و کار های کوچک نیز می توانند از طیف گسترده نرم‌افزار های حسابداری که در بازار موجود هستند، استفاده کنند. این نرم افزار های حسابداری نه تنها می توانند باعث از بین رفتن خطاهای احتمالی شوند، بلکه می توانند منبع اطلاعات گسترده ای باشند که به کسب و کار شما جهت می دهند. از جمله پیش بینی میزان تولید و فروش در ماه های پیش رو گرفته تا شناسایی اقلام که بیش از حد نیاز تولید شده و سرویس هایی که کمترین سود آوری را برای کسب و کار شما داشته اند. انتخاب بهترین نرم افزار که پاسخگوی نیاز شما باشد و دارایی فاکتور هایی دلخواه از جانب حسابدار باشد، کار بسیار سختی است که امروزه به یک چالش تبدیل شده. بسیاری معتقد هستند که این چالش در بسیاری از موارد می تواند تفاوت بین کسب و کار سودآور و غیرسودآور را ایجاد کند.
به منظور انتخاب یک نرم افزار مناسب باید درکی مناسب از برخی از اصول حسابداری در کسب و کار خود داشته باشید، همچنین دیدگاهی مناسب نسبت به نیازهای حسابداری در کار خود و ارزیابی مناسب از محصولات موجود. گستردگی نرم افزار های موجود در بازار برای کسب و‌کار های کوچک و متوسط دائما درحال رشد و توسعه هست اما در حال حاضر چند فاکتور کلی برای انتخاب از میان آن ها وجود دارد :
- بسته حقوق و حسابداری برای کسب و کار های کوچک
- برنامه های نرم افزاری مدیریت کسب و کار
- برنامه های کاربردی آنلاین تحت وب و نرم افزار های رایگان
راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
با ترازپویش همراه باشید تا به بررسی هر دسته بپردازیم :
۱ ـ برنامه حقوق و حسابداری برای کسب و کار های کوچک
اکثر محصولات پر فروش در این دسته قرار دارند که از طریق ایجاد ابزار های حسابداری، گزارشاتی که برای استفاده از اطلاعات مالی خود به آن ها نیاز دارید، فراهم می‌کنند و اغلب پاسخگوی نیاز کسب و کار های کوچک هستند. از پر فروش ترین آن ها میتوان به نرم افزار QuickBooks اشاره کرد که در ورژن های مختلف موجود است و نسخه ای از آن را می توان در بخش add-ons در فایر فاکس یافت. محصول محبوب دیگر Simply Accountin است که توسط شرکت سیج ارائه شده و نرم افزاری است که یادگیری آن سهل و آسان است و ابزار هایی برای افزایش کارایی در معاملات مالی فراهم می کند. Peachtree محصول دیگر این شرکت بوده که هر بسته آن می تواند مورد استفاده یک تا چهل کاربر قرار گیرد که این به خودی خود می تواند شما را به استفاده از این بسته نرم افزاری ترغیب کند!
۲ ـ برنامه های نرم افزاری مدیریت کسب و کار
در این گروه نرم‌افزارهایی با قیمت بالاتر و امکانات بسیار بیشتر قرار می گیرد که معمولا شامل دیگر توابع مالی که در پیگیری مناسب کسب و کار نیاز دارید نیز می شود. از جمله آن می توان به کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری، صدور صورتحساب، خرید، مدیریت منابع سازمانی و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد.
۳ ـ برنامه های کاربردی آنلاین تحت وب و نرم افزار های رایگان
در سال‌های اخیر شاهد گونه جدیدی از نرم افزار های آنلاین مدیریت مالی تحت وب بودیم که همگام با افزایش اطمینان کسب و کار ها به این که وب می تواند محیط ایمنی برای آن ها باشد محبوبیت این دسته از نرم افزارها نیز افزایش یافته است. امروزه شرکت ها کاملا با پدیده استفاده از نرم‌افزار ها از طریق رایانش ابری و مزایای آن آشنا هستند و این اطمینان حتی به بخش های بالاتر مانند نرم افزار های مالی نیز راه یافته. از همین رو گزینه ای مناسب با نام Quickbooks Online قابل استفاده است که Intuit آن را ارائه داده و Peachtree نیز به تازگی به ارائه یک ورژن آنلاین مناسب از آن پرداخته، برخی فروشندگان نیز به ارائه بسته حسابداری آنلاین کامل تری پرداخته اند که دارای سایر امکانات در حوزه مدیریت کسب و کار نیز می باشد و از نمونه های آن می توان Clarity Accounting، NetBooks و NetSuite را نام برد.
۴ ـ نرم‌افزارهای رایگان
کوچک ترین کسب و کار ها نیز باید در مورد استفاده از نرم افزار های رایگان بسیار محتاطانه و با دقت عمل کنند. به خصوص زمانی که این برنامه ها با اطلاعات مالی آن ها سر و کار دارند. انواع زیادی از این نرم‌افزارهای رایگان وجود دارند اما QuickBook بهترین گزینه برای شرکت های در حال توسعه است چرا که به راحتی میتوان حساب خود را از بخش رایگان که تنها دارای رسیدگی به حساب ۲۰ مشتری را دارد، به ورژن غیر رایگان آن، که ۱۰۰۰۰ مشتری را پوشش می‌دهد، ارتقا داد.
نیازهای حسابداری و مالی خود را بشناسید.
نخستین گام در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری این است که به نیاز های مدیرتی و مالی کسب و کار خود را به خوبی بشناسید.
اطلاعاتی که باید در مورد کسب و کار خود بدانید!
قبل از هر چیز باید مطمئن شوید که مبانی اولیه در مورد دانش حسابداری و مالی را بلد باشید، چرا که بسیاری این تصور اشتباه را دارند که لازم نیست در مورد حسابداری و امور مالی چیزی بدانند و نرم افزار به جای آن ها این کار را انجام می دهد!
روش‌های زیادی وجود دارد که یک مدیر می تواند در زمینه اطلاعاتی که کسب و کار وی نیاز به نگهداری دارد تا بر مبنای آن تصمیمات صحیح بگیرد و از گزارش هایی که باید تهیه شود، اطلاعات کسب کند. موضوع مورد توجه دیگر نوع کسب و کار شماست که باید متناسب با آن اطلاعات خاصی را نگهداری کنید.
با حسابداری و امور مالی مشورت کنید.
اگر در کسب و کار خود نیروی حسابدار یا مشاور دارید، حتما قبل از هرگونه اقدامی با این افراد متخصص مشورت کنید. اکثر آن‌ها تجربه کار با افراد و مشاغل مشابه شما را دارند و به خوبی نوع کسب و کار شما و نیاز های مرتبط با آن را می‌شناسند و در نتیجه می توانند نرم‌افزاری را به شما معرفی کنند که از طریق آن، اطلاعاتی که در حوزه محاسبات مالی شرکت به آن ها نیاز دارید به بهترین شکل جمع آوری می شود.
امکانات سخت افزاری مناسب.
در فرآیند حسابداری شرکت شما، توجه به بخش « آی تی IT »، معمولا به اندازه خود حسابداری اهمیت پیدا می کند، چرا که باید امکانات سخت افزاری خوبی در اختیار داشته باشید. بسته های نرم افزاری حسابداری از دیتابیس های بزرگی استفاده می کنند و از پیچیدگی خاصی برخوردار هستند. بنابراین قبل از هر چیز امکانات سخت افزاری خود را بررسی کنید چرا که با افزایش اطلاعات حسابداری، فضای سخت افزاری مناسبی برای ذخیره این اطلاعات لازم خواهد شد…
بد نیست قبل از خرید و شروع کار نکات زیر را در نظر بگیرید :
۱ – بودجه خود را در نظر بگیرید.
اولین و مهم ترین نکته برای شروع بودجه شماست. نرم‌افزارهایی مانند QuickBooks، Peachtree و MYOB خیلی هزینه بر نیستند اما هرچه بر نرم افزارهای حسابداری که ویژه فعالیت های صنعتی هستند تمرکز کنید قیمت بالاتر خواهد رفت، بیشتر آن ها با خدمات کمکی مانند نصب، تاسیسات، آموزش و آپدیت همراه هستند، هرچه نرم افزار ها از حالت عمومی خارج شوند و به فعالیت های خاص تر اختصاص یابند، هزینه آن ها بالاتر می رود و معمولا به پرداخت های سالانه برای آپدیت نیاز دارند که باید تمام این هزینه ها قبل از خرید و استفاده در نظر بگیرید.
۲ – با سایر کسب و کار های مشابه و غیرمشابه خود در ارتباط باشید.
سعی کنید دریابید که افراد دیگر که در صنعت مشابه شما فعالیت دارند از چه راه کار ها و نرم افزار هایی استفاده می کنند. البته مشخص است که به دلیل مسائل رقابتی رسیدن به پاسخ مشکل است، اما حداقل از نحوه فعالیت برخی از رقیبان خود مطلع شوید. نشست ها و جلسات می توانند بهترین مکان برای این گونه گفتگو ها باشد. همچنین می توانید از حسابدار خود در این رابطه سوال کنید چرا که احتمالا برای افرادی دیگر در صنعت شما کار کرده است. همچنین مشاوران یا خدماتی هستند که می‌توانند باعث شوند گزینه های پیش روی شما برای انتخاب محدود‌تر شود، FindAccountingSoftware.com یک سایت مستقل است که با پر کردن یک پرسشنامه آنلاین، بهترین و مناسب ترین برنامه نرم افزاری را به شما پیشنهاد می کند.
۴ – لیست نیاز های خود را آماده کنید.
بعد از این که اطلاعات مورد نیاز را دریافت کردید، نیاز دارید تا با خود فکر کنید که یک بسته نرم افزار حسابداری چه کارهایی باید برای شما انجام دهد؟ البته برنامه ای نیست که بتواند تمامی نیاز های شما را در بر گیرد و همه کارهای مورد نظر را انجام دهد، از این رو باید لیست نیاز ها توقعات خود را اولویت بندی کنید. مهم است تا میان اطلاعاتی که از طریق صحبت با اشخاص به دست آورده اید با اطلاعات واقعی و نظریه های عینی تعادل ایجاد کنید. برخی از سایت های ارائه دهنده نرم افزار مانند QuickBooks.com و Cougarmtn.Comلیستی از مشخصات و توابع موجود در محصولات خود در اختیار شما قرار می دهند. برخی نرم‌افزار ها نیز نسخه ای با عنوان دمو در اختیار کاربران قرار می دهند که معمولا کاربران اجازه استفاده از برخی توابع موجود در نرم‌افزار را دارند و استفاده از آن ها باعث می شود با کلیت نرم افزار آشنا شوید. قبل از اقدام به خرید بسته نرم افزاری، حتما آن را امتحان کنید.
۵ ـ گرفتن تصمیم نهایی!
حال با توجه به توضیحات داده شده و مشورت با افراد داخل و خارج از شرکت یا سازمان در مورد نرم‌افزار ها، با آن ها آشنا شدید، بعد از تست نرم افزارها و یا اجرای دموی برخی از آنان، اکنون همه چیز به شما بستگی دارد. نیازهای خود را بررسی کنید و ببینید کدام نرم افزار می تواند نیاز های شما را رفع کند. امیدواریم با این مقاله بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید.
همچنین بخوانید :
4 پاسخ