کار حسابداری و مالی برای هر شرکتی حائز اهمیت است و امروزه شرکت ها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم راحت‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری هستند. در نگاه اول ممکن است به نظر برسد که تمام نرم افزار حسابداری تقریبا یکسان است اما در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی اساسی که نرم افزارهای حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسبوکار را به ارمغان آورد، بررسی کنیم.
ویژگی های ضروری یک نرم افزار حسابداری
ویژگی های ضروری یک نرم افزار حسابداری چه باید باشد؟
۱ – ارائه گزارش های تحلیلی و پر کاربرد
اطلاعات یکی از مهم ترین ابزار در محیط کسب و کار امروز است. به همین منظور هر نرم افزار حسابداری که شما ارزیابی می کنید باید دارای قابلیت گزارش و تحلیل قوی باشد. مدیران با تکیه بر این اطلاعات می توانند آگاهانه تر تصمیم بگیرند. بررسی ها نشان می دهد، بیش از ۷۰ درصد کسب و کار ها در دو سال نخست تاسیس، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن ها، شکست خورده اند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد و پیشرفت کسب و کار شما می شود. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی، گزارش هایی دقیق تر ارائه دهند.
۲ – ویژگی های بصری ( یا گرافیکی ) مناسب و جذاب
استفاده از ویژگی های بصری مانند ارائه نمودار ها و گزارش هایی که جذابیت بصری دارد، سبب ارائه مناسب تر تحلیل حسابداران می شود. گزارش هایی که در قالب گرافیک، نمودار و تصویری مناسبی به مدیران ارائه خواهد شد، یک ابزار قدرتمندی است که می توانند به درک شفاف تر از وضعیت کسب و کار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل و آسان می شود.
۳ – یک پارچه بودن
برای بسیاری از کسب و کار ها صرفا ثبت سند حسابداری و انجام امور مالی ساده کافی نیست. سازمان ها فعالیت های متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب های بانکی، انبار داری، خرید از تامین کنندگان، مدیریت فروش، محاسبه حقوق پرسنل و غیره دارند کهخ تمامی اطلاعات گفته شده، در نهایت تبدیل به موجودی های مالی سازمان می شوند. یک پارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می کند، اطلاعات به شکل منسجم تری ثبت شوند، در نتیجه، دوباره کاری و اضافه کاری پیش نخواهد آمد و تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته ای در دسترس خواهد بود.
۴ – به روز بودن
استفاده از نرم افزار حسابداری به روز می تواند بسیار سودمند، مفید و مهم باشد. قوانین مالیاتی و استاندارد های حسابداری شیوه های مالی در طول زمان تغییر می کنند، بنابراین شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید به قدری توانایی داشته باشد که به سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. سازگاری با تغییرات قانونی، استاندارد ها و شیوه های مالی از واجبات نرم افزارحسابداری است.
۵ – سازگاری با کسب و کار های متفاوت
هر کسب و کاری با توجه به زمینه فعالیت خود در حوزه های مختلف، از جمله بازرگانی، خدماتی و غیره، نیازمند راه حل های ویژه آن کسب و کار می باشد، نرم افزار های حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند و نخواهند بود. یک نرم افزار حسابداری خوب باید بتواند با کسب و کار یک شرکت مطابقت داشته باشد. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزه پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قرارداد ها و پروژه ها را به لحاظ مالی مدیریت کند.
۶ – تضمین امنیت اطلاعات مالی و اطلاعات دیگر
از مهم ترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی آن سازمان است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا از بین رفتن اطلاعات یا سو استفاده از این اطلاعات می تواند آسیب های جدی نظیر از بین رفتن زمان، پول و دیگر موارد به سازمان وارد کند و اگر خسارات به اندازه کافی بزرگ باشد می تواند باعث منحل سازمان شود. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیه نرم افزار است، در این مسیر، شرکت ارائه دهنده نرم افزار با توجه به تعداد مشتریان، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت ارائه دهنده در بازار می تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
۷ – گسترش پذیری
کسب و کار شما ممکن است در آینده رشد کند و تراکنش های مالی شما افزایش یابد و شما به ماژورهای بیشتری نیازمند شوید. اگر نرم افزاری انتخاب شود که تنها پاسخ‌گوی وضعیت کنونی کسبوکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته می شود. بنابراین باید ارائه دهنده نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران بتوانند از قابلیت های مختلف محصول استفاده کنند و با توسعه کسب و کار نگرانی برای تغییر نرم افزار نداشته باشند.
۸ – پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. خریداران نرم افزار باید اطمینان داشته باشند که هر زمان که بخواهند می توانند مسائلشان را برطرف بکنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ گویی و رفع مسئله مشتری را مهم ترین مسئولیت های خود را بدانند. وجود خدمات متنوعی هم چون، پاسخ گویی تلفنی، پاسخ گویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعه حضوری، تجیهزات مناسب آموزشی و دیگر موارد نیز همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کننده نرم افزار می بایست ارائه شوند.
۹ – ساده بودن و کاربر پسند بودن
از بزرگ ترین عوامل موفقیت شرکتی تولید نرم افزاری کاربر پسند و ساده است. نرم افزار های حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به راحتی نرم افزار را فرا بگیرد و به سرعت بتواند از آن بهره ببرد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، یکی از ویژگی های مهمی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهره وری کاریش افزایش و تنش های کاریش کاهش می یابد.
همچنین بخوانید :
