با بزرگ‌تر شدن کسب‌وکار، اکسل دیگر کارایی لازم را ندارد، اینجاست که نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) وارد عمل می‌شود: سیستمی که داده‌های کلیدی کسب‌وکار را یک‌جا جمع می‌کند، آنها را سازمان‌دهی می‌کند و حتی با بزرگ‌تر شدن سازمان، به شما کمک می‌کند چابک و کارآمد بمانید. بسیاری از مدیران نام ERP را شنیده‌اند، اما هنوز دقیق نمی‌دانند این سیستم دقیقاً چه کاری برای تیمشان انجام می‌دهد.
در این مقاله از ترازپویش، به زبان ساده توضیح می‌دهیم ERP چیست، از چه اجزا و ماژول‌هایی تشکیل شده و چه مثال‌های واقعی از کاربرد آن وجود دارد. همچنین نکات عملی برای انتخاب و استقرار ERP متناسب با نیازهای بازار ایران را مرور می‌کنیم.
ERP چیست؟ (Enterprise Resource Planning)
برنامه‌ریزی منابع سازمان یا ERP یک نرم‌افزار جامع مدیریتی است که برای یکپارچه‌سازی و مدیریت بخش‌های مختلف کسب‌وکار استفاده می‌شود. این سیستم تمام فرایندهای حیاتی مانند برنامه‌ریزی، انبارداری، فروش، بازاریابی، مالی و منابع انسانی را در یک بستر متمرکز گردآوری می‌کند.
یکی از مشکلات رایج در سازمان‌ها پراکندگی اطلاعات در سیستم‌های جداگانه است؛ مثلاً واحد حسابداری و برنامه‌ریزی مالی ممکن است داده‌های متفاوتی از هزینه‌ها داشته باشند. این موضوع باعث اختلاف اطلاعات، اتلاف زمان و کاهش بهره‌وری می‌شود.
ERP با تمرکز داده‌ها در یک پایگاه مرکزی، دیدی یکپارچه به مدیران می‌دهد، تضاد اطلاعاتی را از بین می‌برد و امکان تحلیل سریع‌تر و دقیق‌تر را فراهم می‌کند. در نتیجه، هزینه‌ها کاهش می‌یابد و بهره‌وری سازمان افزایش پیدا می‌کند.
امروزه بسیاری از ERPها تحت وب ارائه می‌شوند و امکان دسترسی از راه دور را فراهم می‌سازند. همچنین انعطاف‌پذیری بالایی دارند و می‌توان آنها را متناسب با نیاز هر سازمان شخصی‌سازی کرد. با این حال، موفقیت ERP به پیاده‌سازی درست و آموزش مناسب وابسته است؛ در غیر این صورت می‌تواند منجر به اتلاف منابع شود.
ترازپویش به‌عنوان ارائه‌دهنده راهکارهای ERP و نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، سیستم‌هایی متناسب با نیاز سازمان‌ها طراحی کرده است. برای مشاهده قابلیت‌ها می‌توانید دمو رایگان ERP ترازپویش را درخواست کنید و تأثیر آن را در بهبود عملکرد سازمان خود ببینید.
نکات کلیدی در مورد ERP
۱.یکپارچه‌سازی فرایندها
نرم‌افزار ERP می‌تواند تمام فرایندهای موردنیاز برای مدیریت و اداره یک سازمان را یکپارچه کند، به‌طوری که بخش‌های مختلف مانند مالی، منابع انسانی، فروش و تولید به‌صورت همزمان و هماهنگ با یکدیگر عمل کنند.
۲.تحول نرم‌افزارهای ERP
راهکارهای ERP طی سال‌ها تکامل یافته‌اند و امروزه بسیاری از آنها به‌صورت وب‌اپلیکیشن ارائه می‌شوند؛ این امکان دسترسی آنلاین به کاربران را می‌دهد و مدیریت از راه دور، بروزرسانی سریع و کاهش هزینه‌های نصب و نگهداری را فراهم می‌کند.
۳.مزایای اصلی ERP
از مهم‌ترین مزایای ERP می‌توان به جریان آزاد اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان، وجود یک منبع داده واحد و گزارش‌گیری دقیق و لحظه‌ای اشاره کرد که تصمیم‌گیری سریع و مبتنی بر داده را برای مدیران آسان‌تر می‌سازد.
۴.تنوع و قابلیت شخصی‌سازی
امروزه صدها نرم‌افزار ERP در دسترس هستند که اغلب قابلیت شخصی‌سازی و تطبیق با نیازهای خاص هر سازمان را دارند، به‌طوری که می‌توان فرایندها، داشبوردها و گزارش‌ها را مطابق با ساختار و اهداف سازمان تنظیم کرد.
۵.اهمیت اجرای صحیح
اگر یک شرکت در پیاده‌سازی ERP دقت کافی نداشته باشد، سیستم می‌تواند ناکارآمد شود و حتی باعث ایجاد مشکلات جدید گردد؛ از جمله دوباره‌کاری، خطا در ثبت داده‌ها و کاهش بهره‌وری که می‌تواند هزینه‌های سازمان را افزایش دهد.
تاریخچه پیدایش ERP
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) — اصطلاحی که برای اولین بار توسط گارتنر در سال ۱۹۹۰ معرفی شد.
ممکن است کمی گیج‌کننده باشد، چون ERP یک نرم‌افزار مستقل نیست. در واقع، ERP یک دسته نرم‌افزاری برای کسب‌وکارهاست و سیستم‌های ERP از ماژول‌های مختلفی تشکیل شده‌اند که هر کدام نیاز مشخصی از سازمان را پوشش می‌دهند.
به‌عنوان مثال، شرکت‌هایی که محصول محور هستند معمولاً ماژول‌هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی و سفارشات، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و در صورت تولید یا مونتاژ محصول، تولید دارند. در کسب‌وکارهای خدماتی، ماژول‌هایی مثل حسابداری، مدیریت پروژه، خودکارسازی خدمات حرفه‌ای و CRM کاربرد بیشتری دارند.
عملکرد سیستم‌های ERP
سیستم‌های ERP طی سال‌ها تکامل یافته‌اند. از نرم‌افزارهای سنتی مبتنی بر سرورهای فیزیکی و ورود دستی داده‌ها، به نرم‌افزارهای ابری با دسترسی آنلاین و از راه دور تبدیل شده‌اند. این سیستم‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا داده‌ها و فرایندهای خود را به‌صورت یکپارچه مدیریت کنند.
مراحل عملکرد ERP
مرحله ۱: انتخاب ماژول‌ها و برنامه‌ها
کسب‌وکارها ابتدا ماژول‌ها و برنامه‌هایی که برای نیازهای خود لازم دارند را انتخاب می‌کنند.
مرحله ۲: نصب و راه‌اندازی توسط ارائه‌دهنده
شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار، ماژول‌های انتخاب‌شده را روی سرور مشتری نصب می‌کند.
مرحله ۳: ادغام فرایندها و داده‌ها
کارفرما و ارائه‌دهنده همکاری می‌کنند تا تمام فرایندها و داده‌های سازمان به طور کامل در پلتفرم ادغام شوند.
مرحله ۴: دسترسی و گزارش‌دهی
زمانی که تمام بخش‌های سازمان به سیستم متصل شوند، داده‌ها روی سرور جمع‌آوری می‌شوند و افراد دارای دسترسی می‌توانند از آن استفاده کنند. گزارش‌ها شامل معیارها، نمودارها و ابزارهای تحلیلی دیگر هستند تا مدیران عملکرد کل سازمان و بخش‌های مختلف را به راحتی ارزیابی کنند.
راهکارهای نرم‌افزاری ترازپویش نمونه‌ای از ERP بومی است که امکان دسترسی آنلاین و گزارش‌گیری دقیق را برای شرکت‌های ایرانی فراهم می‌کند.
انواع سیستم‌های ERP در دنیای کسب‌وکار
ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی انواع مختلفی دارد که می‌توانند نیازهای متنوع کسب‌وکارها را پوشش دهند. این فهرست شامل تمامی انواع ERP نیست، اما نمای کلی و کاملی از مهم‌ترین ERP ها ارائه می‌دهد. هر کسب‌وکاری که قصد پیاده‌سازی ERP را دارد، می‌تواند با بررسی این دسته‌ها سیستم مناسب خود را پیدا کند. گاهی نیز ترکیبی از چند نوع ERP برای یک سازمان مناسب است.
۱. ERP داخلی (On-Premise)
در این مدل، شرکت نرم‌افزار ERP را خریداری کرده و آن را روی سرورهای خود نصب می‌کند. در این حالت، سازمان کنترل کامل روی سیستم و داده‌ها دارد، زیرا همه اطلاعات در محل خود شرکت قرار دارد. سفارشی‌سازی و ادغام با سیستم‌های موجود گسترده‌تر امکان‌پذیر است، اما نیاز به منابع IT اختصاصی برای نگهداری، بروزرسانی و امنیت دارد.
۲. ERP ابری (Cloud ERP)
سیستم‌های ابری ERP روی سرورهای از راه دور میزبانی می‌شوند و از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این سیستم‌ها، مانند محصولات SaaS، مقیاس‌پذیری بالاتری دارند و کسب‌وکارها می‌توانند منابع و امکانات را بدون سرمایه‌گذاری زیاد روی سخت‌افزار تنظیم کنند. معمولاً این نوع ERP دارای مدل قیمت‌گذاری اشتراکی است و بروزرسانی و نگهداری توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار انجام می‌شود.
۳. ERP ویژه صنایع (Industry-Specific ERP)
این نوع ERP برای پاسخ به نیازهای خاص یک صنعت طراحی شده است و معمولاً شامل ماژول‌ها و قابلیت‌های ویژه آن صنعت می‌شود. به‌عنوان مثال، ERP یک شرکت تولیدی که مدیریت موجودی، زنجیره تأمین و توزیع کالا برایش اهمیت دارد، بسیار متفاوت از ERP یک مؤسسه مالی خواهد بود. در همین راستا ترازپویش با ارائه راهکار های مختلف برای صنایع، ERP های متنوعی برای پوشش صنایع مختلف در اختیار کاربران قرار داده است.
۴. ERP متن‌باز (Open-Source ERP)
سیستم ERP متن‌باز به کاربران امکان دسترسی به کد منبع را می‌دهد. این یعنی سازمان می‌تواند نرم‌افزار را مطابق نیاز خود سفارشی‌سازی، تغییر یا حتی بازتوزیع کند. استفاده از ERP متن‌باز معمولاً نیازمند تخصص فنی و منابع بیشتری نسبت به ERPهای تجاری است.
۵. ERP برای کسب‌وکارهای کوچک (Small Business ERP)
این نوع ERP مخصوص کسب‌وکارهای کوچک و متوسط طراحی شده است. سیستم‌های ERP کوچک تلاش می‌کنند تعادل بین ارائه قابلیت‌های ضروری و هزینه مناسب را حفظ کنند. این نرم‌افزارها معمولاً ساده‌تر پیاده‌سازی می‌شوند و نیاز به سفارشی‌سازی کمتری دارند.
۶. ERP چندسطحی (Tiered ERP)
سیستم‌های چندسطحی ERP امکان انتخاب سطح عملکرد و مقیاس‌پذیری متفاوت برای کسب‌وکارهای با اندازه و پیچیدگی‌های مختلف را فراهم می‌کنند. شرکت‌ها می‌توانند سطح مناسب با نیاز و بودجه فعلی خود را انتخاب کنند و در صورت رشد، ماژول‌ها و امکانات جدید را اضافه کنند.
مزایای سیستم ERP برای کسب‌وکارها
کسب‌وکارها به دلایل متعددی از برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می‌کنند، مانند رشد سازمان، کاهش هزینه‌ها و بهبود عملکرد عملیات. مزایای حاصل می‌تواند بین شرکت‌ها متفاوت باشد، اما برخی از آنها مشترک و قابل توجه هستند:
۱. افزایش دقت و بهره‌وری
ادغام و خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار باعث حذف تکرارها و افزایش دقت و بهره‌وری می‌شود. همچنین بخش‌هایی که فرایندهای آنها به یکدیگر متصل است می‌توانند هماهنگ‌تر کار کنند و به نتایج سریع‌تر و بهتر دست یابند. این هماهنگی باعث می‌شود زمان انجام وظایف کوتاه‌تر شود و اشتباهات انسانی به حداقل برسد.
۲. بهبود گزارش‌دهی
سیستم‌های ERP امکان گزارش‌دهی دقیق و لحظه‌ای از یک منبع واحد را فراهم می‌کنند. گزارش‌های کامل و صحیح به شرکت‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و پیش‌بینی بهتری داشته باشند و وضعیت عملیات را به کارکنان و ذینفعان مانند سهامداران به‌درستی اطلاع دهند. گزارش‌های تحلیلی ERP همچنین به مدیران اجازه می‌دهد روندها و نقاط ضعف سازمان را سریع‌تر شناسایی کنند.
۳. افزایش کارایی
ERP به کسب‌وکارها امکان دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز برای مشتریان، تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری را می‌دهد. این موضوع باعث افزایش رضایت مشتریان و کارکنان، کاهش زمان پاسخگویی و بهبود دقت می‌شود. با کاهش زمان جستجو و پردازش اطلاعات، منابع سازمانی بهتر مدیریت می‌شوند و هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.
۴. تقویت همکاری بین بخش‌ها
ERP به بخش‌های مختلف سازمان اجازه می‌دهد بهتر با هم همکاری کنند و دانش خود را به اشتراک بگذارند. این هماهنگی باعث افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان می‌شود، زیرا کارکنان می‌توانند نقش هر بخش را در تحقق اهداف و چشم‌انداز سازمان مشاهده کنند. همچنین، با حذف وظایف تکراری و دستی، کارکنان زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌های ارزشمند و خلاقانه دارند.
محدودیت‌ها و ضعف‌های سیستم ERP
سیستم‌های ERP همیشه نمی‌توانند تمام ناکارآمدی‌ها را در یک کسب‌وکار حذف کنند یا همه فرایندها را بهبود دهند. برخی اوقات شرکت‌ها نیاز دارند ساختار سازمانی خود را بازبینی کنند، در غیر این صورت ممکن است با تکنولوژی ناسازگار روبه‌رو شوند.
اغلب سیستم‌های ERP به اهدافی که باعث نصب آنها شده‌اند، نمی‌رسند؛ دلیل اصلی این است که برخی سازمان‌ها تمایلی به کنار گذاشتن روش‌های قدیمی خود ندارند یا هنوز از نرم‌افزارهای قدیمی که پیش‌تر عملکرد مناسبی داشته‌اند، استفاده می‌کنند. یکی از اشتباهات رایج این است که پروژه‌های ERP به بخش‌های کوچک تقسیم شوند، که می‌تواند منجر به افزایش هزینه و پیچیدگی شود.
ضعف ERP خارجی برای کسب‌وکارهای ایرانی
استفاده از ERPهای خارجی در ایران می‌تواند چالش‌هایی داشته باشد، از جمله:
-
ناسازگاری با قوانین مالی و مالیاتی داخلی – بسیاری از ERPهای خارجی با قوانین و مقررات مالی ایران همخوانی ندارند.
-
عدم پشتیبانی از تقویم شمسی – بسیاری از گزارش‌ها و تاریخ‌ها به میلادی هستند و نیاز به تبدیل دستی دارند.
-
محدودیت‌های ناشی از تحریم‌ها – دسترسی به پشتیبانی، بروزرسانی و برخی قابلیت‌ها ممکن است محدود باشد.
برای مطالعه بیشتر درباره این ضعف‌ها و بررسی مزایای ERPهای ایرانی برای کسب‌وکارها، می‌توانید به مقاله شکست‌های ERP تا مزایای ERP ایرانی برای کسب‌وکارها مراجعه کنید.
تفاوت ERP و CRM
سیستم‌های ERP و CRM دو نوع نرم‌افزار متفاوت در کسب‌وکار هستند. در اصل، ERP بر فرایندها و عملیات داخلی سازمان تمرکز دارد، در حالی که CRM روی مدیریت تعامل با مشتریان و مخاطبان متمرکز است.
ERP چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
سیستم‌های ERP برای یکپارچه‌سازی و خودکارسازی فرایندهای اصلی کسب‌وکار طراحی شده‌اند. این شامل مدیریت حسابداری، تولید، موجودی، منابع انسانی و سایر فرایندهای داخلی می‌شود تا کارایی و هماهنگی سازمان افزایش یابد.
CRM چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
در مقابل، سیستم‌های CRM مخصوص مدیریت ارتباط با مشتریان و تعاملات آنها هستند. این تعاملات شامل سرنخ‌های فروش، کمپین‌های بازاریابی، پرسش‌های خدمات مشتری و مدیریت تماس‌ها می‌شود. هدف اصلی CRM افزایش تعامل، رضایت و وفاداری مشتریان است.
همپوشانی ERP و CRM
با وجود تفاوت‌های اساسی، ERP و CRM گاهی در برخی بخش‌ها همپوشانی دارند. بسیاری از سیستم‌های ERP مدرن قابلیت‌های CRM را نیز ارائه می‌دهند. این ادغام باعث می‌شود اطلاعات مشتری، مانند جزئیات تماس، تاریخچه خرید و سوابق ارتباطات، بین ERP و CRM هماهنگ شود.
به عنوان مثال، یک سیستم CRM به‌طور سنتی تاریخچه خرید مشتری را ذخیره می‌کند. با اتصال این اطلاعات به ERP، شرکت می‌تواند پیش‌بینی کند که مشتری چه زمانی سفارش مجدد خواهد داد، مطمئن شود موجودی کافی در زمان مناسب وجود دارد و پرسنل لازم برای پردازش سفارش آماده هستند.
۱۲ مزیت اجرای سیستم‌های ERP برای کسب‌وکارها
راهکارهای ERP امروزی مجموعه‌ای گسترده از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهند که می‌تواند مزایای فراوانی برای کسب‌وکارها به همراه داشته باشد. این نرم‌افزار تقریباً در همه شرکت‌های بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد، زیرا به بهبود واقعی عملکرد سازمان کمک می‌کند. هر کسب‌وکاری ممکن است از مزیت خاصی بیشترین بهره را ببرد، اما مزایای مشترک و کلیدی ERP شامل موارد زیر است:
۱. کاهش هزینه‌ها
ERP با خودکارسازی بسیاری از وظایف ساده و تکراری، نیاز به نیروی انسانی اضافی را کاهش می‌دهد و خطاها را به حداقل می‌رساند. این سیستم با شفافیت میان بخش‌ها به شناسایی ناکارآمدی‌ها کمک می‌کند و منابع سازمان، از جمله نیروی کار، موجودی و تجهیزات، به شکل بهینه‌تری استفاده می‌شوند. در نسخه‌های ابری، شرکت‌ها می‌توانند به سرعت ارزش افزوده نرم‌افزار را مشاهده کنند.
۲. شفافیت فرایندها
تمام اطلاعات و جریان‌های کاری در یک سیستم متمرکز جمع‌آوری می‌شوند و کارکنان دارای دسترسی می‌توانند وضعیت پروژه‌ها و عملکرد بخش‌های مرتبط با وظایف خود را مشاهده کنند. این شفافیت به ویژه برای مدیران و رهبران سازمان بسیار ارزشمند است و سریع‌تر و راحت‌تر از جستجوی اسناد یا پیگیری‌های مکرر همکاران است.
۳. گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها
ERP امکان تحلیل و درک بهتر داده‌ها را فراهم می‌کند. ابزارهای گزارش‌دهی و تحلیلی پیشرفته به کاربران اجازه می‌دهند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را پیگیری کنند و معیارها و مقایسه‌های مورد نظر خود را مشاهده نمایند. با توجه به جامع بودن ERP، تأثیر تغییرات یا مشکلات در یک بخش بر کل سازمان قابل بررسی است.
۴. داده‌های متمرکز و یکپارچه
دسترسی به داده‌های لحظه‌ای سازمان باعث شناسایی روندها و ارائه بینش‌های عمیق کسب‌وکار می‌شود. این قابلیت به مدیران و تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند تصمیمات بهتری بر اساس اطلاعات کامل و دقیق اتخاذ کنند.
۵. رعایت قوانین و مقررات
ERP با ارائه گزارش‌های مالی مطابق با استانداردها و ردیابی چرخه هر تراکنش، رعایت قوانین مالی، امنیت داده‌ها و مقررات صنعت را تسهیل می‌کند. نسخه‌های ابری همچنین ابزارهای لازم برای رعایت استانداردهایی مانند PCI-DSS را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهند.
۶. مدیریت ریسک و دسترسی از راه دور
کنترل دسترسی دقیق و تعریف گردش‌های تأیید، ریسک‌های مالی را کاهش می‌دهد و احتمال وقوع تقلب را کمتر می‌کند. دسترسی سریع به وضعیت کل عملیات سازمان به کارکنان امکان می‌دهد به موقع به مشکلات و ریسک‌های احتمالی پاسخ دهند.
۷. امنیت داده‌ها
ارائه‌دهندگان ERP می‌دانند که سیستم شامل اطلاعات حساس و حیاتی سازمان است و اقدامات لازم برای امنیت داده‌ها را انجام می‌دهند. نسخه‌های ابری با پروتکل‌های امنیتی پیشرفته، از داده‌ها در برابر حملات سایبری محافظت می‌کنند.
۸. افزایش بهره‌وری
به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین تیم‌ها مانند سفارشات خرید، قراردادها و سوابق پشتیبانی مشتری آسان می‌شود. ERP ارتباط میان بخش‌ها را بهبود می‌بخشد و به کارکنان دسترسی مناسب به داده‌های به‌روز را می‌دهد.
۹. مقیاس‌پذیری
سیستم ERP مناسب، انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر است و می‌تواند نیازهای فعلی و آینده شرکت را پوشش دهد. سیستم‌های ابری به تغییرات عملیاتی کوچک و بزرگ پاسخ می‌دهند و حتی با افزایش حجم داده‌ها یا درخواست دسترسی، عملکرد خود را حفظ می‌کنند.
۱۰. انعطاف‌پذیری
ERP علاوه بر رعایت بهترین روش‌ها، امکان پشتیبانی از فرایندها و اهداف خاص سازمان را فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند جریان‌های کاری مخصوص شرکت ایجاد کرده و گزارش‌های اتوماتیک متناسب با نیاز بخش‌ها و مدیران بسازند. این قابلیت نوآوری و خلاقیت سازمان را تقویت می‌کند.
۱۱. بهبود خدمات مشتری و مدیریت شرکا
ERP روابط شرکت با مشتریان و شرکا را تقویت می‌کند. اطلاعات مربوط به تأمین‌کنندگان، حمل‌ونقل و ارائه‌دهندگان خدمات در سیستم موجود است و نسخه ابری امکان تبادل اطلاعات راحت‌تر و سریع‌تر را فراهم می‌کند. در مورد مشتریان، سیستم پاسخ‌ها به نظرسنجی‌ها، تیکت‌ها و مرجوعی‌ها را پیگیری می‌کند و تمرکز سازمان را روی رضایت مشتری افزایش می‌دهد.
۱۲. پیش‌بینی و برنامه‌ریزی مالی
بخش‌های مالی تحت فشار هستند تا پیش‌بینی‌های دقیقی بر اساس شرایط متغیر ارائه دهند. ERP با همگام‌سازی داده‌ها با سیستم‌های برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی، امکان پیش‌بینی دقیق، سریع و به‌روز را فراهم می‌کند و نیاز به هماهنگی دستی بین بخش‌ها را از بین می‌برد.
مراحل پیاده‌سازی سیستم ERP در سازمان
۶ چالش اجرای سیستم‌های ERP
با وجود تمام مزایای ERP، شرکت‌ها ممکن است در ساخت توجیه اقتصادی سیستم یا پیاده‌سازی آن با چالش مواجه شوند. آگاهی از این موانع پیش از اجرای ERP به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید و شک و تردید سهامداران را مدیریت کنید. بسیاری از این مشکلات با تهیه برنامه جامع و انتخاب درست تأمین‌کننده ERP قابل پیشگیری هستند.
۱. محدودیت‌های بودجه
ERPها هزینه‌های خرید، پیاده‌سازی و نگهداری دارند و در گذشته تنها برای شرکت‌های بزرگ قابل دسترس بودند. اما امروزه با سیستم‌های ابری (SaaS) و نسخه‌های مخصوص کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، هزینه‌ها به شکل قابل توجهی کاهش یافته است. شرکت‌ها می‌توانند با ابزارهای محاسبه، بازگشت سرمایه پس از یک یا سه سال را پیش‌بینی کنند تا بدانند چه زمانی هزینه‌ها جبران می‌شود.
۲. آموزش کارکنان
همه فناوری‌های جدید نیاز به آموزش دارند و ERP نیز از این قاعده مستثنی نیست. هر کسی که با نرم‌افزار کار می‌کند — ترجیحاً اکثر یا تمام کارکنان — نیاز به آموزش دارد. مقاومت اولیه کارکنان طبیعی است، اما با مشاهده مزایای واقعی سیستم، پذیرش آن افزایش می‌یابد. سیستم‌های مدرن با رابط کاربری ساده‌تر و بروزرسانی‌های مکرر، نیاز به آموزش را کاهش می‌دهند.
۳. چالش‌های تبدیل و مهاجرت داده‌ها
هنگام انتقال به ERP جدید، ممکن است نیاز باشد بخشی از داده‌ها به فرمت سازگار با پلتفرم جدید تبدیل شود. این موضوع می‌تواند هزینه و تأخیر ایجاد کند، بنابراین بهتر است پایگاه داده‌ها بررسی شود و تیم فناوری یا شریک ادغام، مشکلات احتمالی را از قبل شناسایی کند. این مرحله باید در برنامه پیاده‌سازی ERP لحاظ شود.
۴. مقاومت در برابر تغییر
ERP مجموعه‌ای از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد که ممکن است برای کارکنان پیچیده به نظر برسد. با این حال، نرم‌افزارهای امروزی به مراتب کاربرپسندتر هستند. کارکنان تنها به ماژول‌ها و داشبوردهای مرتبط با کار خود دسترسی دارند، که استفاده از سیستم را ساده‌تر می‌کند. آموزش کامل می‌تواند نگرانی‌ها درباره پیچیدگی را کاهش دهد.
۵. نیاز به منابع IT اختصاصی
در گذشته نگهداری ERP هزینه‌بر بود و کسب‌وکارهای کوچک را از اجرای آن باز می‌داشت. شرکت‌ها نیاز داشتند تیم IT برای نصب پچ‌ها، امنیت و بروزرسانی سیستم داشته باشند یا هزینه خدمات تأمین‌کننده یا سرویس‌دهنده ثالث را پرداخت کنند. با سیستم‌های SaaS، این مسئولیت بر عهده تأمین‌کننده است و همه موارد در هزینه اشتراک لحاظ شده‌اند. قبل از انتخاب تأمین‌کننده، بررسی کنید که سرویس واقعی مدیریت‌شده ارائه می‌دهد.
۶. حل نشدن مشکلات فرایند و سیاست‌ها
ERP به تنهایی نمی‌تواند فرایندهای ناکارآمد یا سیاست‌های محدودکننده را اصلاح کند، هرچند دقت را افزایش می‌دهد. این سیستم می‌تواند مشکلات عملیاتی را شناسایی کرده و به بهبود روش‌ها کمک کند. برای مثال، واحدهای کسب‌وکار می‌توانند وظایف پرخطا مانند تسویه حساب‌ها، صدور فاکتور و پردازش سفارش‌ها را خودکار کنند و داده‌های لازم برای عملکرد بهتر تیم‌ها را دریافت کنند.
مزیت واقعی ERP : ERP نه تنها دید کلی از وضعیت سازمان ارائه می‌دهد، بلکه جزئیات دقیق هر فرایند یا شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را با شناسایی الگوها و هشدار به خطاها در اختیار مدیران قرار می‌دهد. چنین تحلیل دقیق و همه‌جانبه‌ای را با یک فایل اکسل نمی‌توان انجام داد.
آینده سیستم‌های ERP
اکنون که شرکت‌های جهانی از مزایای گسترده ERP آگاه شده‌اند، به دنبال راه‌هایی برای ارتقای عملکرد خود هستند. فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی (AI)، بلاک‌چین، واقعیت افزوده (AR) و اینترنت اشیا (IoT) روندهای فعلی ERP را شکل می‌دهند و بسیاری از این تکنولوژی‌ها در راهکارهای پیشرو ERP به‌کار گرفته شده‌اند.
هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در ERP
هوش مصنوعی و یادگیری ماشین می‌توانند کارهای حسابرسی را خودکار کنند و تراکنش‌هایی که نیاز به بررسی دقیق دارند را علامت‌گذاری نمایند. این ویژگی زمان تیم حسابداری را صرفه‌جویی می‌کند و دقت پیش‌بینی‌ها را با پردازش بیشتر تراکنش‌ها بهبود می‌دهد.
بلاک‌چین برای مدیریت زنجیره تأمین
بلاک‌چین داده‌ها را به‌صورت امن بسته‌بندی می‌کند و شفافیت میان شرکت‌های زنجیره تأمین را افزایش می‌دهد. به‌طور خاص، این فناوری وضعیت دقیق محصولات و مسیر آنها از مواد اولیه تا کالاهای نهایی را ثبت می‌کند و ERP می‌تواند از این اطلاعات برای تحلیل و تصمیم‌گیری استفاده کند.
واقعیت افزوده (AR) برای ERP
واقعیت افزوده در خرده‌فروشی محبوبیت یافته و به مشتریان امکان می‌دهد کالاها، مانند فرش یا مبلمان، را به‌صورت مجازی در محیط خود مشاهده کنند. ERP می‌تواند تمام داده‌ها و تصاویر لازم برای عملکرد AR را ذخیره و مدیریت کند.
یکپارچه‌سازی اینترنت اشیا (IoT)
شرکت‌ها ارزش دستگاه‌های IoT مانند سنسورها، اسکنرها و دوربین‌ها را در جمع‌آوری اطلاعات و بازگرداندن آن به ERP می‌شناسند. برای مثال، سنسوری که عملکرد تجهیزات انبار را پایش می‌کند، می‌تواند هشدار دهد زمانی که عملکرد دستگاه کاهش می‌یابد، امکان تعمیر قبل از اختلال عملیات فراهم می‌شود. همچنین، ردیاب IoT روی کامیون‌های حمل‌ونقل می‌تواند مسیرهای ناکارآمد را شناسایی و استفاده از GPS را پیشنهاد دهد.
سیستم ERP یکپارچه
علاوه بر فناوری‌های نوین، شرکت‌ها تمایل دارند تمام برنامه‌های خود را روی یک پلتفرم واحد ادغام کنند. تحقیقات اخیر گارتنر نشان می‌دهد که تا سال ۲۰۲۶، ۴۰٪ شرکت‌های خدماتی فرآیندهای اصلی مانند مالی، منابع انسانی، سفارش تا دریافت، تدارکات و عملیات را در یک سیستم یکپارچه مدیریت خواهند کرد. با گسترش خدمات ارائه‌دهندگان نرم‌افزار و درک ارزش ERP یکپارچه توسط کسب‌وکارها، این روند به‌طور فزاینده‌ای رایج خواهد شد.
برای مطالعه بیشتر درباره آینده ERP، مقاله «آینده ERP در تعامل با هوش مصنوعی» در بلاگ ترازپویش را حتما بخوانید. در این مقاله بررسی شده که چگونه تکامل هوش مصنوعی می‌تواند مسیر موفقیت کسب‌وکارها را متحول کند.
چگونه بهترین سیستم ERP را انتخاب کنیم؟
انتخاب ERP مناسب یک تصمیم استراتژیک برای هر سازمان است. نرم‌افزار ERP باید نه‌تنها نیازهای فعلی شما را پوشش دهد، بلکه قابلیت مقیاس‌پذیری و همراهی با رشد آینده کسب‌وکار را نیز داشته باشد. برای رسیدن به بهترین انتخاب، این مراحل را دنبال کنید:
۱. تحلیل نیازها
ERP درست برای شرکت شما سیستمی است که دقیقاً با نیازهای امروز سازگار باشد و در عین حال انعطاف لازم برای رشد آینده را داشته باشد. پیش از هر تصمیمی، نیازها و فرآیندهای کلیدی خود را مشخص کنید و اولویت‌ها را در نظر بگیرید.
۲. ارزیابی تأمین‌کنندگان (Vendors)
هیچ ERP واحدی برای همه شرکت‌ها بهترین نیست. لازم است بررسی کنید کدام ارائه‌دهنده با صنعت شما تجربه و موفقیت داشته است. حتماً نمونه‌های موفقیت مشتریان آنها را ببینید و نقشه راه تکنولوژیک (مثل پشتیبانی از IoT یا بلاک‌چین) را بررسی کنید.
۳. بررسی مقیاس‌پذیری و شخصی‌سازی
شروع معمولاً با ماژول‌های پایه مثل مالی و حسابداری است. شرکت‌های تولیدی و فروشگاهی می‌توانند سریعاً مدیریت موجودی و سفارش را دیجیتالی کنند تا صرفه‌جویی‌های قابل‌توجهی در هزینه و زمان به دست آورند. سازمان‌های خدماتی هم می‌توانند با ماژول PSA مدیریت پروژه‌ها و منابع را ساده‌تر کنند. به مرور می‌توان ماژول‌های CRM، مدیریت زنجیره تأمین، منابع انسانی و بازاریابی را نیز به سیستم اضافه کرد.
۴. محاسبه هزینه کل مالکیت (TCO)
هزینه ERP فقط قیمت لایسنس نیست. باید هزینه‌های پیاده‌سازی، آموزش، نگهداری، شخصی‌سازی و ارتقاء را هم در نظر بگیرید. ERPهای ابری (SaaS) معمولاً هزینه اولیه کمتری دارند، اما ERPهای نصب‌شده روی سرور داخلی هزینه‌های بیشتری برای زیرساخت و تیم پشتیبانی نیاز دارند.
چرا برای شرکت‌های ایرانی ERP داخلی بهترین انتخاب است؟
همانطور که در بخش‌های قبل اشاره شد، ERPهای خارجی مشکلاتی جدی برای کسب‌وکارهای ایرانی دارند؛ از جمله:
-
ناسازگاری با قوانین مالی و مالیاتی ایران
-
عدم پشتیبانی از تقویم شمسی
-
مشکلات ناشی از تحریم‌ها و محدودیت‌های ارزی
-
هزینه‌های پشتیبانی و سفارشی‌سازی بالا
به همین دلیل، توصیه می‌شود شرکت‌های ایرانی به جای صرف هزینه‌های زیاد برای ERPهای خارجی، از ERPهای داخلی استفاده کنند.
ترازپویش با درک کامل چالش‌ها و نیازهای کسب‌وکارهای ایرانی، فراتر از یک ERP عمومی عمل کرده است. ما علاوه بر طراحی نرم‌افزار ERP برای مدیریت کسب‌وکارها، راهکارهای اختصاصی هر صنعت را نیز در ERP همان صنعت گردآوری کرده‌ایم؛ به این ترتیب هر سازمان نه‌تنها یک ERP، بلکه یک ERP صنعت‌محور در اختیار دارد که دقیقاً متناسب با نیازهای واقعی آن طراحی شده است.
سوالات متداول ERP
ERP مخفف چیست؟
ERP مخفف Enterprise Resource Planning یا “برنامه‌ریزی منابع سازمانی” است. این اصطلاح اولین بار در سال 1990 توسط شرکت تحقیقاتی Gartner معرفی شد تا به پلتفرم‌های نرم‌افزاری مدیریت کسب‌وکار اشاره کند.
ERP به زبان ساده چیست؟
ERP نرم‌افزاری است که شرکت‌ها برای مدیریت عملیات روزانه و پایش عملکرد کسب‌وکارشان به آن متکی هستند. این نرم‌افزار داده‌های بخش‌های مختلف سازمان (از مالی و منابع انسانی تا زنجیره تأمین) را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره و امکان تحلیل و گزارش‌گیری از آنها را فراهم می‌کند.
ERP چگونه کار می‌کند؟
ERP یک نرم‌افزار است که با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی، اطلاعات را از بخش‌های مختلف سازمان دریافت و یکپارچه می‌کند. این نرم‌افزار شامل ماژول‌های اختصاصی برای وظایفی مثل حسابداری، مدیریت موجودی و CRM است و به کسب‌وکارها یک مرجع واحد برای ذخیره، مدیریت و تحلیل داده‌ها می‌دهد.
سیستم ERP چیست؟
سیستم ERP از ماژول‌هایی تشکیل شده که هرکدام روی یک فرآیند خاص مثل حسابداری، تولید یا CRM تمرکز دارند. همه ماژول‌ها از یک پایگاه داده مرکزی استفاده می‌کنند تا داده‌ها تکراری نشود و مدیران بتوانند در لحظه وضعیت سازمان را ببینند. یک ERP کامل به برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و گزارش‌گیری مالی کمک زیادی می‌کند.
چرا از ERP استفاده می‌شود؟
ERP داده‌های بخش‌های مختلف سازمان را در یک سیستم متمرکز گرد هم می‌آورد و به همه بخش‌ها یک منبع واحد و دقیق ارائه می‌دهد. این یکپارچگی باعث می‌شود خطاها کمتر، فرآیندها سریع‌تر و هزینه‌ها پایین‌تر شوند.
آیا ERP فقط برای حسابداری و امور مالی است؟
خیر. هرچند مالی و حسابداری بخش‌های مهمی از ERP هستند، اما امکانات ERP بسیار گسترده‌تر است. این نرم‌افزار می‌تواند فرآیندهایی مانند خرید، مدیریت موجودی، تولید، مدیریت پروژه، منابع انسانی، فروش و بازاریابی را نیز خودکارسازی و بهینه کند.
چرا شرکت‌ها از ERP استفاده می‌کنند؟
ERP به دلیل صرفه‌جویی چشمگیر در زمان و هزینه به ابزاری حیاتی برای شرکت‌ها تبدیل شده است. علاوه بر خودکارسازی وظایف، این نرم‌افزار گزارش‌ها و دیدگاه‌های دقیقی ارائه می‌دهد تا مدیران بدانند کدام بخش‌ها نیاز به توجه فوری دارند.
تفاوت ERP و MRP چیست؟
MRP یا Material Requirements Planning نرم‌افزاری بود که قبل از ERP توسط تولیدکنندگان برای مدیریت مواد اولیه و آماده‌سازی تولید استفاده می‌شد. در واقع MRP فقط روی تولید تمرکز داشت، اما ERP علاوه بر تولید، تمامی بخش‌های سازمان را پوشش می‌دهد.
ERP دو لایه (Two-Tier ERP) چیست؟
در شرکت‌های بزرگ با واحدها یا شعب متعدد، استفاده از یک ERP یکپارچه برای همه سخت و پرهزینه است. در این روش، شرکت‌ها ERP اصلی (Tier 1) را برای مدیریت کلان نگه می‌دارند و هر واحد یا شعبه یک ERP سبک‌تر (اغلب SaaS) را به صورت متصل به سیستم اصلی استفاده می‌کند.
مزایای ERP ابری چیست؟
ERP ابری معمولاً هزینه اولیه کمتری دارد و سریع‌تر پیاده‌سازی می‌شود. همچنین نیاز به خرید سخت‌افزار یا تیم پشتیبانی داخلی نیست، چون نگهداری و به‌روزرسانی‌ها توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود. این سیستم مقیاس‌پذیری بالایی دارد و همراه با رشد سازمان به‌راحتی توسعه پیدا می‌کند.
کدام نسخه ERP برای شرکت‌های ایرانی مناسب‌تر است؟
با توجه به مشکلات ERPهای خارجی در ایران (از جمله ناسازگاری با قوانین مالیاتی، عدم پشتیبانی از تقویم شمسی، هزینه‌های بالا و محدودیت‌های تحریمی)، استفاده از ERPهای ایرانی و بومی‌سازی‌شده بهترین گزینه برای کسب‌وکارهاست.
ERP ترازپویش نمونه‌ای از این سیستم‌هاست که علاوه بر پوشش نیازهای عمومی کسب‌وکارها، راهکارهای اختصاصی برای صنایع مختلف را نیز در قالب یک ERP صنعت‌محور ارائه می‌دهد. این موضوع باعث می‌شود شرکت‌های ایرانی به‌جای استفاده از سیستم‌های خارجی پرهزینه و ناکارآمد، یک ERP بومی و متناسب با شرایط خود داشته باشند.
جمع‌بندی
سیستم‌های ERP طی سال‌ها از یک ابزار ساده برای مدیریت منابع به یک راهکار جامع و هوشمند برای یکپارچه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار تبدیل شده‌اند. امروز، سازمان‌ها برای کاهش خطا، افزایش سرعت تصمیم‌گیری، و دسترسی به داده‌های دقیق و لحظه‌ای بیش از هر زمان دیگری به ERP نیاز دارند.
اگر شما هم به دنبال ارتقای بهره‌وری، بهبود برنامه‌ریزی و ایجاد هماهنگی در بخش‌های مختلف سازمان خود هستید، انتخاب یک ERP مناسب می‌تواند مسیر رشدتان را هموارتر کند.
در ترازپویش ما با ارائه مشاوره تخصصی و برگزاری دموهای رایگان، به شما کمک می‌کنیم تا قبل از هر اقدامی، بهترین انتخاب را داشته باشید و با خیال راحت مسیر دیجیتالی‌سازی کسب‌وکارتان را آغاز کنید. همین حالا برای دموی رایگان و دریافت مشاوره تخصصی با ما در ارتباط باشید.
