صنعت رنگ و رزین در کشورمان شاید به طور جدی از سال 1318 پا به عرصه وجود نهاد و قبل از آن چنین صنعتی در کشورمان وجود نداشت.
البته در این تاریخ تنها یک کارخانه شروع به تولید رنگهای روغنی کرد و پس از آن به مرور زمان این صنعت هرچه بیشتر رشد و ترقی کرد و سپس به جایگاه کنونی خودش رسید.
خوشبختانه امروز این صنعت در کشورمان رونق خوبی گرفته و تولیدکنندگان کشورمان بدون هیچ محدودیتی نیازهای داخلی کشورمان را رفع میکنند.
چرا که صنعت رنگ و رزین وابسته به تولیدات محصولات پتروشیمی بوده
و کشورمان هم یکی از بهترین شرکتهای هلدینگ پتروشیمی در منطقه را دارد
و از این بابت تولیدکنندگان صنعت رنگ و رزین را بینیاز کرده است.
نرمافزار حسابداری صنعت رنگ و رزین
اما نکته مهمی که میتواند بیشتر از هر چیز دیگری این صنعت را تحتالشعاع خودش قرار بدهد عدم مدیریت درست امور حسابداریاش است.
چرا که در چنین صنعتی تولیدکننده نیاز دارد برخی از امور معمولی خودش نظیر ثبت اسناد، فاکتورها، ثبت حواله و… را به راحتی و بدون کوچکترین مشکلی انجام بدهد.
اما تنها روشی که میتوان با استفاده از آن موارد متعدد حسابداری را به طور همزمان
و بدون کوچکترین مشکلی انجام داد بهره گرفتن از نرمافزارهای قدرتمند حسابداری است.
البته روشهای دیگری نظیر استخدام کردن یک حسابدار به طور مجزا وجود دارد که میتواند هزینههای خودش در بر داشته باشد.
چرا که یک حسابدار کارکشته و کاربلد هزینه زیادی به واسطه تجربه و تخصصی که دارد
از شما اخذ خواهد کرد و اگر بخواهید ریسک کنید و یک حسابدار تازهوارد استخدام کنید بدون شک با کسبوکار خود قمار کردهاید!
امکانات بینظیر نرمافزار حسابداری
اما ما در این مقاله قصد داریم راجع به امکانات بینظیر نرمافزار حسابداری که میتوانید از آن در صنعت رنگ و رزین استفاده کنید برایتان صحبت کنیم.
همچنین در مورد مزایای استفاده کردن از آن به طور مفصل توضیح بدهیم.
شما پس از خواندن این مقاله کاملا متوجه خواهید شد که یک نرمافزار به ظاهر ساده میتواند چقدر برایتان کارایی مفیدی داشته باشد.
اگر از قبل هیچ ذهنیتی راجع به مفید بودن آن نداشته باشید بدون شک نظرتان در این باره کاملا تغییر خواهد کرد.
چرا که قادر خواهید بود تمام نیازهای حسابداریتان را از طریق نرمافزار قدرتمندتان انجام داده و نگران مدیریت حسابداری کسب و کارتان نباشید.
با استفاده از این روش هم جلوی هزینههای اضافی را خواهید گرفت
و هم از رخ دادن هر گونه اتفاقی که ممکن است کسبوکارتان را به مخاطره بیندازد جلوگیری خواهید کرد.
پس اگر میخواهید بیشتر راجع به این موضوع بدانید تا آخر این مقاله با ما همراه باشید.
امکان محاسبه سفارش از طریق نرمافزار حسابداری
خیلی صریح بگوییم اگر قرار بود یک نرمافزار تنها بتواند برایتان دو دو تا را چهار تا حساب کند
دیگر نیازی نبود برای خرید آن هزینه کنید و این کار ساده را یک ماشین حساب ساده هم میتوانست برایتان انجام بدهد!
شما به عنوان یک فعال در صنعت رنگ و رزین از نرمافزار حسابداری که میخرید انتظارات ویژهای دارید.
برای مثال، همانطور که گفتیم صنعت رنگ و رزین وابسته به محصولات پتروشیمی است
و شما به عنوان فعال در این صنف نیاز به خرید محصولات پتروشیمی برای تولید رنگ و رزین دارید.
اما سوال مهم اینجاست: دقیقا چه مقدار و به چه اندازه نیاز به این محصولات دارید؟
این سوالیست که نرمافزار حسابداری شما میتوانید به راحتی و مثل آب خوردن آن را محاسبه و خریدهای بعدی شما را بسیار آسانتر کند.
شما فقط کافیست که میزان تولید خود و سایر جزئیات را به این نرمافزار بدهید
تا این ابزار هوشمند بتواند کاملا دقیق محاسبه کند که برای سفارشات بعدیتان شما به چه مقدار مواد اولیه پتروشیمی نیاز خواهید داشت.
جالب است، نه؟ جالبتر این است که نرمافزار حسابداریتان قادر است
هرگونه تغییر در کم و زیاد شدن تولیدتان را نیز محاسبه کرده و آن را برای خریدهای بعدیتان اعمال کند.
در این صورت شما لازم نیست هر بار درگیر محاسبه جز به جز و ریز به ریز میزان مواد اولیه برای تولیدات بعدیتان باشید
و به راحتی میتوانید به کمک این ابزار قدرتمند چنین کاری که شاید سخت به نظر برسد
و زمان زیادی را برای محاسبه طلب کند را در کمترین زمان ممکن انجام بدهید.
مدیریت دفاتر حسابداری صنعت رنگ و رزین
یکی از مهمترین امکانات یک نرمافزار حسابداری خوب این است که به شما امکان مدیریت دفاتر حسابداری را به سادهترین روش ممکن فراهم کند.
بگذارید مثالی بزنیم، شما به عنوان یک تولید کننده صنعت رنگ و رزین
با مشتریان بسیار زیادی در شرکتهای مختلف و متعدد روبهرو هستید که هر کدام ممکن است از شرکت شما طلب داشته و یا بدهکار باشند.
در چنین شرایطی مدیریت کردن اطلاعات عظیمی که قطعا مستلزم ثبت دادهها چندین هزار نفر است ممکن است کاری بسیار سخت به نظر برسد.
اما یک نرمافزار حسابداری خوب میتواند این امکان را بریتان فراهم کند
تا هر زمان که اراده کردید لیست تمام بدهکاران و یا بستانکاران زیر مجموعهتان را مشاهده کنید.
همانطور که گفتیم زمانی که شما به عنوان یک تولیدکننده در صنعت رنگ و رزین فعالیت کنید
بدون شک محدوده و یا گستره فعالیتتان هم به همان مقدار وسیعتر و گستردهتر خواهد شد
پس در چنین شرایطی نیاز به یک نرمافزار مدیریتی خواهید داشت تا بتواند کار کردن با دفاتر حسابداریتان را بسیار آسودهتر کند.
شاید نرمافزارهای متعددی وجود داشته باشند که بتوانند چنین امکانی را برایتان فراهم کنند،
اما قطعا شما هم مانند سایر تولیدکنندگان صنعت رنگ و رزین از نرمافزار حسابداریتان انتظار فضای کاری ساده و کاربرپسند دارید.
اینکه بتوانید به راحتی امور دفاتر حسابداریتان را از این طریق مدیریت کنید.
از دیدگاه ما یک نرمافزار حسابداری خوب در این زمینه باید بتواند
امکان دسترسی به دفتر کل، دفتر معین، دفتر روزنامه و دفتر تفصیلی را برایان آسانتر و کاربردیتر کند.
امکان سرکشی امور حسابداری
همانطور که میدانیم کار کردن با یک نرمافزار حسابداری باید برایمان راحتتر باشد
تا بتوانیم بدون سردرگمی کارهای مربوط به امور حسابداریمان را به راحتی و در کمترین زمان ممکن انجام بدهیم.
این بدان معناست که فضای کاری نرمافزار باید ساده، قابل فهم و کاربردی باشد.
این امر نباید فقط برای یک تولیدکننده صنعت رنگ و رزین باشد، بلکه باید به طور کلی برای همه در نظر گرفته شود.
هدف از گفتن این موضوع چیست؟
ما میخواهیم بگوییم که یک نرمافزار حسابداری خوب باید به شما چنین امکانی را فراهم کند که بتوانید دادهها و اطلاعات خود را به درستی وارد کنید
و در صورت نیاز بتوانید از اطلاعاتی که میخواهید خروجی بگیرید. اما خروجی گرفتن در چه مواقعی به دردمان میخورد؟
تصور کنید که در بخشی از محاسبات حسابداری شرکت به یک مشکل و یا مورد کاملا تخصصی در زمینه حسابداری برخورد کردهاید.
بدون شک شما هم مانند سایر تولیدکنندگان صنعت رنگ رو رزین در اولین فرصت از یک حسابدار ماهر کمک خواهید گرفت.
اما اسناد و مدارکتان کافی نباشد و یا ناقص باشد چه؟
به نظرتان یک حسابدار خیلی ماهر حاضر میشود موقعیت شغلی و محبوبیت
خودش را با کار کردن روی پروژهای که میداند با شکست روبهرو خواهد شد به خطر بیندازد؟
بدون شک نه.
اما هنگامی که او ببیند شما تمام دادههایتان را در یک نرمافزار بسیار خوب و قوی ذخیره کردهاید
که تحلیل اطلاعاتتان از طریق آن نرمافزار برای او هم بسیار پیچیده نباشد قطعا شما را یاری کرده و مشکلتان را نیز حل خواهد کرد.
امکان بهروزرسانی نرمافزار حسابداری رنگ و رزین
به عنوان گروهی که چندین سال در این زمینه تجربه دارد به شما پیشنهاد
و توصیه اکید میکنیم که هرگز نرمافزاری که هیچ بهروزرسانی انجام نمیدهد را تهیه و خریداری نکنید.
بگذارید مثالی ساده بزنیم، شما حتی در گوشیهای هوشمندتان شاهد این امر هستید
که هرازچندگاهی برخی از اپلیکیشنهایتان، چه تحت سیستمعامل اندروید و چه IOS به طور خودکار بهروزرسانی میشوند
و شما از امکانات و یا تغییرات جدید آن لذت میبرید و کار کردن با آن اپلیکیشنها برایتان لذتبخشتر و آسانتر از قبل میشود.
برای مثال اپلیکیشن تلگرام، زمانی امکان رکورد صدا و یا پاک کردن پیامهایی که به طور اشتباه میفرستادیم را نداشت.
خودتان قضاوت کنید پس از اعمال چنین تغییراتی چقدر پیشرفت کرد و بین کاربرانش محبوبتر شد.
هدفمان از گفتن مثالهای فوق این است که بگوییم شرکتی که قصد بهروزرسانی نرمافزارش را ندارد
همانند کسیست که انتقادپذیر نیست و قصد تغییر و رفع کردن ایراداتش را ندارد.
بدون شک حتی موفقترین نرمافزارها ایرادات کوچکی برای خود داشتهاند
و حتی اگر ایراد هم نداشته باشند کمبودهای بسیاری دارند که میتوانند در نسخههای بعدی آنها را تکمیل کنند.
مثال فوق کند که راجع به شرکت معروف تلگرام زدیم میتواند این مطلب را کاملا تصدیق.
حالا یک نرمافزار خوب حسابداری هم به همین ترتیب باید قابلیت بهروزرسانی را داشته باشد.
معمولا شرکتهای بسیار موفق تمام مشکلات و مواردی که اکثر مشتریانشان با آن دست و پنجه نرم میکنند را در نسخههای بعدی رفع میکنند
و این به نفع مشتریانیست که هزینهای پرداخت کرده و نرمافزاری که بسیار برایشان کاربردی است را تهیه کردهاند.
پس یادتان نرود همیشه نرمافزاری را انتخاب کنید که امکان بهروزرسانی
و اضافه کردن امکانات جدید در نسخههای بعدیاش را داشته باشد که همگی به نفع شما خواهد بود.
خدمات آموزشی و پشتیبانی
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که تبلیغات زیادی راجع به یک نرمافزار دیدهاید
و یا نامش را بسیار زیاد شنیدهاید، اما پس از خریداری و تهیه آن دچار مشکلات فراوانی شدهاید.
حالا ممکن است برخی از این نرمافزارها بسیار هم خوب بوده باشند و امکانات جامع و فراگیری داشته باشند،
اما از آنجا که فقط یک نقطه ضعف بزرگ داشتهاند باعث میشود شما دیگر از آن استفاده نکنید.
آن نقطه ضعف بزرگ هم نداشتن پشتیبانی و خدمات آموزشی برای مشتریان است.
به طول کل، تمام کسانی که هزینه پرداخت میکنند و یک محصولی را خریداری میکنند حق دارند بتوانند به طور کامل از آن استفاده کنند،
حالا فرقی نمیکند این محصول یک نرمافزار حسابداری باشد و یا کالایی دیگر که هیچ ارتباطی به نرمافزار نداشته باشد!
پس در نظر داشته باشید که حتما سراغ نرمافزاری بروید که یک گروه پشتیبانی بسیار قوی آن را حمایت میکند و خدمات آموزشی و پس از فروش بینظیر دارد.
در چنین شرایط اگر کار کردن با نرمافزارتان در دیدگاه اول برایتان سخت و یا مبهم باشد،
آنها میتوانند شما را راهنمایی کنند تا بتوانید هرچه سریعتر تمام موارد آن را یاد بگیرید و آنها را در مدیریت حسابداری شرکتتان به کار ببرید.
البته باید بگوییم که برخی شرکتها برای مشتریانی که محصولاتشان را خریداری میکنند،
به پاس حمایت کردنشان، محصولات آموزشی کاملا رایگانی را در وبسایتشان تنها برای استفاده آنها قرار میدهند.
این در حالیست که چنین آموزشهایی در نسخهها رایگان و آزمایشی برای ما بقی کسانی که نرمافزار را خریداری نکردهاند وجود ندارد.
چنین امکانات شرکتهایی میتواند بسیار خوب و مفید باشد.
چرا که شما پس از خرید نرمافزاری تنها به حال خود رها نمیشوید و از آن به نحو احسن استفاده میکنید.
امکان سفارش امکانات بیشتر طبق نیازهای شما
ممکن است شما هم هنگام کار کردن با نرمافزار حسابداریتان متوجه شدهاید
که اگر فلان امکان برای شما به طور مجزا و یا اختصاصی وجود داشت، چقدر کارتان به عنوان یک تولیدکننده رنگ و رزین آسانتر میشد.
این ممکن است فقط در یک صنف مثل صنعت رنگ و رزین احساس شود.
یعنی مثلا شما نیاز به یک امکان خاصی در نرمافزارتان داشته باشید که
در اصناف دیگر چندان هم کاربردی نباشد و چیزی که میخواهید در نرمافزار فعلیتان وجود نداشته باشد.
در چنین مواقعی ممکن است برخی شرکتها بتوانند برای شما با هزینه متوسط (نه کم و نه زیاد)
چنین امکانی را برایتان به طور اختصاصی اضافه کنند تا شما بتوانید امور حسابداریتان را هرچه بهتر و حرفهایتر مدیریت کنید.
ما قصد نداریم بگوییم چنین امکانی باید بیقید و شرط در همه شرکتها وجود داشته باشد
و اگر آنها حاضر نبودند چنین کاری برایتان انجام بدهند محصولاتشان را خریداری نکنید و…
بلکه میخواهیم بگوییم این یکی از معدود مواردیست که ممکن است
شرکتهای کمی قادر به انجام دادن آن باشند و یا به طور کلی تمایلی به قبول چنین کاری داشته باشند.
اما اگر چنین موارد مشابهی وجود داشت این گزینه میتواند
یکی از بهترین مواردی باشد که به عنوان نرمافزار حسابداری صنعت رنگ و رزین خود قرار است خریداری کنید.
چرا که خیالتان کاملا راحت خواهد بود که در صورت هرگونه کمبود
و یا نیازی این گروه فعال و پویا میتوانند تمام انتظارات شما را طبق خواستههایتان به طور دقیق احیا کنند.
امکان ثبت سفارش پیشرفته
شاید هر نرمافزار ساده حسابداری بتواند کارهای ساده ثبت سفارشات را انجام بدهد.
اما یکی از مهمترین مواردی که همیشه آن را به اصناف مختلف مخصوصا به فعالان صنایع بزرگ
نظیر صنعت رنگ و رزین توصیه میکنیم این است که نرمافزار حسابداری را انتخاب کنند که امکان ثبت سفارش پیشرفته را داشته باشد.
حالا امکان ثبت سفارش پیشرفته دقیقا چیست؟
خب اگر خیلی ساده بخواهیم به این سوال پاسخ بدهیم باید بگوییم که تصور کنید قرار است به طور همزمان برای یک فاکتور دسته جمعی سفارش ثبت کنید،
در چنین مواردی اگر نرمافزار حسابداریتان امکان چنین کاری را نداشته باشد
باید وقت زیادی را صرف ثبت سفارش تک به تک آنها کنید که زمان بسیار زیادی را از شما سلب خواهد کرد.
پس انتظاری که شما به عنوان یک تولیدکننده در صنعت رنگ و رزین
از یک نرمافزار خوب حسابداری باید داشته باشید این است که حتما امکان ثبت سفارش پیشرفته را داشته باشد.
یعنی به راحتی بتوانید چند سفارش را باهم ترکیب کنید
و یا همانطور که در بالا توضیح دادیم برای فاکتورهای دسته جمعیتان هم بتوانید بدون کوچکترین مشکلی ثبت سفارش کنید.
اما نکته مهمی که در این باره وجود دارد این است که نرمافزار حسابداریتان باید قادر باشد هزینه هر کدام از سفارشها را به طور مجزا محاسبه کند.
یعنی شما در عین اینکه سفارشاتتان را ترکیب کردهاید و یا برای چند فاکتور دسته جمعی سفارش ثبت کردهاید
اما باید هزینههای هر کدام را هم به طور مجزا برایتان نمایش بدهد تا در محاسبهتان اشتباه نکنید.
امکان جستوجوی سریع و پیشرفته
یکی دیگر از مهمترین امکانات یک نرمافزار حسابداری این است که برایتان محیطی را فراهم کند
که بتوانید با یک جستوجویی سریع به هرچه که میخواهید و یا به دنبال آن میگردید در کمترین زمان ممکن به آن دستیابی پیدا کنید.
بدون شک، برای همهمان زمان حتی ارزشمندتر از طلا بوده و نرمافزاری که در امر جستوجو کند باشد میتواند مدیریت حسابداریتان را تبدیل به یک کابوس کند.
این کار دقیقا مثل کار کردن با یک سیستم کند و کم سرعت است که میتواند حسابی اعصابمان را خرد کند.
پس به شما پیشنهاد میکنیم حتما سراغ نرمافزار حسابداری بروید که امکان جستوجوی بسیار سریع را برایتان فراهم کند.
برخی نرمافزارها جستوجوی هوشمندی دارند که بسیار کاربردی و موثر است.
در ادامه مطلب به این موضوع خواهیم پرداخت.
یکی از مواردی که میتواند در امر جستوجوی نرمافزار مدیریتی بسیار موثر باشد
استفاده کردن از تصاویر بندانگشتی است که به واژه انگلیسی Thumbnail معروف است.
حالا کارکرد این امکان ویژه چیست؟
تصور کنید که یک سندی را به تازگی اسکن کرده و به نرمافزار حسابداریتان دادهاید تا در آنجا ذخیره شود.
این در حالیست که سند تازه اسکن شده شما تنها سندی نیست که آن را ثبت و ضبط کردهاید و همراه با آن اسناد دیگری نیز در حافظه نرمافزارتان وجود دارد.
اما حالا چگونه میتوانید از طریق جستوجوی پیشرفته این کار را انجام بدهید؟
در واقع با استفاده از تصاویر بندانگشتی این امکان به راحتی برایتان فراهم خواهد شد.
خیلی ساده بگوییم تصاویر بندانگشتی همان تصویر کوچکشده از فایل شما هستند که در یک نگاه میتوانید سریع آنها را تشخیص داده و پیدایشان کنید.
حالا فرض کنید سندی که به دنبال آن میگشتید را با نام درست ذخیره نکردهاید و یا نام درستی که آن را ذخیره کردید را دقیقا به یاد ندارید،
در چنین مواردی و با استفاده از جستوجوی پیشرفته و به کمک تصاویر بندانگشتی
فایلهایتان در کمترین زمان ممکن با استفاده از تصاویر کوچکی که همگی آنها را کنار هم میبینید
به راحتی قادر خواهید بود فایل مد نظرتان را پیدا کنید و نیازتان را رفع کنید.
بنابراین، برای صنعت رنگ و رزین که یک کسبوکار بسیار بزرگ و گسترده است و بدون شک شما با فایلها و اسناد زیادی سروکار خواهید داشت،
نیاز به یک نرمافزار حسابداری خواهید داشت که بتواند چنین امکانی را براتیان فراهم کند.
یعنی بتوانید با یک جستوجوی ساده و با استفاده از تصاویر بندانگشتی
فایلی که باید ساعتها دنبال آن میگشتید را کمتر از چند ثانیه پیدا کنید و وقت با ارزشتان را صرف سایر امورتان کنید.
امکان ثبت گزارش از سفارشات
در برخی موارد اتفاقهای نادری در خرید و یا سفارش محصولتان از شرکتهای پتروشیمی ممکن است رخ بدهد.
برای مثال امکان دارد در یک برهه خاصی یکی از محصولات بسیار ضروری و مورد نیاز شرکتتان کاملا نایاب شود.
در چنین شرایطی اگر هنگام ثبت سفارشتان با جزئیات بیشتری، دلیل کم بودن سفارش آن دوره موقتی را ثبت کنید
در آینده قادر خواهید بود دلیل کمتر شدن فروش و تاثیری که سفارش کم محصولتان روی کسبوکارتان گذاشته است را به راحتی بدانید.
امکان ثبت گزارش نه تنها در بخش گزارشات بلکه باید در تمامی موارد نظیر ، گزارشات مربوط به مشتریان، خرید دستگاهها و… وجود داشته باشد.
مثلا در بخش گزارشات مشتریان شما میتوانید نکات بسیار مهمی که مربوط به یک مشتری یا یک شرکت خاص بوده
را در آنجا با جزئیات بیشتر یادداشت کنید تا زمانی که نیاز بود با استفاده از این جزئیات به اطلاعات بیشتر و جامعتری دست پیدا کنید.
این امر در بخش خرید دستگاهها هم کاملا صدق میکند،
برای مثل ممکن است شما دستگاهی را به تازگی خریدهاید که قبلا قیمت آن نصف هزینهای بود که الان تهیه کردهاید
و به دلیل تحریمها و یا بالا رفتن نرخ دلار و یورو حالا مجبور شدهاید هزینه هنگفتی بابت آن دستگاه پرداخت کنید.
اگر چنین جزئیاتی را در بخش ثبت گزارشات خرید دستگاه ذکر کنید
کاملا مشخص میشود که چرا در چند ماه اخیر بخش قابل توجهی از درآمد شرکتتان صرف خرید دستگاه شده است،
در حالی که قبلا این مقدار صرف خرید دستگاههای جدید نمیشد.
در کل ثبت گزارش میتواند کمک بسیار زیادی در امور حسابداریتان به شما بکند.
پس حتما نرمافزار حسابداری را انتخاب کنید که این امکان را در تمامی بخشهایش داشته باشد.
کلام آخر
ما در این مقاله سعی کردیم تمام موارد ضروری و مهمی
که به عنوان یک فعال در صنف رنگ و رزین نیاز دارید از نرمافزار حسابداریتان بدانید
را به شما بگوییم تا بتوانید انتخابی درست و خوب داشته باشید.
در واقع انتخاب یک نرمافزار حسابداری خوب دقیقا به همان مقدار مهم است که ما در انتخاب و استخدام کارمندانمان این حساسیت را داریم.
پس میتوانید با استفاده از مواردی که در بالا ذکر کردیم با دقت کامل نسبت به نیازهایی که از یک نرمافزار حسابداری انتظار دارید انتخاب نهاییتان را انجام بدهید.
اگر در این زمینه سوال داشتید حتما از قسمت تماس با ما آن را مطرح کنید تا همکاران ما در اولین فرصت پاسخ سوالتان را بدهند.
شما همچنین میتوانید در بخش نظرات، تجربیات خودتان را در این زمینه نیز با ما به اشتراک بگذارید
و اگر از این مطلب خوشتان آمد بسیار خوشحال میشویم
تا آن را با دوستانتان و یا همکارانتان در این صنف به اشتراک بگذارید.