راهنمای کامل تنظیم و ارسال اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴ برای شرکت‌ها و اشخاص حقیقی

اظهارنامه مالیاتی فقط یک فرم ساده نیست؛ بلکه گزارشی رسمی از وضعیت مالی افراد و شرکت‌هاست که بر اساس آن، میزان مالیات سالانه تعیین می‌شود. هر خطا یا بی‌توجهی در تنظیم این سند می‌تواند منجر به جرایم مالیاتی و از دست رفتن معافیت‌ها شود. به همین دلیل آشنایی با نحوه صحیح تنظیم و ارسال اظهارنامه، برای تمام صاحبان کسب‌وکار، مدیران مالی و حتی اشخاص حقیقی ضروری است.

در این مقاله از ترازپویش به زبان ساده و کاربردی بررسی می‌کنیم:

• اظهارنامه مالیاتی چیست و چه نقشی دارد؟

• تفاوت آن با سایر گزارش‌های مالی

• مراحل تنظیم و ارسال اظهارنامه به صورت الکترونیکی

• چه کسانی موظف به ارائه اظهارنامه هستند؟

• مدارک موردنیاز برای ثبت اظهارنامه ۱۴۰۴

• تفاوت اظهارنامه اشخاص حقیقی و حقوقی

• انواع اظهارنامه مالیاتی

• و…

اگر قصد دارید بدون ابهام و با اطمینان وارد فصل مالیاتی ۱۴۰۴ شوید، این راهنما مخصوص شماست.

اظهارنامه مالیاتی چیست و چرا نقشی دارد؟

اظهارنامه مالیاتی گزارشی رسمی است که اشخاص حقیقی و حقوقی باید هر سال آن را به سازمان امور مالیاتی ارائه کنند. در این گزارش، جزئیاتی مثل میزان درآمد، هزینه‌ها، سود یا زیان و کسورات قانونی ثبت می‌شود و مبنای محاسبه مالیات نهایی قرار می‌گیرد.

به بیان ساده، اظهارنامه مالیاتی کارنامه مالی یک فرد یا کسب‌وکار در طول یک سال است. هرگونه خطا یا بی‌دقتی در تنظیم آن می‌تواند باعث جریمه‌های سنگین یا از دست رفتن معافیت‌های مالیاتی شود.

ارسال اظهارنامه به‌صورت الکترونیکی و از طریق سامانه tax.gov.ir انجام می‌شود. از آن‌جایی که اطلاعات ثبت‌شده باید کاملاً منطبق بر دفاتر قانونی و اسناد مالی باشد، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دقیق و قابل اعتماد، برای تهیه اظهارنامه‌ای درست و بدون خطا، ضروری است.

تفاوت اظهارنامه مالیاتی با سایر گزارش‌های مالی

بعضی‌ها تصور می‌کنند اظهارنامه مالیاتی همان ترازنامه یا صورت سود و زیان است، اما این دیدگاه درست نیست. هر کدام از این اسناد هدف و کاربرد متفاوتی دارند.

اظهارنامه مالیاتی تنها برای یک منظور تنظیم می‌شود: اعلام درآمد مشمول مالیات و تعیین مالیات نهایی. این سند بر اساس قوانین مالیاتی تهیه شده و ارائه آن به سازمان امور مالیاتی برای اشخاص حقیقی و حقوقی الزامی است. در صورت تأخیر یا خطا در ارسال، جرایم و محرومیت‌های مالیاتی در انتظار مودی خواهد بود.

در مقابل، گزارش‌هایی مانند ترازنامه، صورت‌های مالی یا دفاتر حسابداری بیشتر جنبه مدیریتی و تحلیلی دارند. این اسناد به مدیران، سرمایه‌گذاران و حسابرسان کمک می‌کنند تا وضعیت مالی یک مجموعه را بررسی کرده و تصمیم‌گیری بهتری داشته باشند.

به بیان ساده، اسناد مالی مواد اولیه هستند و اظهارنامه مالیاتی محصول نهایی. یعنی داده‌های ثبت‌شده در دفاتر و صورت‌های مالی، مبنای تکمیل اظهارنامه‌اند. پس نمی‌توان این دو را جایگزین یکدیگر دانست؛ بلکه هر دو مکمل هم در فرآیند شفاف‌سازی مالی هستند.

مراحل تنظیم اظهارنامه مالیاتی به صورت الکترونیکی

امروزه ارسال اظهارنامه مالیاتی کاملاً آنلاین و از طریق سامانه سازمان امور مالیاتی به نشانی tax.gov.ir انجام می‌شود. این روش جایگزین شیوه‌های سنتی کاغذی شده و هم سرعت بیشتری دارد و هم خطاهای احتمالی را کاهش می‌دهد.

برای تکمیل اظهارنامه، کافی است مراحل زیر را طی کنید:

1. ثبت‌نام در سامانه مالیاتی

   وارد سایت tax.gov.ir شوید و با استفاده از کد اقتصادی و اطلاعات هویتی، پیش‌ثبت‌نام را انجام دهید.

2. دریافت اطلاعات کاربری

   پس از تأیید اولیه، نام کاربری و رمز عبور برای شما ارسال می‌شود.

3. ورود به سامانه و تکمیل فرم اظهارنامه

   با استفاده از اطلاعات کاربری وارد شوید و فرم الکترونیکی را تکمیل کنید. این فرم شامل جزئیات درآمد، هزینه‌ها، سود و زیان، اطلاعات کارکنان و سایر داده‌های مالی است.

4. بازبینی اطلاعات

   پیش از ارسال نهایی، تمام داده‌ها را بررسی کنید تا مغایرتی وجود نداشته باشد.

5. ارسال اظهارنامه و دریافت کد رهگیری

   پس از ثبت نهایی، یک کد رهگیری دریافت می‌کنید که نشان‌دهنده پذیرش اظهارنامه توسط سامانه است.

6. پرداخت مالیات

   در صورت صدور قبض مالیاتی، پرداخت آن نیز از طریق درگاه الکترونیکی امکان‌پذیر است.

توجه داشته باشید: مراحل کلی برای اشخاص حقیقی و حقوقی مشابه است، اما شرکت‌ها به دلیل حجم بیشتر اطلاعات، باید جزئیات بیشتری را در فرم‌ها وارد کنند.

چه کسانی باید اظهارنامه مالیاتی ارائه کنند؟

ارسال اظهارنامه مالیاتی فقط مخصوص شرکت‌ها نیست؛ هر فرد یا نهادی که درآمد مشمول مالیات داشته باشد، موظف است در زمان مقرر اظهارنامه خود را ثبت کند.

مودی مالیاتی یعنی چه؟

مودی مالیاتی به هر شخص حقیقی (افراد) یا حقوقی (شرکت‌ها و سازمان‌ها) گفته می‌شود که از محل فعالیت اقتصادی درآمد کسب می‌کند و طبق قانون باید مالیات پرداخت کند.

چه کسانی مشمول ارسال اظهارنامه هستند؟

• اشخاص حقیقی داخل کشور مثل صاحبان کسب‌وکارهای آزاد، فروشگاه‌ها، کارگاه‌ها و دارندگان کارت بازرگانی

• شرکت‌ها و موسسات خصوصی فعال در ایران

• افراد یا شرکت‌های خارجی که از داخل ایران درآمد دارند، حتی اگر در ایران اقامت نداشته باشند

• اتباع غیرایرانی که در ایران فعالیت اقتصادی دارند

به طور خلاصه، هر فرد یا مجموعه‌ای که مشمول قانون مالیات‌های مستقیم باشد، باید اظهارنامه مالیاتی ارسال کند.

چه کسانی از ارائه اظهارنامه معاف‌اند؟

برخی گروه‌ها نیاز به تسلیم اظهارنامه ندارند، از جمله:

• شهرداری‌ها و سازمان‌های وابسته

• وزارتخانه‌ها و نهادهای دولتی بودجه‌بگیر

• سازمان‌های غیردولتی که طبق قانون معاف هستند

• تعاونی‌های دانش‌آموزی و دانشجویی

• برخی اقشار مانند کشاورزان خرد، عشایر، صیادان و کارگران فصلی (مطابق مقررات)

هزینه ثبت اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴

ارسال مستقیم اظهارنامه در سامانه مالیاتی هزینه‌ای ندارد. اما اگر از خدمات مشاوران مالیاتی یا دفاتر خدمات مالی استفاده کنید، هزینه آن بسته به حجم اطلاعات و پیچیدگی کار متفاوت خواهد بود.

روش ثبت و ارسال اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴

از سال‌ها قبل دیگر نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه اظهارنامه نیست و تمام مراحل از طریق سامانه مالیاتی به نشانی tax.gov.ir انجام می‌شود. برای سال ۱۴۰۴ نیز روند کار به همین شکل و در چند گام ساده طراحی شده است.

مراحل ثبت و ارسال اظهارنامه

1. پیش‌ثبت‌نام: ورود به سامانه، وارد کردن اطلاعات هویتی و اقتصادی (کد ملی/شناسه ملی، کد اقتصادی، آدرس و …) و دریافت کد رهگیری اولیه.

2. تایید اطلاعات: بررسی خودکار داده‌ها توسط سیستم و ارسال پیامک تایید یا اعلام مغایرت برای اصلاح.

3. دریافت نام کاربری و رمز عبور: پس از تایید نهایی، اطلاعات ورود به سامانه برای مودی ارسال می‌شود.

4. تکمیل اطلاعات اقتصادی: ورود به حساب کاربری و ثبت جزئیات مربوط به درآمد، هزینه‌ها و سایر اطلاعات مالی.

5. اعتبارسنجی نهایی: مقایسه داده‌های واردشده با اسناد موجود در پرونده مالیاتی. در صورت مغایرت، پیام اصلاح ارسال خواهد شد.

6. تنظیم و ارسال اظهارنامه: پر کردن فرم الکترونیکی اظهارنامه و ثبت نهایی آن در سامانه.

7. دریافت کد رهگیری: پس از ارسال موفق، یک کد رهگیری صادر می‌شود که نشان‌دهنده ثبت رسمی اظهارنامه است و باید نزد مودی باقی بماند.

ورود به سامانه اظهارنامه مالیاتی

مودیان برای ارسال اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴ کافی است به آدرس tax.gov.ir مراجعه کرده و از بخش «پیش‌ثبت‌نام و ثبت‌نام الکترونیک» وارد حساب کاربری شوند. سپس فرم اظهارنامه را انتخاب، تکمیل و ارسال می‌کنند.

مهلت ارسال اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴

• اشخاص حقیقی (صاحبان مشاغل و کسب‌وکارهای فردی): طبق قانون باید تا پایان خردادماه ۱۴۰۴ اظهارنامه خود را در سامانه بارگذاری کنند. تجربه سال‌های گذشته نشان داده که این مهلت معمولاً چند روز یا چند هفته تمدید می‌شود، اما اتکا به تمدید کار عاقلانه‌ای نیست.

• اشخاص حقوقی (شرکت‌ها و مؤسسات): آخرین فرصت ارسال اظهارنامه برای این گروه، چهار ماه پس از پایان سال مالی تعیین‌شده در اساسنامه است. برای مثال، شرکتی که سال مالی آن تا ۲۹ اسفند ادامه دارد، باید حداکثر تا ۳۱ تیر ۱۴۰۴ اظهارنامه خود را ثبت کند.

رعایت این مهلت‌ها اهمیت زیادی دارد، چرا که تأخیر علاوه بر جریمه، می‌تواند باعث محرومیت از برخی معافیت‌های مالیاتی شود.

مدارک لازم برای تکمیل اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴

برای تکمیل و ارسال صحیح اظهارنامه، باید مجموعه‌ای از مدارک و مستندات مالی و هویتی آماده شود. این مدارک به تفکیک شامل موارد زیر هستند:

۱. مدارک هویتی

• اشخاص حقیقی: کارت ملی و شناسنامه صاحب کسب‌وکار

• اشخاص حقوقی: کارت ملی و شناسنامه اعضای هیئت‌مدیره و شرکا، شناسه ملی و شماره ثبت شرکت

• اطلاعات تماس معتبر (شماره همراه و کد پستی محل فعالیت)

۲. اسناد قانونی و ثبتی

• اساسنامه و آخرین تغییرات شرکت

• مجوز فعالیت یا پروانه کسب

• اجاره‌نامه رسمی یا سند مالکیت محل فعالیت

• کارت بازرگانی (برای فعالان تجاری و صادرات/واردات)

۳. اطلاعات بانکی و مالی

• گردش حساب‌های بانکی مربوط به سال مالی موردنظر

• سوابق مالیات‌های پرداخت‌شده در سال گذشته

• کد رهگیری دفاتر قانونی و مدارک پلمپ دفاتر

۴. صورت‌های مالی و گزارش‌های حسابداری

• ترازنامه و صورت سود و زیان سالانه

• گزارش بهای تمام‌شده کالا یا خدمات

• مانده سود و زیان سال قبل

• اطلاعات فروش داخلی و خارجی

• قراردادهای مالی با اشخاص حقیقی یا حقوقی

۵. مدارک مربوط به هزینه‌ها

• فاکتورهای رسمی خرید و هزینه‌های جاری (حقوق، اجاره، بیمه، آب و برق و …)

• رسید پرداخت حق بیمه کارکنان

• اسناد مربوط به سایر هزینه‌های قابل‌قبول مالیاتی

۶. اطلاعات ورود به سامانه

• کد کاربری و رمز عبور سامانه مالیاتی

• نسخه نهایی اظهارنامه سال قبل (برای مقایسه و تطبیق)

• موجودی کالا و مواد اولیه انبار

• مدارک مرتبط با معافیت‌ها یا جرائم مالیاتی پرداخت‌شده

تفاوت اظهارنامه مالیاتی اشخاص حقیقی و حقوقی

اظهارنامه اشخاص حقیقی مخصوص افرادی است که به نام خودشان فعالیت اقتصادی دارند؛ مثل صاحبان مشاغل آزاد، فروشگاه‌ها و ارائه‌دهندگان خدمات. در این نوع اظهارنامه بیشتر بر اطلاعات شخصی، درآمد و هزینه‌های فردی تمرکز می‌شود.

اما اظهارنامه اشخاص حقوقی به شرکت‌ها و مؤسساتی مربوط است که شخصیت حقوقی مستقل دارند. این اظهارنامه شامل جزئیات بیشتری مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، اطلاعات شرکا و سهامداران و سایر اسناد مالی رسمی است.

به طور خلاصه: اظهارنامه حقیقی ساده‌تر و فردمحور است، در حالی که اظهارنامه حقوقی گسترده‌تر و نیازمند مدارک دقیق و ساختارمند شرکت می‌باشد.

مراحل ثبت اظهارنامه مالیاتی ۱۴۰۴

برای اشخاص حقیقی

1. تعیین گروه شغلی: مشخص کنید در کدام دسته از مودیان قرار می‌گیرید.

2. جمع‌آوری مدارک: شامل اسناد درآمد، هزینه‌ها و فاکتورها.

3. تکمیل فرم اظهارنامه: فرم اصلی یا تبصره ماده 100 بسته به شرایط.

4. ارسال الکترونیکی: از طریق سامانه tax.gov.ir و انتخاب سال مالیاتی و نوع اظهارنامه (اصل، اصلاحی یا الحاقی).

5. پرداخت مالیات: از طریق درگاه سامانه پس از تعیین مبلغ نهایی.

6. نگهداری نسخه تاییدشده: چاپ و آرشیو برای مراجعات بعدی یا حسابرسی.

برای اشخاص حقوقی

1. ورود به سامانه مالیاتی: ثبت‌نام و ورود به حساب کاربری شرکت.

2. تکمیل اظهارنامه: شامل اطلاعات شرکت، سهامداران، ترازنامه، صورت سود و زیان و اسناد مالی.

3. بارگذاری مدارک: آپلود اسکن اسناد مالی در سامانه.

4. بررسی و ارسال نهایی: اطمینان از صحت اطلاعات و ثبت اظهارنامه.

5. پرداخت مالیات: بر اساس نرخ مالیات اشخاص حقوقی (معمولاً ۲۵٪).

6. نگهداری نسخه چاپی: چاپ رسید و آرشیو نسخه نهایی برای مراجعات بعدی.

وضعیت مالیات شرکت‌های بدون فعالیت

حتی اگر شرکتی درآمد یا فعالیتی نداشته باشد، باز هم ارسال اظهارنامه مالیاتی الزامی است. مطابق قانون، شرکت‌های بدون فعالیت باید هر سال اظهارنامه صفر و در صورت نیاز اظهارنامه ارزش افزوده صفر ارائه کنند تا از تعلق مالیات واقعی معاف شوند.

مراحل قانونی برای شرکت‌های بدون فعالیت:

1. تشکیل پرونده مالیاتی ظرف دو ماه از ثبت شرکت.

2. پلمپ دفاتر قانونی به صورت سفید (بدون ثبت مالی).

3. ارسال اظهارنامه مالیاتی و ارزش افزوده با مقادیر صفر.

4. ارائه نامه کتبی عدم فعالیت شرکت با مهر و امضای مدیرعامل.

پس از تأیید اداره مالیاتی، شرکت بدون فعالیت مشمول مالیات نمی‌شود. در غیر این صورت، جریمه و مالیات علی‌الراس اعمال خواهد شد.

جریمه عدم ارسال اظهارنامه مالیاتی

عدم ارسال اظهارنامه در مهلت قانونی پیامدهای جدی دارد:

• جریمه تا ۳۰٪ مالیات تعیین‌شده برای مودیانی که اظهارنامه را ارسال نکنند یا تأخیر داشته باشند.

• سلب معافیت مالیاتی در صورت عدم ارائه اظهارنامه حتی در دوره معافیت.

• شرکت‌های بدون فعالیت نیز باید اظهارنامه صفر ارائه کنند تا جریمه نشوند.

• عدم پاسخ به اظهارنامه‌های ارسالی سازمان هم می‌تواند پیامد قانونی داشته باشد.

جمع بندی :

اظهارنامه مالیاتی نقش کلیدی در شفافیت مالی و رعایت قوانین مالیاتی دارد و بی‌توجهی به آن می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین شود. حتی شرکت‌های بدون فعالیت هم باید اظهارنامه صفر ارائه کنند تا مشمول مالیات علی‌الراس نشوند.

تکمیل درست اظهارنامه مستلزم ثبت دقیق درآمد، هزینه و سایر اطلاعات مالی است. در این مسیر، نرم‌افزار ترازپویش می‌تواند به شما کمک کند تا اطلاعات مالی خود را به‌سادگی ثبت، تحلیل و به سامانه مالیاتی منتقل کنید. برای مشاوره رایگان و تست دمو نرم‌افزار می‌توانید با همکاران ما تماس بگیرید و از مشاوره رایگان حرفه‌ای آنها بهره‌مند شوید.