بدون شک در جهان امروز زندگی بدون مواد شوینده شبیه به کابوسی بیش نبود.
کابوسی که زندگی همهمان را بیشک مختل و ادامه آن را بسیار دشوار و سختتر میکرد.
در سالهای گذشته نیاکانمان شاید با این مشکل همیشه دست و پنجه نرم میکردند.
چرا که بسیاری از مرگ و میرها بیشتر به خاطر بیماریهایی بود که اکثرا به دلیل وجود نداشتن مواد شوینده رخ میداد و شاید امروزه چنین بیماریهایی برایمان بسیار ساده و پیش پا افتاده باشند.
هدف از گفتن این موضوع بیشتر تاکید بر اهمیت این صنعت در راستای آسایش و سلامت بشری بوده است.
چرا که امروزه همگی کیفیت زندگیمان را مدیون این صنعت و تولیدکنندگان محصولات شوینده هستیم.
اما تولیدکنندگان صنعت مواد شوینده در عین حال که زندگی را برای ما آسانتر و مطلوبتر میکنند،
ممکن است خودشان بعضا در امور مدیریتی شغلشان دچار مشکل شده و با سختیهایی همراه باشند.
برای مثال تصور کنید شما تولید کننده یکی از بهترین برندهای مواد شوینده در کشور و یا دست کم در استان خودتان هستید،
بدون شک با افزایش عرضه و تقاضا گزینههای متعدد بیشتری پیش رویتان قرار خواهد گرفت که مجبور هستید همگی آنها را به طور منظم و دقیق سازماندهی و مدیریت کنید.
مثلا، شما باید قادر باشید تمام اسنادتان را ثبت کنید و در محیط بسیار امن در رایانهتان نگهداری کنید،
بتوانید فاکتورهایتان را بدون معطلی و با دقت بالا ثبت کنید، چه بسا قادر به ادغام فاکتورهایتان باشید و یا آمار بدهکاران و بستانکاران را به طور دقیق بدانید.
صنعت مواد شوینده به چه نرمافزار حسابداری نیازمند است؟
شک نداریم اگر تا اینجای مطلب را با ما همراه شده باشید، شما هم باید یکی از فعالان صنعت شوینده باشید که کنجکاو هستید بدانید قرار است چه چیزی را در اینجا به شما معرفی کنیم.
قطعا موارد فوقالذکر تنها چند مورد از نکات متعددی هستند که یک تولید کننده مواد شوینده میتواند با آنها درگیر باشد،
چرا که حتم داریم شما هم به خوبی میدانید موارد متعدد دیگری نیز در این میان وجود دارند که واقعا نیاز به مدیریت دقیق و سازماندهی منسجمی دارند و نمیشود به راحتی و یا به شکل سنتی و قدیمی از پس آنها برآمد.
در چنین شرایطی وجود یک نرمافزار حسابداری حرفهای میتواند کاری کند که کابوسهای دیروزمان در انجام چنین کارهایی تبدیل به امور بسیار آسان و مطلوب شوند.
چرا که قادر خواهید بود تمام کارهایی که تا دیروز انجام دادنشان برایتان بسیار سخت بود را مثل آب خوردن انجام بدهید.
پس اگر میخواهید بدانید که یک نرمافزار خوب حسابداری باید کدام نیازهای شما را رفع کند و از آن چه انتظاراتی داشته باشید، تا آخر این مطلب با ما همراه بشید.
امکان صدور فاکتور و پیش فاکتور
شما به عنوان یک فعال در صنف مواد شوینده، بدون شک، با مشتریان بسیار زیادی طرف هستید که هر روز از جانب آنها سفارشات خرید بسیار زیادی را دریافت میکنید و قطعا باید تمامی این موارد را ثبت و ضبط کنید تا آمار دقیق فروش و مشتریانتان را یک جا به طور منظم داشته باشید.
حالا تصور کنید با حجم عظیمی از درخواست و تقاضا روبهرو هستید و بخواهید همه این کارها، یعنی ثبت فاکتور و پیشفاکتورهایتان را دستی انجام بدهید،
این کار برایتان بیشتر شبیه به یک کابوس خواهد بود، درست است؟
اما با وجود یک نرمافزار خوب که امکان صدور فاکتور و پیشفاکتور را برایتان داشته باشد دیگر هیچ جای نگرانی برایتان باقی نخواهد گذاشت.
یک نرمافزار حسابداری خوب به شما این امکان را فراهم میکند تا بتوانید به راحتی و در کسری از ثانیه این کار را با سهولت انجام بدهید.
یک آرشیو همیشگی!
اما چیزی که داشتن یک نرمافزار حسابداری را نسبت به روش سنتی متمایز میکند این است که شما قادر خواهید بود بعدها،
یعنی مدتها پس از صدور فاکتور یا پیشفاکتورتان، فاکتور هر کدام از مشتریانتان را که خواستید به راحتی و در کمتر از یک چشم به هم زدن پیدا کنید و یا آن را مجددا برای مشتریتان (بنا به درخواستشان) صادر کنید.
برای مثال، اگر احساس کردید مشکلی در فاکتور و یا پیشفاکتوری که قبلا آن را صادر کردهاید پیش آمده،
با این کار به راحتی قادر خواهید بود آن را پیدا کرده و ایراد احتمالیاش را هرچه سریعتر رفع کنید.
این در حالیست که در روشهای سنتی شما پس از پیدا کردن فاکتورهای قدیمی با کوهی از کاغذهای کهنه و زوار در رفته روبهرو میشدید و بعضا پس از مدتها شاید جوهر خودکاری که با آن قیمت و یا مشخصات مشتریتان را نوشته بودید از بین میرفت و این دردسر را برایتان دو چندان میکرد.
مزایای بی پایان نرم افزار حسابداری
یکی دیگر از مزیتهای استفاده از نرمافزار حسابداری در بخش صدور فاکتور و پیشفاکتور بالا رفتن کلاس کاری شما در صنفیست که مشغول به کار هستید! بدان معنا که فرض کنید در روش قدیمی شما مجبور بودید با خودکارتان قیمت، مشخصات و جزئیات دیگر را در فاکتور و یا پیشفاکتورتان قید کنید.
این کار علاوه بر زمان زیادی که از شما میگرفت، ممکن بود تاثیر چندان خوبی هم در ذهنیت مشتریتان نداشته باشد،
مخصوصا اگر فاکتور با دستخط زیاد خوبی نوشته نمیشد! اما این در حالیست که شما توسط یک نرمافزار بسیار قدرتمند حسابداری به راحتی میتوانید تعداد کالاها را در آنجا قید کنید که خود نرمافزار به شکل خودکار هزینهها را بر پایه قیمت واحد محاسبه کرده و قیمت نهایی را به طور کاملا دقیق و بینقص نمایش میدهد.
نام مشتریتان هم بسیار تمیز و منظم و با یک فونت بسیار زیبا در فاکتورتان چاپ میشود.
یعنی تنها کاری که شما در این روش باید انجام بدهید، پرینت کردن فاکتورتان و سپس مهر و امضا بوده و بس.
بینظیر نیست؟
امکان گزارش امور مالی
قطعا شما هم به عنوان کسی که در صنعت مواد شوینده کار میکنید، با عوامل بسیار زیادی درگیر هستید که کسبوکار شما را تحتالشعاع خود قرار میدهد.
برای مثال، از نوسانات ارز گرفته، تا مالیت بر ارزش افزوده و کم و زیاد شدن آمار فروش و یا کاهش عرضه و تقاضا همگی از مواردی هستند که یک فعال بسیار حرفهای در این صنف باید حواسش به همه آنها بوده و به طور دقیق چنین اموری را رصد کند.
حالا فرض کنید با زیاد بودن حجم کاریتان هرگز به تنهایی قادر نخواهید بود این کار را انجام بدهید.
چرا که رصد کردن همزمان کارهایی که ذکر کردیم به تنهایی واقعا سخت و محاسبه کردنشان میتوان تقریبا کاری غیر ممکن باشد.
اما تنها رسالت و هدف تکنولوژی، ممکن کردن تمام اموریست که غیر ممکن به نظر میرسند! به عبارت دیگر، تکنولوژی همیشه غیرممکنها را ممکن میکند.
یک نرمافزار حسابداری خوب قادر است تمامی مواردی که گفتیم را به راحتی برایتان محاسبه کند و هر زمان که شما به این کارمند هوشمند و وفادارتان دستور بدهید، قادر است آمار هر دوره را با ریز جزئیات برایتان نمایش بدهد.
برای مثال، اگر خواستید آمار دقیق فروش یک فصل مشخص را دربیاورید، تنها کافیست که در نرمافزارتان یک جستوجوی ساده کنید تا در کمترین زمان ممکن آمار خرید و فروش و… را نسبت به فصلها یا زمانهای دیگر را بررسی و یا مشاهده کنید.
دغدغهی محاسبه مالیات بر ارزش افزوده!
از طرفی دیگر این نرمافزار قادر خواهد بود برایتان مالیات بر ارزش افزوده را نیز به طور دقیق حساب کند تا شما هم بتوانید تغییرات لازمه را دقیقا بر همان مبنا روی خرید و فروشتان اعمال کنید.
علاوه بر تمام مواردی که گفتیم، شرایطی نیز وجود دارد که ممکن است سطح فروش شما با افت شدید روبهرو شود و در چنین مواردی ممکن است بخواهید علت را جویا شوید.
در چنین مواقعی میتوانید به راحتی با جستوجو در نرمافزار حسابداریتان گزارشات مالیتان را طبق زمان دقیقی که مد نظرتان هست به طور دقیق بررسی کنید تا بدانید دقیقا مشکل از کجا بوده.
در چنین شرایطی شاید متوجه شوید که مثلا فاکتوری را اشتباه وارد کردهاید و نیاز است تا آن را اصلاح کنید و یا مثلا در یک فصل خاصی تقاضا بنا به دلایلی کمتر بوده که این تنها با ثبت جزئیاتی که در حین ثبت امور مالیتان قبلا انجام دادهاید امکانپذیر خواهد بود.
بدین معنا که میتوانید در نرمافزار حسابداریتان همه جزئیات را بنویسید تا چند صباحی دیگر در صورت نیاز به جزئیات دقیق علت افت فروش و … دسترسی کامل داشته باشید.
حسابداری اوتوماتیک
وقتی بحث صنعت به میان میآید، خود این کلمه بار معنایی بسیار بزرگی دارد.
این یعنی شما در این کسبوکار تنها نیستید و گروه دیگری همراه و همگام با شما در حال کمک کردن به شکل گرفتن و موفقیت کسبوکارتان هستند.
این گروه زحمت کش را افراد متعددی نظیر کارمند، همکار، کارگر، متخصص، مهندس، سهامدار و … تشکیل میدهند که هرکدام از لحاظ مالی از این کسب و کار سهمی دارند که حساب کردن دقیق سهم آنها کاریست بسیار مهم که مسئولیت بسیار سنگینی هم دارد.
چرا که مطمئن هستیم شما هم معتقدید که نباید حتی ذرهای از سهم هر کسی که برای شما از جان و دل مایه میگذارد و کار میکند کم شود.
این هم یکی از کارهای خارقالعاده دیگریست که یک نرمافزار حسابداری حرفهای میتواند برایتان انجام بدهد.
محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان، ساده تر از همیشه
نیازی نیست شما ساعتها زمان برای محاسبه حقوق کارمندانتان، و یا تک تک کسانی که در مجموعه شما کار میکنند صرف کنید.
چرا که این کار هم بسیار زمانبر بوده و هم دقت بسیار بالایی میخواهد و از طرفی دیگر انرژی زیادی را از شما سلب خواهد کرد.
انرژی که بهتر است صرف امور مدیریتی و نظارتی دیگر در مجموعهتان شود.
بسیاری از فعالان صنعت مواد شوینده برای چنین کاری، به زعم خودشان، ریسک نمیکنند و یک حسابدار استخدام میکنند تا این کارها را انجام بدهد.
استخدام کردن حسابدار نه اینکه خوب نباشد، بلکه دردسرهای بسیار زیاد و متعددی برای خودش دارد.
ابتدا، استخدام کردن حسابدار نیاز به پرداخت حقوق و مزایاییست که باید هر ماه آن را در نظر بگیرید.
خطاهای انسانی را به حداقل برسانید
از طرفی دیگر، از آنجایی که انسان جایزالخطاست ممکن است حسابداری که حتی رزومه بسیار قوی هم دارد اشتباهات بسیار بزرگی مرتکب شود که شما را حسابی دچار دردسر کند.
این در حالیست که نرمافزار برعکس انسان هرگز خطا نمیکند و هرچه که از او خواسته شود را به طور دقیق و کامل محاسبه میکند.
یعنی شما فقط کافیست که تمام جزئیات کارکنانتان را وارد نرمافزارتان کنید و حقوق و مزایایی که برای هر کدام نسبت به تخصص، رده و… آنها برایشان تعریف کردهاید را در جای مخصوص هر کدام ثبت کنید.
دقیقا در موعد مقرر، نرمافزارتان به طور دقیق قادر خواهد بود حقوق و مزایی تک تک کارکنانتان را محاسبه کرده و خیالتان را از بابت این کار مهم راحت کند.
از طرفی دیگر، ممکن است تغییراتی در افزایش یا کاهش حقوق کارکنانتان در نظر گرفته باشید، در این صورت مجددا نرمافزارتان قادر خواهد بود هر تغییری را به آسانی محاسبه و یا اعمال کند.
شما همچنین میتوانید به کمک این نرمافزار میزان سود خالص، میزان پرداخت حقوق، کسری هزینههایی نظیر پول آب، برق و … را نیز به طور خودکار محاسبه کنید و از آمار ریز به ریز آنها مطلع باشید.
جالب است نه؟
حسابداری پیشرفته چک و بانک
قطعا امروزه همگی ما با دسته چک بسیار عجین شدهایم و بدون چک واقعا کسبوکار برای همهمان سختتر میشد.
شاید کار کردن با دسته چک به طور فردی و برای اهداف شخصی کار زیاد سختی نباشد.
یعنی فقط کافیست که آدم خوش حق و حسابی باشید و هرگز چکتان برگشت نخورد تا همیشه بتوانید به واسطه اعتمادی که بقیه روی چکتان باز کردهاند کار کنید.
اما این امر برای کسانی که کسبوکاری بزرگتر و پیچیدهتر دارند کاملا متفاوت است و اگر درست مدیریت نشود میتواند تبدیل به یک فاجعه شود!
یعنی اینکه شما باید بدانید کدام یک از چکهایتان باید تا چه تاریخی پاس شوند و یا کدام چک مشتریتان باید در کدام تاریخ نقد شود و … اگر کوچکترین اشتباهی در یکی از این مواردی که گفته شد انجام شود میتواند شما را با مشکلات بسیار جدی روبهرو کند.
اما شما با وجود یک نرمافزار حسابداری قوی و هوشمند در صنعت شویندهای که دارید میتوانید تمامی این امور را به نرمافزارتان بسپارید و با خیال راحت به ادامه امور مدیریتی در کسبوکارتان بپردازید.
برای مثال میتوانید از تنظیمات داخل نرمافزار دقیقا مشخص کنید که در فلان تاریخ قرار است فلان چکتان را نقد کنید و میتوانید یک زمان دقیق برای یادآوری تنظیم کنید تا به محض اینکه موعد مقرر چکتان رسید نرمافزار برایتان اعلان یادآوری ارسال کند تا شما این قضیه مهم را فراموش نکنید.
نرم افزاری برای مدیریت چک ها
حالا ممکن است تعداد چکهایتان بسیار زیاد باشد و این کار بهطور سنتی و دستی،
یعنی به خاطر سپردن تاریخ همه چکها و… برایتان سخت باشد، اما به کمک یک نرمافزار مدیریتی قوی، چنین چیزی نه تنها برایتان غیرممکن نخواهد بود بلکه کار را هم برایتان بسیار راحتتر خواهد کرد.
علاوه بر مدیریت امور چک، که اشاره کردیم کار بسیار مهمی بوده و توسط نرمافزارتان مدیریت آن بسیار آسودهتر میشود بحث امور بانکی نیز در کسبوکارهای بسیار بزرگ اهمیت ویژهای دارد.
یعنی بدون شک شما بارها گذرتان به بانکهای مختلف خواهد افتاد و به عنوان یک فعال در صنعت مواد شوینده با بانکهای بسیار زیادی روبهرو خواهید شد.
این کار علیرغم بهره بردن از یک نرمافزار حسابداری قوی شما را با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهد کرد.
چرا که اگر به صورت سنتی بخواهید چنین امور مهمی را اداره کنید سردرگم و اذیت خواهید شد.
مثلا ممکن است چک هر کدام از مشتریانتان مربوط به یک بانک خاصی باشد که در یک تاریخ خاص مجبور باشید به آنجا مراجعه کنید و یا کارهای دیگر بانکی که باید حتما آنها را خودتان مدیریت کنید.
اگر در نرمافزار حسابداریتان هر کدام از این امور را به طور دقیق مشخص کنید ما بقی کارها برایتان بسیار راحت و آسودهتر خواهد بود و با وجود چنین امکانی دیگر هیچگاه کار کردن با چک برایتان سخت نخواهد بود.
امکان ارسال پیامک خودکار به مشتریان
یکی دیگر از مهمترین امکاناتی که یک نرمافزار هوشمند و قوی حسابداری میتواند در اختیارتان قرار بدهد امکان ارسال پیامک به مشتریانتان است.
حالا شاید چنین تصور کنید که خودتان هم میتوانید این کار را با تلفن همراهتان و یا چه بسا به کمک برنامههای رسانههای اجتماعی نظیر واتساپ (whatsapp) و… انجام بدهید.
اما آیا قادر خواهید بود برای مثال یک مشتری خاصی را در نظر بگیرید و برای او یک پیام خاص بنویسد و انتظار داشته باشید این پیام به طور خودکار و در یک تاریخ معین به او ارسال شود؟ قطعا نه.
امکانات ویژهای که یک نرمافزار بسیار قوی حسابداری در اختیار شما قرار میدهد بسیار فراتر از این حرفهاست.
چرا که شما میتوانید از این طریق کارهای بسیار متعددی انجام بدهید.
فرض کنید در یک تاریخی قرارداد همکاری شما با یکی از مشتریانتان به پایان خواهد رسید و شما میخواهید به او یادآوری کنید تا حتما قراردادش را با شما تمدید کند.
اگر قرار باشد یک به یک به تمام مشتریانتان به طور دستی پیامک ارسال کنید،
این کار بسیار زمانبر و پردردسر خواهد بود.
از طرفی دیگر، ممکن است در زمانبندی این تاریخها اشتباه کوچکی مرتکب بشوید و یا چه بسا پیامکها را اشتباه به مشتریانتان ارسال کنید که قطعا این کار وجهه خوبی برای کسبوکار و برند مطرحتان نخواهد داشت.
در عوض میتوانید با استفاده از نرمافزار حسابداریتان به راحتی در هر تاریخی هر کدام از مشتریانی که میخواهید را انتخاب کنید و برای هر کدام هر متنی که میخواهید را تعریف کنید تا در همان زمان مشخص آن پیامک به مشتریتان ارسال شود.
مدیریت انبارداری در صنعت مواد شوینده
شما به عنوان یک تولیدکننده بزرگ در صنعت شوینده، بدون شک با مسائل متعدد انبارداریتان درگیر خواهید بود.
حالا اگر این مسائل و امور انبارداری درست مدیریت نشود میتواند هم کسب و کارتان را به خطر بیندازد و هم کار کردن را برایتان پر از استرس و دردسر کند.
مطمئنیم شما هم قبول دارید که هر تولیدکنندهای (فرقی ندارد در چه صنفی مشغول به کار باشد) باید از آمار دقیق انبارش اطلاع کامل داشته باشد.
یعنی شما باید بدانید دقیقا چند قلم کالا در انبارتان وجود دارد، کدام یک از آنها به فروش رفتهاند و از آن دسته کالاهایی که به فروش رفتهاند کدام یک برای مشتری ارسال شدهاند؟ چرا این موضوع اهمیت ویژه دارد؟
قطعا شما هم در جریان هستید که پس از ریاست جمهوری ترامپ و اعمال فشارهای زیادی که روی کشورمان وارد کرد شرایط اقتصادیمان حالتی بسیار بحرانی پیدا کرد.
در چنین شرایطی متاسفانه برخی از افراد دست به کارهای ناپسندانه، یعنی احتکار زدند.
به همین دلیل حساسیت و بازرسی روی انبارهای تولیدکنندگان هم چند برابر شد.
این جدیت به جایی رسید که دیگر تولیدکنندگان همگی از نگهداری کالایی که به فروش رفته واهمه پیدا کردند
و امروزه همه تولیدکنندگان با مشتریانشان چنین طی میکنند که در صورت خرید کالا آنها مکلف شوند که هرچه زودتر و حتی کمتر از چند ساعت کالا را از آنها تحویل بگیرند.
مشکلات اساسی در انبارداری
هدف از گفتن این موضوع این است که اگر مشکلی در انبارداری شما پیش بیاید،
یعنی چنین مسئلهای برایتان به اشتباه رخ بدهد شاید توجیه مامور بازرسی که گمان میکند شما کالا احتکار کردهاید بسیار سخت باشد
و یا چه بسا در طی این پروسه استرس و فشار عصبی بسیار زیادی را متحمل شوید تا به او ثابت کنید که این کالا به فروش رفته و تنها به اشتباه به مشتری اطلاع داده نشده تا آنها را تحویل بگیرد.
این در حالیست که شما با نرمافزار حسابداری خوبی که دارید میتوانید این کار را به آسانی و بدون کوچکترین دردسری انجام بدهید.
یعنی هر کالایی که وارد انبارتان میشود را در نرمافزارتان ثبت کنید
و پس از فروش آن تنظیمات نرمافزارتان را طوری برنامهریزی کنید تا به هر مشتری که از شما خرید کرده یک پیامک خودکار و از پیش تعیین شده ارسال کند
تا مشتریانتان کالایشان را سر موقع از شما تحویل بگیرند و برای شما هم هیچ مشکلی پیش نیاید.
از طرفی دیگر، اگر هر مامور بازرسی بدون اطلاع قصد بازرسی از انبار شما را داشت،
شما بدون کوچکترین نگرانی فقط کافیست از طریق نرمافزار انبارداریتان یک پرینت بسیار مرتب و تمیز از وضعیت انبارتان بگیرید
و آن را به بازرس مربوطه نشان بدهید تا هم او پی به نظم و دقیق بودن شما ببرد و هم خودش جزئیات مربوط به انبارداری شما را به دقت مشاهده کند.
علاوه بر این، وقتی وضعیت انبارداری برای خودتان، به عنوان تولیدکننده صنف مواد شوینده بسیار واضح و مشخص باشد،
به همان مقدار مشکلات کسبوکارتان نیز کاهش پیدا خواهد کرد.
کلام آخر
ما در این مقاله سعی کردیم هر آنچه را که شما به عنوان یک تولیدکننده مواد شوینده نیاز دارید تا در مورد یک نرمافزار حسابداری قوی بدانید را به طول کاملا مفصل به شما توضیح بدهیم.
البته موارد دیگری هم در امکانات یک نرمافزار حسابداری جامع و کامل وجود دارند که از گفتن آنها صرف نظر کردیم و تنها موارد مهم را برایتان شرح دادیم.
چرا که امکانات یک نرمافزار حسابداری خوب تنها به موارد فوقالذکر ختم نمیشود و بسیار جامعتر از موارد بالاست.
اگر دوست داشتید بیشتر در مورد ما بدانید حتما از طریق تماس با ما سوالاتتان را بپرسید و یا آن را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
اگر این مطلب برایتان مفید بود و از خواندن آن لذت بردید لطفا این مقاله را با سایر همکاران و یا دوستانتان نیز به اشتراک بگذارید.
یک پاسخ